Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - ключевая функция управления. Массив контрольных сведений вхо­дит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля - содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последователь­ных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

учет и обобщение результатов контроля исполнения докумен­тов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уров­нях:

формализованный контроль своевременного исполнения;

контроль соответствия формы создаваемых документов их со­держанию;

контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различ­ными должностными лицами. Если контроль своевременности ис­полнения и соответствия экземпляров, подписей осуществляет толь­ко служба документационного обеспечения, то контроль правильно­сти использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего г обеспечивают сотрудники, ответственные за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих пол­номочий.

Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального кон­трольного подразделения.

Основными задачами службы контроля исполнения являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения вхо­дящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в процессе отслеживания хода и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководст­ва в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и ук­реплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнени­ем документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы документационного обеспечения. Это довольно рас­пространенная практика при подготовке распорядительных докумен­тов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любо­го из сотрудников или взят удостоверяющим документ руководите­лем на себя. Но централизация контроля за исполнением докумен­тов при этом является важным фактором его эффективной поста­новки.

В идеальном варианте контролируется исполнение всех докумен­тов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная цен­ность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.

Основополагающим фактором при этом следует считать и нор­мативное обеспечение контрольной деятельности. Поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и ут­верждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика постановки контроля исполнения документов и перечень документов, подлежащих контролю за исполнением.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и рас­порядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо пе­речня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель документов организации, также утверждаемый директором. Перечень, независимо от выбранной формы, разрабатывается служ­бой документационного обеспечения с участием юридической служ­бы организации.

Информация о результатах контроля исполнения должна посту­пать тем руководителям, которые устанавливают необходимость кон­троля конкретных документов и сроки их исполнения. Необходи­мость этого требования не зависит от места контрольной службы в структуре организации. Так, если служба контроля входит в состав канцелярии, а та, в свою очередь, в состав управления делами, то независимо от этого информацию об исполнении документов и по­ручений контрольная служба должна направлять непосредственно руководству организации.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государ­ства, отдельных направлений деятельности или конкретной органи­зации определяются типовые сроки их исполнения.

Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Пре­зидента, правительственных нормативных актах и, конечно, в госу­дарственных законах Российской Федерации и других стран, напри­мер для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хране­ния из ведомственных органов в государственные; для окончатель­ного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведом­ственных подзаконных актах, например о предоставлении статисти­ческой и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансо­вых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафикси­рована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения и др.

В рамках конкретной организации могут быть установлены ти­повые сроки исполнения и для документов, не нашедших отраже­ния в законах и подзаконных нормативных актах. После их ут­верждения и включения в Табель форм или Инструкцию по дeлопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудни­ков организации.

Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тек­сте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а созда­ваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в докумен­те, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который мо­жет быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регис­трационного формата. При применении журнальной формы реги­страции контроль исполнения ведется на самостоятельных фор­матах.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистриро­ванных документов, при возвращении к документам, считавшимися исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполня­ется в самой контрольной службе. Для этого в схемах документообо­рота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобны­ми документами.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд зада­ний, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено ГОСТом 6.38-90 место для проставления специальной отметки о кон­троле исполнения.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы неза­висимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам испол­нения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально орга­низованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представлен­ной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной фор­ме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному зада­нию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о доку­ментах, находящихся в одном или нескольких структурных подраз­делениях.

Проверка хода исполнения в соответствии с УСОРД и ГСДОУ должна осуществляться в следующие сроки:

задания последующих лет — не реже одного раза в год;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до исте­чения срока исполнения.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный испол­нитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообще­ния результатов заинтересованным лицам и организациям или дру­гого документированного подтверждения исполнения. На самом документе проставляется в правом нижнем углу отметка, подписан­ная лицом, подтверждающим исполнение. Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сро­ков исполнения.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. В конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.

По усмотрению руководства сведения об исполнении докумен­тов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в письменной или устной форме.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением доку­ментов периодически анализируются. Как правило, сведения о со­стоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наибольшую наглядность результаты работы исполнителей будут иметь, если в месячных сводках, представляемых руководству, указывается:

общее количество документов, находящихся в работе у испол­нителя;

количество (процент) выполненных с опережением установлен­ных сроков;

количество (процент) не выполненных или выполненных позд­нее установленных сроков;

задержки исполнения в рабочих долях;

причины задержек исполнения документов.

Характерные причины неисполнения документов в срок:

слишком высокая степень централизации полномочий;

перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

недисциплинированность сотрудников и подведомственных ор­ганизаций;

недостаточные сроки для качественного исполнения;

нерациональная система документооборота;

недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполни­тельской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Литература к главе 9

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, 1991. – 76 с.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. –М., ВНИИДАД.

3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на рабо­ты по документационному обеспечению управления. - М, Изд-во Министерства труда, 1995. - 27 с.

4. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования к документам. - М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив,1995. - 67 с.

6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. -М., ПРИОР, 1997.- 194с.