Информационное обеспечение можно разделить на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное ИО - это системы показателей, классификаторов, кодов и документации.

Внутримашинное - различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД).

При обработке данных возникает необходимость в группировке по реквизитам- признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования.

Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер.

Номенклатура товаров - это упорядоченный полный список однородных наименований, включающий отдельные строки - позиции.

В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые классификаторы:

• общегосударственные, предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Например, классификаторы продукции, административно-территориального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д.;

• отраслевые, единые для отдельных отраслей - банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, виды операций движения материальных ценностей и др.;

• локальные, составленные для АИС предприятий и организаций - коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др.

Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г. содержит шестизначный цифровой код, пять знаков отражают группу продукции, а шестой - контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак - подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак - подгруппа, а последний знак - вид продукции.

Например: 5714309 - плиты облицовочные пиленые из природного камня.

Различают два метода классификации:

• иерархический - между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс - подкласс - группа - подгруппа - вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками;

• фасетный - исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов - наборов значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.

Правила построения иерархического классификатора.

1. Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность. Например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)).

2. Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное.

3. Построить классификационное дерево (рис. 3.2).

Например, обозначение 6431 означает: 6 - лесные породы; 4 - лес пиленый; 3 - лес пиленый обрезной; 1 - размер заготовки.

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц.

Рис.3.2

Построить структуру кода по рис. 3.3.

Рис.3.3

На следующем после классификации этапе проводится кодирование, или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатур по определенным правилам, установленным системой кодирования.

Код - это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать.

Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код.

Число символов в кодовой комбинации называется длиной слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода.

Назначение кодов состоитв обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд.

В ЭВМ хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработки по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.

Коды могут быть цифровые, буквенные, смешанные.

К кодам предъявляются следующие требования:

• они должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;

• быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;

• быть стабильными, часто не пересматриваться;

• иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;

• быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.

Наибольшее распространение получили системы кодирования порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков.

Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 - январь, 02 - февраль, 03 - март и т.д.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений.

Например, группа основных цехов - код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов - коды от 05 до 10 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехзначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации.

Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Структура (а) и пример (б) кода для счета 10 «Материалы»

Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.

Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы в России, как и в других европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13 полностью совместимый с ним 13-разрядный код UPC, применяемый в США и Канаде. Он включает 13 цифр (рис.3.5):

• первые три (460) означают, что товар произведен в России;

• следующие четыре цифры - это код предприятия, которое произвело данный товар;

• следующие пять цифр - код товара;

• последняя цифра - контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.

Рис.3.5.Штриховой код