Как организация воздействует на информационную систему?

Менеджеры решают вопросы роли ИС в организации, кто и как будет управлять ИС, прямо или косвенно она будет воздействовать на решения.

Причины построения ИС можно подразделить на два вида внешние (повышение стоимости труда и других ресурсов, изменение политики государства) и внутренние (организационная стратегия, культура, ценности).

Управленческие решения по поводу роли ИСЧ в организации обычно принимаются на основе экономической и стратегической необходимости ИС. Часто очень сложно подсчитать пользу от введения ИС в стоимостном выражении, поэтому такое решение особенно важно; кроме того, не всегда система работает так, как планировалось, причина чему – опять же влияние организации. Влияние информационной системы на организационную структуру. Одна из тенденций развития ИТ приводит к ликвидации промежуточных звеньев внутри предприятий и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточные звеньев является следствием внедрения ИТ, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению организационной структуры предприятия. Ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля.

Новая ИТ: 1.структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. 2. информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления. Человеческий фактор в управлении информационными ресурсами. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в зависимости от уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных организаций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

Какие причины влияют на углубление и расширение положительного восприятия информационных технологий?

1. Уровень знания пользователя в области прикладных задач информационных технологий.

2. От потенциальных возможностей сокращения непроизводительных операций (работники, посещающие большое число конференций, хорошо воспринимают видеоконференции, так как они экономят им время).
3. Служащие, проработавшие в фирме много лет, менее образованные и занимающие небольшие посты, как правило, самые невосприимчивые к информационным технологиям.

Меры по созданию привлекательности внедрения информационных технологий:

1. внедрение средств автоматизации, существенно сокращающее менее затрачиваемое время.

2. привлечение будущих пользователей к выбору и созданию новых автоматизированных мест, учет их мнения;

3. отказ от стремления к немедленному всеобщему одобрению новых средств и соответствующих перемещений персонала, которые могут привести к снижению уровня вспомогательных служб;

4. внедрение в первую очередь легких прикладных задач с обязательным проведением интенсивного курса обучения будущих пользователей.

Результат внедрения информационных технологий – экономия времени специалистов. Единственный способ получения ощутимого экономического эффекта от экономии времени – переориентация этого времени на достижение конкретных целей данного подразделения, определяемых общей стратегией фирмы.

АИС предназначены для накопления, хранения, актуализации и обработки систематизированной информации в каких-то предметных областях и предоставления требуемой информации по запросам пользователей. АИС может функционировать самостоятельно либо являться компонентой более сложной системы (например, АСУ или САПР).

По характеру информационных ресурсов АИС делятся на два вида: фактографическиеидокументальные (хотя возможны и комбинированные АИС). Фактографические системы характеризуются тем, что они оперируют фактическими сведениями, представленными в виде специальным образом организованных совокупностей формализованных записей данных. Эти записи образуют базу данных системы. Существует специальный класс программных средств для создания и обеспечения функционирования таких фактографических баз данных – системы управления базами данных

Оценка деятельности организации в управлении информационными ресурсами.Если любой менеджер в Вашей организации на любом уровне управления может получить требуемую информацию для эффективной работы с такой же простотой, как сделать звонок по телефону, – Вы великолепно справляетесь с проблемами информационного менеджмента. Если у Вас нет проблем с информацией сегодня, и Вы доказательно уверены, что их не будет завтра – все хорошо. Вы умеете организовать информационную систему и планировать информационные ресурсы организации. Это так, потому что информационная система всегда интегрирована в бизнес, характер ее работы отражается на клиентах и заказах, а значит, и на прибыли. Важные показатели:

Скорость прохождения накладной, скорость отгрузки товара, информация о жалобах клиентов и быстрота их удовлетворения и т д.

Срок окупаемости – период времени, в течение которого окупаются затраты

Источники экономии: экономическая оценка результатов влияния внедряемого на технологические процессы обработки и использования данных:

• улучшение показателей деятельности организации;

• увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

• уменьшение численности персонала;

• появление новых возможностей;

• повышение производительности труда.

Методологические вопросы развития информационных систем и информационных технологий.В проектировании ИС управленческой деятельности используются системотехнические подходы, главными из которых являются:

Ø кибернетический подход, предполагающий постановку цели функционирования управленческой деятельности объекта, моделирование структуры и динамики развития рыночных процессов

Ø открытость и возможность совершенствования всего комплекса и каждого компонента в отдельности;

Ø внутренняя непротиворечивость системы как на уровне данных, так и уровне управляющих процедур;

Ø минимизация бумажного документооборота;

Ø обеспечение эффективности функционирования всей системы;

Ø рационализация технологических цепочек за счет внедрения стандартизированных модулей.

Согласно приведенным подходам формируются основные принципы создания ИС и ИТ управления. Первый из них — системность и логичность построения обеспечивающих и функциональных элементов ИС. Выбор операционной системы и программного обеспечения зависит от набора и конкретной постановки реальных экономических задач, решаемых менеджерами предприятия или фирмы. Процесс проектирования ИС подчиняется общей цели, на достижение которой и направлена постановка включенных в нее задач.
Второй принцип проектирования ИС — широкое применение экономико-математических методов и стандартных программ прогнозно-статистического характера. Задачи управления производственной, финансовой деятельностью организации в большинстве своем ставятся как аналитические, оптимизационные или как задачи планирования.
Третий принцип предполагает декомпозицию системы на ряд комплексов (модулей) задач, каждый из которых моделирует определенную сферу управленческой деятельности.
Четвертый принцип — использование новых методов и включение вновь созданных программных модулей в систему автоматизации управленческих работ.
Пятый — это принцип адаптации всех элементов и системы в целом. Он должен полностью пронизывать идеологию построения ИС управления — от анализа задач, технико-экономических показателей и их группировок в модули до формулирования целей.

Администрирование информационными системами – сложный процесс, основной целью которого является приведение информационной системы в соответствие целям и задачам предприятия или организации. Для достижения этой основной цели системное управление должно быть построено таким образом, чтобы минимизировать необходимое время и ресурсы, направляемые на управление системой и, в то же время, максимизировать доступность, производительность и продуктивность системы.

В обязанности системного администратора входят:

· планирование системы;

· планирование нагрузки;

· установка и конфигурация аппаратных устройств;

· установка программного обеспечения;

· контроль защиты;

· архивирование (резервное копирование) информации;

· создание и управление счетами пользователей;

· определение и управление подсистемами;

· управление системными ресурсами;

· мониторинг производительности;

· управление лицензиями; и т.д

Компьютерная информационная система предприятия (КИСП) – совокупность экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и решений, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. Обеспечивающая часть КИСП состоит из технического, информационного, технологического, математического, организационного, правового, эргономического и других видов обеспечения. КИСП играют значительную роль на современных предприятиях. Они оказывают непосредственное влияние на планирование и принятие управленческих решений, номенклатуру и технологию изготовления и реализации товаров и услуг.

Деятельность хозяйственного субъекта базируется на трех компонентах: системе управления предприятием; его экономической системе и информационных технологиях, которые используются как инструментарий двух предшествующих компонентов. Центральным звеном компьютерной информационной системы предприятия есть бухгалтерская информационная система, где хронологически и систематически накапливаются и обрабатываются данные, связанные с учетом, контролем, планированием, анализом и регулированием. На основании этих данных формируется информация о работе предприятия, сравниваются фактические показатели и нормативные, формулируются глобальные и локальные направления деятельности, разрабатываются предложения относительно установления причин отклонений и корректирование результатов, осуществляется прогнозирование эффективности политики управления предприятием.

Признакам компьютерных информационных систем:

1. продолжительный жизненный цикл; разнообразие аппаратного обеспечения, которое используется, жизненный цикл которого меньший, чем у системы, которая создается;

2. разнообразное программное обеспечение; масштабность и сложность задач, которые решаются;

3. пересечение большого количества разных предметных областей;

4. территориальное распределение и соответственно эту ориентацию на использование локальных и глобальных сетей для обмена и обработки информации.

22.

Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны и покрывают весь спектр потребностей в организации и информационном обслуживании управления. В целом рассматриваемые технические средства можно разбить на следующие группы:

• средства компьютерной техники;

• средства коммуникационной техники;

• средства организационной техники.

Компьютерная техника-Средства компьютерной техники предназначены в основном для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и являются базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Современные средства компьютерной техники классифицированы следующим образом:

• персональные компьютеры; ( все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры IBM PC и совместимые с ними, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Apple.)

• корпоративные компьютеры; (представляют собой вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов,использую в организациях).

• суперкомпьютеры; (представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов и используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды).

Коммуникационная техника-Средства коммуникационной техники предназначены в основном для реализации технологий передачи информации и предполагают как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.

Организационная техника - Средства организационной техники предназначены в основном для реализации технологий хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности. По функциональному признаку номенклатура орг.средств разделяют на:

- носителей инфы;

- средства составления и изгот доков;

- средства обработки доков;

- средства хранения, поиска и транспортировки доков;

- офисная мебель и оборудование и т.д.

Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средствдля офиса, необходимо учесть ряд факторов:· объем документооборота;· временные характеристики документопотоков;· объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;· объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;· фирма-производитель оборудования;· стоимость оборудования;· стоимость расходных материалов, частота их замены;· технические и эксплуатационные характеристики оборудования;· способ эксплуатации технических средств;· стоимость эксплуатации;· эргономические характеристики оборудования;· степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

23.

Особенности выбора.Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:· объем документооборота;· временные характеристики документопотоков;· объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;· объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;· фирма-производитель оборудования;· стоимость оборудования;· стоимость расходных материалов, частота их замены;· технические и эксплуатационные характеристики оборудования;· способ эксплуатации технических средств;· стоимость эксплуатации;· эргономические характеристики оборудования;· степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Информационные технологии включают в себя методы преобразования информации по заданному свойству в заданном направлении, что реализуется соответствующими средствами, называемыми инструментальными. Также они включают в себя необходимый технический комплекс и соответствующее программное обеспечение, образуя сложные программно-аппаратные компьютерные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности подразделяюдся на два типа: аппаратные и программные. Проведем классификацию каждого из этих типов.

Аппаратные средства компьютерных технологий состоят из непосредственно компьютеров и периферийного оборудования.

Все компьютеры можно разделить на несколько категорий:

1. Карманные персональные компьютеры.

2. Блокнотные персональные компьютеры.

3. Персональные компьютеры в сфере домашнего хозяйства.

4. Базовые настольные персональные компьютеры.

5. Сетевые персональные компьютеры.

6. Высокопроизводительные настольные компьютеры, рабочие станции и серверы начального уровня.

7. Многопроцессорные рабочие станции и серверы высокого уровня.

8. Суперкомпьютеры.

Каждой категории компьютеров теоретически соответствует специфическая программно-аппаратная инфраструктура. Но в последнее время наметились тенденции к стиранию границ между описанными категориями и появлению большого числа новых моделей компьютеров, обладающих особыми характеристиками.

Периферийное оборудование подразделяется на следующие категории:

1. Устройства печати (принтеры, плоттеры).

2. Устройства вывода (экраны, проекторы).

3. Устройства сканирования.

4. Устройства хранения данных.

5. Устройства связи (модемы, маршрутизаторы).

6. Контроллеры для подключения специальной аппаратуры (видеонаблдение и доступ, контроль за параметрами оборудования и т. д.)

Реализация технологического процесса материального производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

По аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.

Инструментарий информационной технологии - один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных продуктов для персонального компьютера: текстовый процессор(редактор),настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения(финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.),экспертные системы и т.д.

Основы построения инструментальных средств информационных технологий.Программное обеспечение подразделяется на Общее и Специальное:Общее ПО предназначено для организации работ Персонального Компьютера и осуществляет - организацию его работы; - распределение его ресурсов, памяти, мощности вычислительных процессов; - контроль за работой устройств ввода-вывода; формирование форм представления информации.; Специальное ПО предназначено для решения прикладных задач. Применения офисных приложений и их компонентов как средств информационного обслуживания деятельности: задачи маркетинга, бизнес-планирования, сопровождения (контроль за ресурсами сколько мест уже забронировано) и непосредственного осуществления производственной деятельности (продажа билетов через Интернет-системы).

Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров. Табличные процессоры относятся к программным средствам, позволяющим автоматизировать табличные расчеты, создавать, редактировать и печатать ведомости.

При решении различных экономических, финансовых в управленческой деятельности часто приходится обрабатывать информацию в табличной форме. В связи с этим диапазон возможных применений табличных процессоров весьма широк: от сложного финансово-экономического анализа до бухгалтерского учета.

Табличный процессор является обязательной составляющей любого интегрированного пакета или офисной системы. Основные функции табличных процессоров:

1. Создание совокупности электронных таблиц, расположенных на независимых рабочих листах. Такая совокупность называется рабочей КНИГОЙ (Workbook). Электронные таблицы в книге могут быть независимы, а могут быть и связаны между собой. Такой способ группировки электронных таблиц удобен для пользователя.

2. Оформление таблиц. Обрисовка ячеек электронной таблицы линиями позволяет изобразить таблицу любой сложности. Предоставляются также широкие возможности по выбору шрифта, стиля, выравни­ванию данных внутри ячейки, выбора цвета фона ячейки, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, возможность задания формата данных внутри ячейки (например, числовой, текстовый, финановый, лага и т. Д.).

3. Оформление печатаемой таблицы.

4. Создание шаблонов. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются создания бланков писем, факсов, расчетных таблиц. Имеются возможности защиты ячеек шаблона от редактирования,

5. Связывание таблиц.

6. Ввод формул. В электронных таблицах при изменении данных, с которыми связаны формулы.

7. Создание деловой графики — построение диаграмм различного типа: двумерных, трехмерных, смешанных.

8. Функции системы управления базами данных (СУБД). Обеспе­чивается заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т. е. через экранную форму, защита данных, сортировка по ключу, обра­ботка запросов к базе данных, создание (водных таблиц.

9. Моделирование. Подбор параметров и моделирование - одни из самых важных возможностей табличных процессоров.

10. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макро-

функции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив, таким образом, набор функций, предоставляемый системой.

Вычислительные возможности Microsoft Excel позволяют создавать любые документы, содержащие текстовые и числовые данные, рисунки, диаграммы.

При запуске программы Microsoft Excel появляется рабочая книга. Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. Имена листов находятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой необходимо указать соответствующий ярлычок. Название текущего листа всегда выделено жирным шрифтом. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или копировать в пределах одной книги или из одной книги в другую.

На каждом листе электронной таблицы используется сетка, чтобы разделить лист на строки и столбцы. Кроме того лист содержит рамку, используемую для наименования столбцов и строк. Столбцы обозначаются большими буквами латинского алфавита, а строки цифрами.

Пересечение строк и столбцов образует ячейку. Каждая ячейка имеет свой определенный адрес, который складывается из названия столбца и названия строки Например, А2, С5, Е1 и т.д.

В Microsoft Excel поддерживается три типа данных:

Ø текстовые данные

Ø числовые константы

Ø Формулы

Текст- любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Числовые константы, использующие в Microsoft Excel можно разделить на целые, вещественные, дату, время. Для записи числовых констант можно использовать различные форматы. После ввода числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.
Формулы представляют собой последовательность значений, ссылок на ячейки, имен, функций или операторов и вычисляют новое значение на основе существующих. Формула всегда начинается со знака равенства (=).

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств табличного процессора. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована.

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных. Типы структур БД:

· Линейные списки.

· Цепной список.

· Инвертированный файл.

· Индексный файл.

Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД. Впоследние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).

Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:

1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям). 2.Управление доступом информации: идентификация пользователя; авторизация (проверка полномочий); регистрация обращения к защищенным ресурсам; реагирование системы при попытках несанкционированных действий. 3. Механизм шифрования.

4. Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.

5. Принуждение – метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.

