Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Подотчетные лица – работники данного предприятия, которым выдаются суммы наличными из кассы на хозяйственные нужды, на приобретение оборотных активов, командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги в под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия.

Сумма выдаваемых средств, всегда ограничена. Выдача средств на хозяйственные расходы определяется сменой предприятия. Выдача средств на командировочные расходы определяется сроками и местом командировки. Работник предприятия может быть отправлен в служебную командировку по приказу руководителя (в котором указывается цель командировки, вид транспорта, сроки командировки). Затем выписывается командировочное удостоверение ( в котором в последствие делаются отметки о выбытии и прибытии данного работника), после расчетов бухгалтерии по расходному кассовому ордеру выдаются наличные денежные средства .

Работнику оплачивается следующие суммы (данные нормы введены с 01.01.2002г.):

· проезд в оба конца (по стоимости билетов);

· суточные - 100 рублей за сутки по командировочному удостоверению (расходы на питание, проезд);

· оплата по найму жилого помещения – по факту при наличии подтверждающего документа .

По приказу руководителя предприятие вправе компенсировать командировочные расходы сверх установленных норм по фактически подтвержденным расходам. Данные нормы устанавливаются для отнесения затрат на себестоимость продукции только для целей налогообложения. Следует иметь в виду, что суточные расходы, выплачиваемые свыше 700 рублей в сутки, включаются в совокупный доход работников и подлежат налогообложению (13% налог на доходы физических лиц).

За время командировки работнику сохраняется зарплата по основному месту работы. По возвращении из командировки подотчетное лицо обязано в трехдневный срок отчитаться по полученным суммам. Для этого он составляет авансовый отчет, где указывает все израсходованные суммы с приложением подтверждающих документов. Израсходованные суммы списываются на затраты предприятия, а приобретенные ценности приходуются на соответствующие счета. На сумму перерасхода выписывается расходный кассовый ордер. Не использованные суммы должны быть сданы в кассу по приходному кассовому ордеру. Разрешается данные суммы списать из зарплаты работника.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работнику организации возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не разрешается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому.

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 – активно-пассивный. По дебету отражается остаток задолженности за подотчетным лицом и выдача денежных средств под отчет работникам организации, по кредиту – остаток не возмещенных организацией расходов, произведенных подотчетными лицами, а также списание задолженности подотчетных лиц в связи с использованием подотчетных сумм на приобретение материальных ценностей, оплату хозяйственных, командировочных и других производственных расходов.

Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости по каждому подотчетному лицу, с отражением суммы образования задолженности по полученному авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или материально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм. Для учета расчетов с подотчетными лицами ведется журнал-ордер №7 (в нем совмещается синтетический и аналитический учет).

Д 71 К 50 – выданы подотчетные суммы или возмещена сумма перерасхода ;

Д 10 К 71 – подотчетным лицом приобретены материалы;

Д 20,23,25,26,44 К 71 – оплачены услуги сторонних организаций, стоимость которых включается в состав расходов по обычным видам деятельности;

Д 91 К 71 – оплата прочих операционных или внереализационных расходов;

Д 50 К 71 – возврат неиспользованных подотчетных сумм;

Д 70 К71 – удержание из зарплаты неиспользованных подотчетных сумм.