Секретарской деятельности

Масштабные социально-экономические изменения, происходя­щие в нашем обществе, обновление системы управления и составля­ющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новей­ших информационных технологий предъявляют повышенные требо­вания к качеству современного управленческого персонала. Это ут­верждение в равной степени относится ко всем категориям работни­ков сферы управления. Незыблемо сохраняются в теории и практике менеджмента основные функции управления, открытые и постули­рованные еще А.Файолем: от распорядительства до контроля, коор­динации и стимулирования. Но их содержание, соотношение в ре­альной деятельности руководителей различных уровней претерпева­ют кардинальные изменения. В качестве «показательного» примера стоит назвать функцию прогнозирования. Степень самостоятельно­сти, вариантность выбора при принятии решений в условиях рыноч­ных отношений и конкурентной экономической среды стали ины­ми. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение мно­гих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Неза­менимым помощником руководителя в его разносторонней управ­ленческой деятельности является секретарь.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффектив­ность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной тра­ты времени.

Важными факторами успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы за­служивают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь - лич­ный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключе­вой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Радикальное изменение технологии управления связано с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее эле­менты нашли практическое воплощение в деятельности организа­ций, фирм. В настоящее время появилась возможность автоматизи­ровать многие функции секретаря при помощи специального про­граммного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке докумен­тов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководите­ля и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможнос­ти по передаче данных через модемные устройства, считыванию ин­формации с печатных документов, обработке одновременно несколь­ких документов и т.п.

Необозримые информационные перспективы открываются пе­ред организациями, фирмами и их руководителями в связи с разви­тием системы Internet — глобальной компьютерной сети, объединя­ющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Internet образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных ин­формационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Internet становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повы­шения квалификации как руководителей, так и их секретарей.

Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетите­лей, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды вы­полняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зави­симости от масштабов деятельности организации, специфики решае­мых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при боль­ших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарем, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др. Для удобства изложения да­лее употребляется: секретарь. При изложении материала нами будет сделан акцент на полном анализе именно типовых операций секретаря.