Проверка расчетов с подотчетными лицами по суммам, выдаваемым на командировочные расходы

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. В ходе проверки осуществляется контроль документального оформления командировочных расходов на всех ее этапах.

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления аван­совых отчетов; целесообразность и законность использования подотчетных сумм; правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; порядок погашения оправ­дательных документов с целью предотвращения их повторного использования; своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

По выданным в подотчет суммам устанавливают, нет ли пре­вышения предельных размеров аванса. На расходы, производи­мые в месте нахождения организации или учреждения, деньги выдаются на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения организации или учреждения – в размере на срок не более десяти рабочих дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подот­чет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расхо­дов на срок командировки.

При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчет­ным суммам прове­ряется путем сопоставления данных авансовых отчетов и при­ложенных к ним документов.

Важным этапом проверки является установление своевре­менности возврата неиспользованных подотчетных сумм. Неиз­расходованные и своевременно не возвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны в бесспорном порядке не позднее месяца со дня оконча­ния срока их возвращения.

В процессе контроля необходимо проверить законность и це­лесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистра­ции работников, направленных в командировки.

Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается наличие отметок о командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, подчисток, помарок и командировочном удостоверении, все ли реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке оп­ределяют по отметке в командировочном удостоверении о вы­бытии и прибытии. При этом достоверность отметок команди­ровочного удостоверения обязательно сверяются с датами компостера проездных билетов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостоверения с путе­выми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного сродства из места постоянной работы командированного, а днем приезда день прибытия транспорта в место постоянной работы. При отправ­лении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда счи­таются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция отправления поезда, пристань или аэро­порт находятся за чертой населенного пункта, учитывается вре­мя, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Соблюдение срока нахождения в командировке определяет­ся путем сопоставления времени, указанного в приказе, со вре­менем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется пра­вильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд.

Работнику за каждый день пребывания в командировке выплачиваются суточные, квартирные и проездные расходы. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда ему предоставляется бесплатное помещение) в размере, указанном в предоставлен­ных счетах (квитанциях).

Проезд работника к месту командировки и обратно оплачи­вается на основании проездных документов в размере стоимо­сти проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомо­бильном транспорте общего пользования (кроме такси), вклю­чая платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы за пользование постельными принадлежностями в поездах возмещаются командированным работникам при про­езде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мягком вагонах, без предъявления квитанций. В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работ­никам, направленным для выполнения монтажных, наладоч­ных в строительных работах, а также для повышения квалифика­ция в течение всего срока обучения.

В организации могут выплачиваться суточные, квартирные и другие расходы в размерах, превышающих названные суммы.

В соответствии с действующим законодательством работник должен составить финансовый отчет в течение трех дней по воз­вращении из командировки. К отчету прилагаются: команди­ровочное удостоверение с отметками о времени выбытия в ко­мандировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помеще­ния и фактических расходах на проезд и других расходах (слу­жебные переговоры по телефону, отправка телеграмм и т.д.).

Все случаи переплат или недоплат фиксируются в отчете ау­дитора. Если установлено множество фактов нарушений расче­тов с подотчетными лицами по командировочным расходам, то они регистрируются в отдельной ведомости. Ведомость подпи­сывается аудитором и главным бухгалтером организации. Ито­говые данные ведомости фиксируются в отчете аудиторской проверки, к которому прилагается ведомость.

При контроле расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить правильность бухгалтерских записей по отражению полученных под отчет сумм и их списанию.

Встречаются случаи списания полученной под отчет суммы или числящейся за подотчетным лицом задолженности без до­кументальных обоснований на счета по учету затрат. Такие данные группируются в отдельной ведомости.

Следует проверять правильность подсчета оборотов и выве­дения сальдо в тех регистрах, в которых ведется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, и про­вести их сверку с записями в других регистрах бухгалтерского учета. Необходимо также проверить правильность отражения расчетов с подотчетными липами в балансе организации.