Задание 5. Изменение проекта. Ввод времени запаздывания и опережения.

1. Создайте проект «Разработка и печать презентации», представленный на рис.9.

Рисунок 9 – Проект «Разработка и печать презентации»

2.5 Планирование ресурсов и затрат

За непосредственное выполнение задач проекта отвечают ресурсы, назначенные этим задачам.

Назначение это выделение для конкретной задачи некоего ресурса необходимого для ее выполнения. В Project каждой задаче можно назначить несколько ресурсов. Процесс назначения ресурсов задачам проекта называется ресурсным планированием и позволяет определить, сколько времени уйдет на задачу и каких это потребует затрат.

Планирование ресурсов и вычисление затрат по проекту в Project осуществляется по определенным правилам и представляет собой более трудоемкий процесс по сравнению с планированием задач. Это связано с тем, что распределение ресурсов может влиять на сроки и качество выполнения работ. Стоимость отдельных задач и общая стоимость проекта напрямую зависят от тех данных, которые вводятся пользователем в план проекта на этапе ресурсного планирования.

Ресурсы используются в проекте в тех случаях, когда требуется:

- контролировать объем выполненной работы и количество использованных материалов;

- контролировать загрузку ресурсов;

- вести учет затрат на ресурсы;

- обеспечить полный учет затрат по проекту и его прозрачность.

Ресурсами в Project являются люди, оборудование и материалы, используемые для выполнения задач проекта. Люди и оборудование, выполняющие работы по задаче, относятся к трудовым ресурсам, а комплектующие, энергоносители и прочие материалы – к материальным. Для каждого типа ресурсов имеются свои особенности учета и планирования.

Планирование ресурсов в Project начинается с указания типа ресурса. После этого для трудового ресурса определяется его доступность, т.е. количество рабочего времени, в течение которого ресурс будет занят выполнением задач проекта. Для материальных ресурсов необходимо указать единицу измерения материала.

Для определения трудового ресурса обязательно следует указать максимальное число единиц использования ресурса и число единиц назначения. Если время работы ресурса отличается от того, которое определено в календаре проекта или задачи, необходимо также создать календарь ресурса, определив в нем рабочее и нерабочее время.

Максимальное число единиц – это время, которое ресурс может «уделить» проекту. Максимальное число единиц выражается в процентах. Если ресурс занят в проекте все свое рабочее время, максимальное число единиц устанавливается равным 100% (для одного человека, если под ресурсом понимается три взаимозаменяемых ресурса – то 300%). При частичной занятости ресурса устанавливается другое значение, например 30% или 80%. Таким образом, максимальное число единиц использования трудового ресурса определяется его загруженностью работой в данном проекте.

Число единиц назначения – это время, которое ресурс уделяет конкретной задаче проекта. Ресурс может быть назначен задаче на все свое рабочее время (полная занятость – 100%) или на часть времени (частичная занятость – например 20%, остальное время он будет доступен для других назначений).

Планирование материальных ресурсов отличается от планирования трудовых. Для материальных ресурсов недоступны параметры максимальное число единиц (поле Макс. единиц) и календарь. При определении материального ресурса необходимо указать, что это именно материальный, а не трудовой ресурс и определить единицу измерения материала – кубические метры, тонны, ящики и т.д.

При назначении материального ресурса следует указать расход материала для данного назначения. Для отслеживания затрат по ходу выполнения проекта необходимо указать способ расхода материала:

- переменный – количество используемого материала изменяется со временем, т.е. при изменении продолжительности задачи изменяется и количество расходуемого материального ресурса;

- фиксированный – количество используемого материала остается постоянным и не зависит от длительности задачи.

Назначение в Project представляет собой отношение между задачей и ресурсом. При первом назначении ресурса Project умножает длительность задачи на число единиц назначения ресурса и таким образом вычисляет трудозатраты на задачу. При последующем изменении одного из параметров назначения Project производит перерасчет следующим образом: один из параметров назначения оставляет без изменений, а другой – вычисляет по формуле:

Трудозатраты – общая требуемая для завершения работа;

Длительность – интервал активного рабочего времени, необходимого для завершения работы;

Единицы – количество единиц ресурсов, назначенных на выполнение данной работы.

Каждое назначение Project планирует в соответствии с длительностью задачи, числом единиц назначения и трудозатратами.

По умолчанию ко всем задачам Project применяет тип планирования с фиксированным объемом ресурсов и фиксированным объемом работ. При изменении числа единиц назначения у задачи с этим типом планирования, Project оставит без изменения трудозатраты (объем работ) и вычислит новую длительность задачи.

Необходимо иметь в виду, что слово «фиксированный» не означает, что Вы не можете изменить значение. Оно означает, что по формуле планирования два других элемента будут рассчитываться с учетом того, что третий элемент жестко задан.

Указать тип планирования задач можно в диалоговом окне Сведения о задаче(двойной щелчок по задаче) на вкладке Дополнительно в поле Тип задачи (рис. 10). Обратите внимание, что рядом с полем Тип задачи расположен еще один параметр – флажок Фиксированный объем работ, который становится неактивным при выборе типа задачи Фиксированные трудозатраты.

