Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Состав учетных документов архива




 

На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, карто­теки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи со­ставляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные от­четы и др.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их системати­зации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к до­кументам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной закончен­ной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государствен­ной архивной службой форме. Технология составления и оформле­ния описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завер­шения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государствен­ной архивной службы предусматривается, что организации состав­ляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет — по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенк­латур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

Состав учетных документов установлен Основными правилами работы ведомственных архивов, является обязательным для органи­заций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и дополнительно включает в себя кроме вышеназ­ванных заверителей и описей:

книгу учета поступления и выбытия документов для учета каж­дого факта поступления и выбытия;

лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), храня­щихся в архиве, утвержденные статистической службой Российской Федерации;

формы актов, в которых фиксируются любые изменения в со­ставе хранимых документов и итоги периодических проверок нали­чия и состояния;

дело фонда, в котором концентрируются акты, копии статотчет-ности, другие материалы.

 


Поделиться:

Дата добавления: 2015-04-04; просмотров: 76; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.006 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты