Логистический аудит.

Важную роль в администрировании ЛС играют процедуры аудита, под которыми понимаются периодические проверки состояния отдельных компонентов ЛС и эффективности выполнения логистических функций/операций. Система контроллинга может функционировать недостаточно эффективно, если допущены неточности в информационной базе. В этих случаях информация, полученная в ходе аудиторских проверок, служит как для корректировки базы данных контроля, так и для установления новых границ параметров настройки и контроля.

С позиций логистики нас прежде всего интересует экономический и финансовый анализ - аудит, позволяющий оценить принимаемые логистическими менеджерами фирм решения, сказывающиеся в конечном итоге на уровне общих затрат, прибыли, рентабельности и других результирующих показателях.

В логистическом менеджменте применяются разные виды аудита:

-общий функциональный аудит;

-аудит спроса и уровней логистического сервиса;

-аудит характеристик производительности и ресурсоотдачи;

-аудит логистических издержек и общий финансовый аудит;

-аудит запасов;

-аудит товарно-транспортной документации и т.д.;

Основой проведения аудита являются прежде всего данные бухгалтерского и корпоративного учета, финансовой и статистической отчетности фирмы.

Для проведения аудиторских проверок в ЛС применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периоди ческие отчеты и т.п. К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся:

- отчет о затратах и сервисе (cost-service statement)

- отчет о производительности/ресурсоотдаче (productivity report)

- диаграмма выполнения логистического плана (performance chart).

Основой проведения аудита являются, прежде всего, данные бухгалтерского и корпоративного учета, финансовой и статистической отчетности фирмы. Для проведения аудиторских проверок в логистической системе применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периодические отчеты и т.п.

К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся:

• отчет о затратах и сервисе (cost – service statement); Отчет о логистических затратах и сервисе похож на финансовый отчет о прибылях и убытках фирмы. Этот отчет показывает соотношение годовых затрат в функциональных областях логистики: закупках и дистрибьюции, а также уровень логистического сервиса в текущем периоде времени по сравнению с предыдущим периодом и относительно конкурентов (средней отметки в данной отрасли промышленности). Уровни логистических издержек в представленной отчетности форме текущего года сравниваются с затратами предыдущего года и бюджетом. В результате проведения аудита определяются направления сокращения затрат прибыли.

• отчет о производительности /ресурсоотдаче (productivity report); Вторая ключевая форма, необходимая для ведения различных видов аудита, представляет собой отчет о производительности /ресурсоотдаче и характеризует эффективность логистического менеджмента. В данной форме дополнительно, как правило, отражаются следующие ключевые показатели:

- общие логистические издержки по отношению к объему продаж;

- отдельные составляющие логистических затрат по отношению к общим издержкам;

- логистические затраты (по группам) по отношению к стандарту или среднему уровню в данной отрасли;

- логистические затраты по отношению к соответствующим статьям бюджета фирмы;

- логистические ресурсы бюджета на текущий момент по отношению к прогнозирующим затратам.

• диаграмма выполнения логистического плана (performance chart). Графики (диаграммы)выполнения логистического плана используются в основном для контроля и аудита в логистике поддержки производства, контроля качества сервиса, управления запасами. Они характеризуют динамику относительных показателей выполнения плана (индексы, оборачиваемость, процентные соотношения) методами математической статистики.

Кратко охарактеризуем некоторые основные виды аудита, применяемые при логистическом администрировании.

Общий функциональный аудит производится, как правило, не регулярно, чаще всего один раз в год для оценки правильности выполнения персоналом логистического менеджмента своих функций. В этом случае обычно назначается экспертная комиссия из персонала высшего менеджмента фирмы и сторонних консультантов. Комиссия оценивает выполнение персоналом своих должностных инструкций, результаты работы отдельных подразделений службы логистики за отчетный период времени, уровень качества и эффективности работы функционального персонала.

Специальный функциональный аудит осуществляется, как правило, сторонними логистическими консультантами и высшим менеджментом фирмы для оценки:

- соответствия логистической стратегии фирмы корпоративной (маркетинговой) стратегии;

- уровня удовлетворения требований потребителей к качеству логистического сервиса;

- соответствия характеристик логистического сервиса запросам и ожиданиям покупателей;

- уровня общих логистических издержек и их составляющих и т.п.

Для контроля эффективности управления запасами применяется специальный аудит запасов. Типичные системы контроля запасов (мониторинг) отслеживают уровни запаса для оценки спроса, пополнения, возврата на завод-изготовитель, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Однако могут быть случаи несовпадения между регистрируемыми (вручную или автоматически) уровнями запасов и их текущими фактическим значениями на складе. Это может быть обусловлено ошибками персонала, сбоями компьютерных программ и другими причинами. Поэтому периодически (обычно в конце года) осуществляется аудит запасов, подобный процедуре инвентаризации.

Аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки (включая собственно перевозку, экспедирование, погрузку-разгрузку и др.) осуществляется по определенным процедурам, принятым для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным занесением данных в компьютеры и другими причинами.

Наконец, финансовый аудит проводится традиционными методами с привлечением сторонних аудиторов. В процессе этого аудита (обычно общего для всей финансовой деятельности фирмы) выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов (затрат, цен, прибылей, убытков, рентабельности, ликвидности, устойчивости и т.п.) работы логистического менеджмента.

Алгоритм логистического аудита

Логистический аудит по технологии Logistics Field Audit – наиболее эффективный управленческий инструмент, широко используемый ведущими мировыми компаниями, – обеспечивает существенное сокращение дистанции между получением объективной оценки логистической функции компаний, разработкой рекомендаций и внедрением инноваций, что достигается введением логистов-аудиторов в практику реальных операций

Так как логистические системы разных организаций отличаются, аудит по LFA-технологии разрабатывает индивидуальные программы логистического аудита. LFA-аудит может быть сконцентрирован на любом виде управления дистрибуцией и складами, рабочей силой, ресурсами, транспортом, контролем над цепями поставок, управления логистической функцией, учете и анализе логистических данных, или может изучать всю операционную деятельность в рамках цепи поставок.

Типовая последовательность проведения аудита в соответствии с LFA- технологией:

1. Предварительное ознакомление с деятельностью компании

Для проведения логистического аудита, эксперты-аудиторы несколько дней проводят в вашей компании, предварительно изучая операционную деятельность и интервьюируя ответственных сотрудников в рамках ранее подписанного Договора о конфиденциальности. Исследования и интервью, в сочетании с глубоким знанием логистических процессов экспертами-аудиторами, позволяет подготовить коммерческое предложение на проведение логистического аудита по LFA-технологии, а также проект договора на оказание экспертных услуг

2. Соотнесение логистических стратегий с общими стратегиями компании

2.1. Задачей экспертов-аудиторов является оценка соответствия логистических стратегий с общими стратегиями компании, и определение существующих параметров и метрик логистической функции.

2.2. Сопоставление логистических требований компании и предпочтений клиентов аудируемой компании

2.3. Локализация логистических функций в структуре компании, оценка взаимоотношений смежных подразделений в цепи поставок

2.4. Измерение показателей деятельности основных функциональных сфер логистической системы (дистрибутивные центры, управление транспортом, производительностью, общий контроль над логистической системой и интеграция логистики)

2.5. Разработка предложения о введении логистов-аудиторов в управление логистической системой компании

3. Заключение Договора о проведении логистического аудита, введение логистов-аудиторов в управление операциями

4. Проведение аудита по LFA-технологии

4.1. Управление операциями (управление дистрибуцией и складами, рабочей силой, ресурсами, транспортом, логистическими системами управления и контроля) в части, определенной Договором о проведении логистического аудита

4.2. Формирование, внедрение и системы измерений логистической функции (Key Performance Index – KPI)

4.3. Информационное обеспечение логистических процессов – построение системы оперативного мониторинга операций

4.4. Сбор и анализ логистических данных, управление внутренним и внешним документооборотом

4.5. Структурирование взаимоотношений между смежными отделами, установление информационных взаимосвязей

4.6. Анализ текущей деятельности и выявление потенциала для улучшения

4.7. Внедрение незначительных эволюционных усовершенствований

5. Аудиторское заключение

5.1. Итоги проведения логистического аудита: анализ логистической функции компании и отчет о работе логистов-аудиторов

5.2. Подробный анализ основных источников скрытых издержек (операционные издержки, оборотный капитал, ROA), которые можно сократить путем изменения процессов и технологий

5.3. Разработка проекта усовершенствования логистической функции, расчет эффективности инвестиций или аутсорсинга

6. Внедрение усовершенствований

7. Аудит внедренных усовершенствований