Разработка Табеля форм документов

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование.

2. Выбор формы Табеля.

3. Формирование структуры Табеля.

4. Отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования:

определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специ­фики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организа­ции изучаются:

документы, составляющие правовую базу деятельности органи­зации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регла­ментирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (сове­щательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

распорядительная документация организации: приказы, указа­ния, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совеща­тельных) органов по основной деятельности организации;

комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов органи­зации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.;

документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующие­ся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

функция управления и задача (назначение документа), в про­цессе реализации которых создается документ (например, для штат­ного расписания организации: функция - организация системы, задача - регламентация численного и должностного состава);

сведения об основных этапах подготовки документа: подразде­ление-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостовере­ние документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, заполненные в процессе обследования доку­ментации организации, представляют собой основной рабочий мас­сив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Одновременно с заполнением Карт документов отбираются эта­лонные образцы каждой формы документа. Образцы форм докумен­тов формируются в самостоятельный массив или сопровождают со­ответствующую карту документа. В любом случае массив отобран­ных форм документов в дальнейшем используется для формирова­ния Альбома форм документов.

Табель форм документов составляется в табличной форме и со­держит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие фор­му документа по различным параметрам: наименование формы до­кумента, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если задача Табеля - оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании фор­мы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если в за­дачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, названные выше графы должны быть дополнены све­дениями об основных этапах оформления документа. Если разработ­ка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедур подготовки и обработки документов и в целом - документообо­рота организации, - Табель должен содержать сведения о регистра­ции и контроле документов, месте хранения подлинника или остаю­щейся в организации копии документа, а при необходимости и ука­зывать тираж документов.