6. Морально-этические средства защиты информации, включающие нормы поведения, складывающиеся в компании по мере развития.

Интегрированные программные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент. Наиболее развитые из них включают в себя текстовый редактор, органайзер, электронную таблицу, СУБД, средства поддержки электронной почты, программу создания презентационной графики.

Результаты, полученные отдельными подпрограммами, могут быть объединены в окончательный документ, содержащий табличный, графический и текстовый материал.

Интегрированные пакеты, как правило, содержат некоторое ядро, обесᴨȇчивающее возможность тесного взаимодействия между составляющими.

В профессиональный пакет Microsoft Office вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

Пример: интегрированный пакет для написания книг, содержащих иллюстрации. Он содержит:

- текстовый редактор;

- орфографический корректор на 80000 слов (программу обнаружения орфографических ошибок);

- программу слияния текстов;

- программу формирования оглавлений и составления указателей;

- автоматический поиск и замену слов и фраз;

- средства телекоммуникации;

- электронную таблицу;

- систему управления базами данных;

- модули графического оформления;

- графический редактор;

- возможность ᴨȇчати сотнями разных шрифтов и т.д.

Интегрированные пакеты обесᴨȇчивают одновременное использование нескольких функциональных и типовых пакетов в конкретной области применения.

Интегрированные пакеты удобны для пользователей. Они имеют единый интерфейс, не требуют стыковки входящих в них программных средств, обладают достаточно высокой скоростью решения задач.

Распределенная обработка данных - это обработка данных, выполняемая на независимых, но связанных между собой компьютерах. Для реализации распределенной обработки данных были созданы многомашинные вычислительные комплексы, многопроцессорные системы и компьютерные (вычислительные) сети. Системы распределенной обработки информации (или распределенные вычислительные системы) в виде многомашинных вычислительных комплексов и компьютерных сетей представляют собой одну из наиболее прогрессивных форм организации средств вычислительной техники.

Взаимодействие между программами с точки зрения хронологии последовательно приобретало следующие формы:

– обмен (программы различных систем посылают друг другу сообщения, как правило, файлы);

– разделение (имеется непосредственный доступ к ресурсам нескольких машин, например, совместное использование файлов);

– совместная работа (машины играют в реализации программы взаимодополняющие роли).

Целью распределенной обработки информации является оптимизация использования ресурсов и упрощение работы пользователя.

Понятие интеллектуальной системы относится к области искусственного интеллекта. Интеллектуальную систему в первом приближении определяют как компьютерную систему, которая на уровне, близком к уровню человеческого интеллекта, решает задачи, которые до недавнего времени мог решать только человек. В специальном смысле под интеллектуальной понимается программная система, построенная по особой технологии. Технология определяет как структуры данных для представления информации в машине, так и методы ее обработки. Регламентируются также основные функции системы, структура, стратегии функционирования, а отсюда и круг задач, к которым такие системы могут применяться.

Автоматизированная поддержка принятия решений в широком смысле означает выполнение хотя бы одной из следующих функций:

1.Предоставление справочной информации без автоматического формирования запросов к базам данных;

2.Предоставление справочной информации с автоматическим формированием запросов к базам данных и привязкой к условиям решаемой задачи;

3.Графическая визуализация получаемой справочной информации и информации о способах принятия решений;

4.Предоставление рекомендаций по формированию решений;

5.Сужение пространства поиска решения пользователем.

6.Выбор и рекомендации наиболее приемлемых решений с учетом рангов;

7.Моделирование последствий принятия решений.

Методология создания экспертных систем в области управления должна удовлетворять следующим требованиям:

· поддерживать постановку слабо структурированных задач;

· поддерживать принципы разработки и функционирования открытых систем, каковыми являются управленческие системы;

· поддерживать функции ЛПР как аккумулирующего, коммутирующею и координирующего информационного центра;

· поддерживать функции ЛПР по подготовке, принятию и исполнению решений;

· использовать методы инженерии для представления и использования нечеткой информации;

· использовать точные методы из теории управления и статистики, а также разнообразные другие методы моделирования поведения объекта управления и формирования решений;

· интегрироваться с другими технологиями, такими как ГИС, базы данных и др.

