Документационного обеспечения управления

В практике терминоупотребления нередки случаи, когда термин получает новое значение при сохранении старого. Если это отражает более углубленный взгляд на предмет, открывает в нем новые сторо­ны или грани, такая многозначность (полисемия) термина допусти­ма; если же, напротив, она вызвана не развитием представлений о предмете, а связана с незнанием значения употребляемого термина и непониманием сути понятия, такая полисемия воспринимается как крайне нежелательная, так как приводит к размыванию понятия и искажению значения обозначающего его термина. Наряду с много­значностью термина может возникать и синонимия терминов - обо­значение одного и того же понятия несколькими терминами. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно-ориентирующих, - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий. Все эти недостатки обычно приводят к тому, что одни и те же термины, специалисты понимают по-разному. В результате иска­жается сущность понятий, создаются ложные представления, возни­кают сложности в обмене знаниями, навыками, опытом и - в конеч­ном счете - практические ошибки. Вот почему для любой области знаний и профессиональной деятельности одна из важнейших за­дач - стабильность терминоупотребления.

Эта важная функция нормализации терминологии на практике решается с помощью терминологических словарей и стандартов, ус­танавливающих строго однозначную систему понятий и терминов и способствующих упорядочению терминологии, обеспечению ее ста­бильности.

Нормирование терминосистемы направлено на достижение единства терминоупотребления в каждой конкретной области. При возникновении сомнений относительно значения термина следует обратиться к терминологическому словарю или стандарту.

В сфере документационного обеспечения управления разработан и действует ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Тер­мины и определения». Новая редакция этого стандарта, подготовлен­ная для утверждения Госстандартом России, содержит около 150 тер­минов из области делопроизводства и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми орга­низациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

Представленные в стандарте термины в соответствии со специ­фикой терминосистемы распределены по нескольким разделам, пер­вым из них является раздел «Общие понятия», затем следуют разде­лы «Делопроизводство» и «Архивное дело», внутри которых термины распределены по подразделам, соответствующим отдельным направ­лениям деятельности документационного обеспечения управления и архивного дела.

Литература к главе 3

1. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М., Издательство стандартов, 1994.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.