Управленческая информация

Для эффективного управления необходима внутренняя и внешняя информация. Информация (от латинского information – «сведения, разъяснения») – это сведения об объектах, явлениях и процессах, позво-ляющие уменьшить степень неопределенности и неполноты знаний.

Различают пять ступеней в постижении окружающего мира:

· данные (необработанные, неструктурированные сведения, представленные в текстовой, табличной, звуковой, визуальной форме;);

· информация (обработанные, осмысленные данные, позволяющие связать и сопоставить факты, установить причинно-следственные связи, ответив на вопросы: кто, что, где, когда?);

· знание (организованная информация, которая позволяет получать новые сведения; объединяя разрозненные фрагменты информации, выявить скрытые закономерности, ответить на вопрос «как?»);

· понимание (знания, позволяющие сформировать новые знания вероятностного характера на основе постижения сути процессов и явлений, способность ответить на вопрос «почему?»);

· мудрость (глубокое понимание фундаментальных принципов и взаимосвязей окружающего мира, способность не только глубоко анализировать прошлое и настоящее, но и прогнозировать будущие события, формировать новое видение, новое понимание).

На практике термин «информация» используют для обозначения всех этих уровней.

Управленческая информация выполняет в организации важные функции:

1) обеспечивает выполнение функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль);

2) позволяет подготовить и принять эффективные управленческие ре-шения, оценить их последствия;

3) связывает подразделения организации, позволяя координировать и согласовывать работу функциональных отделов и различных уров-ней управления;

4) обеспечивает связь с внешним окружением;

5) позволяет эффективно достигать целей организации, своевременно корректируя стратегию и оперативные планы и программы.

Менеджер имеет дело с разнообразной информацией. Различают следующие ее виды:

· по форме отображения выделяют визуальную, аудиальную, кинестетическую, смешанную информацию;

· по качеству – достоверную, вероятностно-достоверную, ложную;

· по сферам деятельности – экономическую, технологическую, со-циальную, управленческую;

· по возможности использования – необходимую, достаточную, из-быточную;

· по форме представления – цифровую, буквенную, кодированную;

· по источнику возникновения – внутриорганизационную и внеш-нюю;

· по времени поступления – периодическую, постоянную, эпизо-дическую, случайную;

· по роли в процессе управления – аналитическую, прогнозную, науч-ную, нормативную;

· по степени преобразования – первичную, производную, обоб-щенную.

Ключевой компетенцией менеджера является умение работать с информацией. Основной проблемой является не недостаток, а избыток информации. Стремясь контролировать все информационные потоки в организации, руководитель может парализовать ее работу. Целесообразно создавать специальные отделы по обработке информации, ее систе-матизации и обобщению для целевого использования.

Требования к управленческой информации таковы:

1) полнота;

2) достоверность;

3) своевременность;

4) обобщенность (она должна содержать не только первичные данные, но и результаты анализа, обобщенные выводы) (см. рис. 4.1).

Рис. 4.1. Требования к управленческой информации

Особенностями информационной деятельности менеджера являются:

· огромный объем поступающей информации;

· высокая динамика информационного потока, следовательно, значительные требования к скорости и качеству ее переработки;

· сложность и разнообразие параметров информации, что требует от менеджера широкого кругозора и высокой квалификации во многих областях знания и практики;

· опосредованность поступающей информации в результате ее обработки подчиненными;

· дефицит информации при одновременно избытке информа-ционного шума, не имеющего непосредственного отношения к деятельности менеджера.

Средства передачи информации можно разделить на две основные группы: письменные и устные (вербальные и невербальные).

К письменным способам передачи информацииотносят объявления статьи, письма, меморандумы, отчеты, записки, распечатки. Написанное слово труднее неправильно истолковать, оно постоянно, что побуждает отправителя более тщательно обдумывать сообщение. Недостатком является то, что эффект письменного сообщения становится очевидным не сразу, и необходимые корректирующие воздействия менеджера могут откладываться.

К устным способам передачи информации относятся собрания, презентации, переговоры. Устной информации может недоставать обосно-ванности, но её преимуществом является возможность получения мгновен-ной реакции на сообщение. В процессе осуществления личных контактов можно усилить воздействие информации различными формами невер-бального общения (мимика, жесты, поза).

Одной из основных трудностей связанных с устной передачей информации является быстротечность (звучащее слово длится столько, сколько оно произносится). Впоследствии люди часто отрицают или уточ-няют то, что на самом деле сказали. Для фиксации высказываний на собраниях, совещаниях целесообразно поэтому использовать аудио- и видео аппаратуру, вести стенограмму.

В практике менеджера особенно часто встречаются такие способы передачи информации как письменные отчеты, переговоры или презентации.

Письменный отчет в основном является результатом исследования фактов и определенной ситуации. Он предназначен для того, чтобы соотнести факты, сделать выводы подвести итоги, дать рекомендации. Отчет состоит из следующих частей:

· название;

· введение;

· вступительные пояснения (комментарии);

· полученные данные;

· выводы для организации;

· заключение;

· рекомендации и предложения;

· имена авторов и дата;

· приложения (для объемных отчетов).

Такая схема дает возможность авторам отчетов представить данные и идеи в логической последовательности.

Презентации в системе внутренних коммуникаций используют для представления организационных планов и проектов, важных отчетов, новых идей или предложений, новой продукции.

Презентация включает в себя три основных элемента:

1) подготовку;

2) содержание;

3) представление (см. рис. 4.2).

Подготовка предполагает изучение вопроса, подбор и отбор материала, его оформление. Содержание – это круг вопросов, который с учетом целей, потребностей и знаний аудитории, может быть представлен во время презентации. Представление предполагает использование на-глядных пособий, электронных и медийных средств.

Рис. 4.2. Элементы презентации

Правилами успешной презентации являются:

· знание аудитории и её потребностей;

· подбор фактов и идей;

· разработка наглядных пособий;

· использование дополнительной информация (чертежей, специ-фикаций, отчетов);

· предоставление плана презентации;

· эмоциональность и увлеченность выступления;

· естественность и органичность;

· зрительный контакт с аудиторией;

· готовность отвечать на вопросы, как во время, так и после пре-зентации.

Система управления информацией, которая создается в современных организациях на основе концепции менеджмента знаний (Knowledge Management), основана на следующих принципах:

1) постоянный сбор информации;

2) формирование знаний (использование приемов и методов обработки и преобразования исходных данных и информации в знания);

3) постоянное обновление информации и знаний;

4) непрерывный анализ знаний, их актуализация и переосмысление.

Важной управленческой проблемой является эффективная и свое-временная передача информации, а также правильное понимание переда-ваемой и получаемой информации. Информацию в организации получают и передают посредством коммуникации.