Создание шаблона документа

Современные информационные технологии активно использу­ют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут. Эта идея в систе­мах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов. Шаблон — это документ специального типа, который со­держит разнообразную информацию о стилях форматирования час­тей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, "нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохранен­ным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в об­щем случае, план текста, графики документа и набор способов фор­матирования отдельных его частей. Концепция использования шаб­лона для подготовки определенного типа документов как нельзя луч­ше соответствует целям современного делопроизводства: стандарти­зации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприя­тие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых кон­тактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и кра­сиво оформленным, шаблон определенного типа документа позво­ляет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необ­ходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.

В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержат­ся обширные библиотеки готовых стилей, однако необходимо заме­тить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требова­ниям государственного стандарта. Как показывает практика, в ре­альном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовы­ми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходи­мо выполнить определенную последовательность шагов:

1. Установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей).

2. Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требова­ниям государственного стандарта или международных правил оформ­ления документов. При этом используются все возможности кон­кретной программы СПТД, например: вставка графических изобра­жений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атри­бутов оформления абзацев основной и заголовочной части докумен­та и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глосса­рий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов.

3. Сохранить разработанный бланк как шаблон.

Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов/ используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к еди­нообразию оформления документов предприятия и уменьшает вре­мя изготовления конкретного.документа.