Таким образом, в Project можно задать пять разных типов задач:

- с фиксированной длительностью;

- с фиксированным объемом ресурсов;

- с фиксированными трудозатратами;

- с фиксированным объемом ресурсов и фиксированным объемом работ;

- с фиксированной длительностью фиксированным объемом работ.

Рисунок 10 – Задание типа планирования

Чтобы отобразить типы задач в плане проекта, необходимо добавить поле Тип в представлении Диаграмма Ганта с помощью контекстного меню.

В зависимости от типа задачи, при изменении параметров проекта происходит следующее.

1. Задачи с фиксированным объемом ресурсов:

- если изменить объем ресурсов ресурса, пересчитывается продолжительность;

- если изменить продолжительность, пересчитываются трудозатраты;

- если изменить трудозатраты, пересчитывается продолжительность.

2. Задачи с фиксированными трудозатратами:

- если добавить или удалить единицы ресурсов, пересчитывается продолжительность;

- если изменить объем ресурсов, пересчитывается продолжительность;

- если изменить трудозатраты, пересчитывается продолжительность;

- если изменить продолжительность, пересчитывается объем ресурсов.

3. Задачи с фиксированной длительностью:

- если изменить объем ресурсов, пересчитывается объем работы;

- если изменить продолжительность, пересчитывается объем работы;

- если изменить объем работы, пересчитывается объем ресурсов.

Флажок Фиксированный объем работ (по умолчанию включен) означает, что при добавлении (удалении) единиц ресурсов уменьшается (увеличивается) продолжительность работы, а объем работ остается прежним.

Если флажок Фиксированный объем работотключить, то при добавлении (удалении) единиц ресурсов уменьшаются (увеличиваются) трудозатраты работы, а продолжительность остается прежней.

Зависимость изменений параметров проекта, при разных типах задач схематично представлена в таблице 5.

Таблица 5

Типы задач и изменяемые параметры проекта

Тип задачи	Изменяемый параметр	Изменяемые параметры
Фиксированный объем ресурсов (Ед – const)	Ед	Ед - ↑ (↓); Дл - ↓(↑)
Дл	Дл - ↑ (↓); Тр - ↑ (↓)
Тр	Тр - ↑ (↓); Дл - ↑ (↓)
Фиксированные трудозатраты (Тр – const)	Ед	Дл - ↑ (↓); Ед - ↓(↑)
Тр	Тр - ↑ (↓); Дл - ↑ (↓)
Дл	Дл - ↑ (↓); Ед - ↓(↑)
Фиксированная продолжительность (Дл – const)	Ед	Ед - ↑ (↓);Тр - ↑ (↓)
Дл	Дл - ↑ (↓); Тр - ↑ (↓)
Тр	Тр - ↑ (↓); Ед - ↓(↑)
Обозначения: ↑ (↓) параметр возрастает (убывает); - фиксируемый параметр (тип задачи); - направление влияния типа задачи

Таким образом, для ресурсного планирования необходимо:

1. Создать список ресурсов.

Для создания списка ресурсов используется представление лист ресурсов (рис.11).

2. Настроить, при необходимости, календарь для трудовых ресурсов (календарь ресурса можно легко отличить от базового календаря проекта потому, что имя календаря ресурса совпадает с именем самого ресурса).

Для настройки рабочего календаря конкретного ресурса необходимо вызвать диалоговое окно Сведения о ресурсе (двойной щелчок по ресурсу на представлении лист ресурсов) и выбрать вкладку Рабочее время (можно выделить ресурс на листе ресурсов и выбрать команду Сервис → Изменить рабочее время) (рис.12). Дальнейшие действия аналогичны настройке календаря проекта.

Рисунок 12 – Календарь ресурса

3. Произвести назначение ресурсов задачам проекта.

Для этих целей в представлении Диаграмма Ганта вызвать диалоговое окно Сведения о задаче (двойной щелчок по задаче) и открыть вкладку Ресурсы(рис 13).

Рисунок 13 – Назначение ресурсов

При работе над проектами, часто возникает необходимость создания пула проекта.

Пул проекта – это специальный файл проекта, в котором содержится только информация о ресурсах. Пулом ресурсов можно объявить любой существующий проект, но лучше создать его в отдельном файле. В файл, определенный как пул ресурсов, водится вся необходимая информация о ресурсах. Организовав затем доступ к пулу ресурсов из своих проектов, Вы сможете более эффективно распределять ресурсы между разными проектами.

Для создания пула ресурсов необходимо создать новый проект (пустой) и в представлении Лист ресурсов ввести все ресурсы, которые участвуют в работе над проектами в вашей организации. По окончании ввода информации сохраните этот проект под именем, которое отражало бы его назначение.

После того как пул ресурсов создан, необходимо организовать доступ к нему из других проектов. Проект, который использует ресурсы из пула ресурсов, называется клиентом пула. Для организации доступа необходимо чтобы были открыты пул ресурсов и проект клиента пула. Далее необходимо выбрать команду Сервис → Общие ресурсы → Доступ к ресурсам. В появившемся диалоговом окне Общий доступ к ресурсам установите переключатель Использовать ресурсы и выберите файл пула ресурсов из раскрывающегося списка. В меню надо указать способ разрешения конфликтов с данными календаря или ресурса:

- преимущество имеет пул – все конфликты при изменениях разрешаются в пользу пула;

- преимущество имеет клиент пула – все конфликты разрешаются в пользу клиента пула.