24.

Нормативно-методическая база подготовки управленческих документов – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

Нормативно-методическая база включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы работы с документами на федеральном уровне;

• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические материалы по работе с документами учреждений, организаций и предприятий;

• государственные стандарты на документацию;

• унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• Государственную систему документацию иного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

• нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Государственные стандарты на документацию.Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
• ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
• ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
• ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
• ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
• ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Унифицированная система документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.

В настоящее время действует 8 унифицированных систем документации:
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• Унифицированная система банковской документации;
• Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• Унифицированная система отчетно-статистической документации;
• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• Унифицированная система документации по труду;
• Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• Унифицированная система внешнеторговой документации.

В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации. НМ база - это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы.

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

• Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) – и др.

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКО ГУ);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

• Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

• Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

• Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.

Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.

• регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

• сокращения количества применяемых форм;

• исключения из обращения неунифицированных форм документов;

• обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

• контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

• рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации работы с управленческой документацией является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основной целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

В частности, раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов.

Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов (централизованная регламентация), инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. (регламентация на уровне организации). Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 г.

В состав инструктивных и нормативных документов по использованию технических средств включаются следующие виды:

• инструктивные документы, определяющие порядок работы с конкретными техническими устройствами;

• нормативные документы, определяющие общие требования по обеспечению безопасной работы с техническими средствами.

Инструктивные документы по своему составу весьма многообразны и должны входить в комплект поставки соответствующего оборудования.

Нормативные документы являются составной частью законодательства и подлежат неукоснительному изучению и исполнению техническим и управленческим персоналом.

Инструктивные и нормативно-методические документы по организации работы управленческого и технического персонала регламентируют деятельность в рамках конкретной технологии поддержки управленческой деятельности и разрабатываются непосредственно ее разработчиками или руководителем подразделения в виде соответствующих должностных инструкций и технологических карт.

25.

Под информационной безопасностью понимают защищенность информации от случайных и преднамеренных воздействий естественного или искусственного характера, чреватых нанесением ущерба владельцам или пользователям информации. В целях защиты информации в базах данных важнейшими являются следующие аспекты информационной безопасности (европейские критерии): условия доступа (возможность получить некоторую требуемую информационную услугу); целостность (непротиворечивость информации, ее защищенность от разрушения и несанкционированного изменения); конфиденциальность (защита от несанкционированного прочтения). Проблема обеспечения информационной безопасности - комплексная, поэтому ее решение должно рассматриваться на разных уровнях: законодательном, административном, процедурном и программно-техническом. В настоящее время особенно остро в России стоит проблема разработки законодательной базы, обеспечивающей безопасное использование информационных систем.

Система защиты информации.В соответствии со ст. 20 Федерального закона “Об информации, информатизации и защите информации” целями защиты информации являются в том числе: предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации; предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации; предотвращение других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы. Главная цель любой СИБ заключается в обеспечении устойчивого функционирования объекта: предотвращении угроз его безопасности, защите законных интересов владельца информации от противоправных посягательств, в том числе уголовно наказуемых деяний в рассматриваемой сфере отношений, предусмотренных Уголовным кодексом РФ, обеспечении нормальной производственной деятельности всех подразделений объекта. Другая задача сводится к повышению качества предоставляемых услуг и гарантий безопасности имущественных прав и интересов клиентов. Для этого необходимо: - отнести информацию к категории ограниченного доступа (служебной тайне); - прогнозировать и своевременно выявлять угрозы безопасности информационным ресурсам, причины и условия, способствующие нанесению финансового, материального и морального ущерба, нарушению его нормального функционирования и развития; - создать условия функционирования с наименьшей вероятностью реализации угроз безопасности информационным ресурсам и нанесения различных видов ущерба; создать механизм и условия оперативного реагирования на угрозы информационной безопасности и проявления негативных тенденций в функционировании, эффективное пресечение посягательств на ресурсы на основе правовых, организационных и технических мер и средств обеспечения безопасности; - создать условия для максимально возможного возмещения и локализации ущерба, наносимого неправомерными действиями физических и юридических лиц, и тем самым ослабить возможное негативное влияние последствий нарушения информационной безопасности.

Информационные ресурсы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

• порядок документирования информации;

• право собственности на документы и массивы документов;

• категорию информации по уровню доступа к ней;

• порядок правовой защиты информации.

Информационные ресурсы (официальная документированная информация, документы) ограниченного доступа (распространения) делятся на секретные и несекретные (конфиденциальные). Обязательным признаком (критерием принадлежности) секретного документа является наличие в нем сведений, отнесенных к государственной тайне.

Режим защиты информации устанавливается:

1. В отношении сведений, отнесенных к государственной тайне, – уполномоченными органами на основании Закона Российской Федерации «О государственной тайне».

2. В отношении конфиденциальной документированной информации – собственником информационных ресурсов или уполномоченным лицом на основании соответствующего Федерального закона.

3. В отношении персональных данных – Федеральным законом.

Регламентация доступа: Доступ — это получение разрешения руководителя на выдачу тому или иному сотруднику конкретных сведений с учетом его служебных обязанностей. Регламентация доступа — установление правил, определяющих порядок доступа. Контроль доступа — процесс обеспечения достижения оптимального уровня обеспечения доступа. Если ценная информация фирмы похищена или стала известной, ей будет трудно удержать свои позиции на рынке. Однако само по себе обладание ценной информацией не принесет никакой выгоды, если работникам не разрешается ее использовать. При распределении информации, с одной стороны, необходимо обеспечить предоставление каждому конкретному сотруднику полного объема данных для качественного выполнения порученных ему функций, а с другой стороны — исключить ознакомление с излишними ненужными ему для работы сведениями. В целях обеспечения правомерного доступа сотрудников фирмы к конфиденциальным сведениям, содержащимся в грифованных документах, необходимо внедрить соответствующую систему доступа. Для этого вначале составляется перечень сведений, содержащих коммерческую тайну, определяется ценность того или иного документа и присваивается соответствующий гриф. Затем составляется список сотрудников, допущенных к тем или иным документам. и является правовой основой для практической реализации доступа. Система доступа должна отвечать следующим требованиям: - распространяться на все виды классифицированных документов; - определять порядок доступа всех категорий сотрудников, получивших право на ознакомление и использование документов, содержащих конфиденциальную информацию; - определять порядок доступа к коммерческой информации представителей различных государственных служб; - устанавливать надлежащий порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальным документам; - регламентировать права определенных должностных лиц на оформление доступа сотрудников; - исключать возможность бесконтрольной и несанкционированной выдачи грифованных документов. Правовой основой для возникновения ответственности за предание огласке, утере, утечке сведений, составляющих коммерческую тайну, является их занесение в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну. Туда же должны быть занесены сроки пересмотра грифов. Перечень доводится до сведения всех сотрудников под расписку об ознакомлении. Со всеми сотрудниками, получившими доступ, проводятся соответствующие занятия, преследующие конкретные цели: - четкое знание сотрудником объемов охраняемой информации, за безопасность которой они несут личную ответственность; - понимание работником характера и ценности данных, с которыми он работает, возможных способов и методов проникновения к этим данным, которыми может воспользоваться потенциальный нарушитель; - обучение установленным правилам и процедурам хранения и защиты коммерческих сведений.

26.

Применение моделирования в экономике и управлении обусловлено, с одной стороны – невозможностью или неприемлемой стоимостью проведения экспериментов экономического характера, и, с другой – неповторимостью условий развития проблемных ситуаций в экономическом, политическом, социальном и других аспектах в различные моменты и периоды времени.

Исходя из приведенных определений модели, данных различными авторами, экономико-математическая модель должна быть адекватной действительности, отражать существенные стороны, черты и связи моделируемого объекта.

Модель должна соответствовать следующим требованиям:

1) Адекватность структуре и свойствам объекта управления;

2) Соответствовать модели системе ценностей и предпочтений ЛПР.

3) Соответствовать требованиям решаемой управленческой задачи.