После этих действий все ресурсы пула становятся доступными из файла-клента пула и их можно увидеть в представлении Лист ресурсов. Теперь при открытии проекта, использующего пул ресурсов, Project автоматически предложит Открыть пул ресурсов…, если вместе с файлом проекта необходимо открыть пул ресурсов.

Если при открытии пула ресурсов выбран переключатель Открыть пул только для чтения…, пул ресурсов будет открыт в режиме только для чтения. В этом режиме работы нельзя редактировать данные по ресурсам (доступность, ставки оплаты и т.д.) Однако все изменения по назначениям ресурсов, сделанные в файлах-клиентах будут отображены в пуле ресурсов (точнее, в копии пула ресурсов). При сохранении изменений, сделанных в файлах-клиентах, появится запрос на обновление пула ресурсов.

Если выбран переключатель Открыть пул ресурсов для чтения и записи…, пул ресурсов откроется в режиме чтения и записи. В этом режиме работы в пул ресурсов можно внести все необходимые изменении (отредактировать данные по ресурсам, изменить ставки их оплаты или рабочее время календаря, добавить новые ресурсы и т.д.).

Если выбран переключатель Открыть пул ресурсов … в новом файле главного проекта, будет создан главный проект, в котором будут включены пул ресурсов и все файлы-клиенты пула.

Любые изменения сделанные в пуле, открытом в режиме чтения и записи, сразу же видны в открытых файл-клиентах пула.

Для прекращения совместного использования ресурсов (проект завершен или не будет реализован) необходимо открыть этот проект и выбрать команду Сервис→ Общие ресурсы → Доступ к ресурсам. В диалоговом окне Общий доступ к ресурсам установите переключатель Использовать собственные ресурсы.

Разорвать связь проекта с пулом ресурсов можно также из пула ресурсов. Для этого откройте файл пула ресурсов и выберите команду Сервис→ Общие ресурсы → Доступ к ресурсам. В диалоговом окне Общий доступ к ресурсам выделите проект, с которым необходимо разорвать связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.

Задание 7. Создание списка ресурсов и определение их характеристик   1. В новом проекте на представлении Лист ресурсов введите ресурсы согласно данным рис.14   Рисунок 14 – Ввод ресурсов   2. Определите доступность Главного экономиста – только 18 января (вкладка Общие диалогового окна Сведения о ресурсе) – рис.15.     Рисунок 15 – Доступность ресурса   3. Определите, что курьер будет работать на полставки (вкладка Рабочее время диалогового окна Сведения о ресурсе) – рис.16.     Рисунок 16 – Режим работы курьера   4. Определите стандартные почасовые ставки (Лист ресурсов) (рис.17)   Рисунок 17 – Стандартные почасовые ставки

Задание 9. Распределение ресурсов проекта «Изготовление изделия из дерева»   1.Создайте проект «Изготовление изделия из дерева» (рис. 18).     Рисунок 18. Проект «Изготовление изделия из дерева»   2.Введите список трудовых и материальных ресурсов проекта (рис.19).     Рисунок 19 – Лист ресурсов для проекта «Изготовление изделия из дерева»   3.Создайте назначения для задач согласно схеме на рис.20.   Рисунок 20 – Назначения для проекта «Изготовление изделия из дерева»   4.Сохраните задание под именем Изготовление изделия из дерева.mpp 5.На листе ресурсов укажите почасовую оплату каждого работника и стоимость материала. Добавьте столбец Затраты и определите затраты каждой задачи. 6.Определите общую стоимость проекта

Задание 10. Типы планирования задач   1. Создание инструмента планирования   1.1. Добавление столбцов В строке меню выберите Вид → Использование задач. В верхней части таблицы (шапке) выделите Трудозатраты и выберите Вставка → Столбец. В диалоговом окне Определение столбца разверните список в поле Имя поля и выберите значение Тип. Столбец Тип добавился к таблице. Аналогичным образом добавьте в таблицу столбцы Названия ресурсов и Единицы назначения.   Ввод задач   Введите последовательно в столбец Наименование задачи следующие задачи: - Фиксированная длительность; - Фиксированный объем ресурсов; - Фиксированные трудозатраты.   Определение типов задач   В календарном плане проекта в поле Тип напротив каждой задачи выберите тип задачи в соответствии с ее названием. Для задачи Фиксированный объем ресурсов тип задачи можно не указывать, поскольку он устанавливается в Project по умолчанию.   1.4. Назначение ресурсов   Выделите первую задачу (Фиксированная длительность) и нажмите кнопку Назначить ресурсы на панели инструментов Стандартная. В поле Название ресурса введите Анжелика, в поле Единицы – 100% и нажмите кнопку Назначить. Диалоговое окно не закрывайте, пока не закончите производить назначения. Повторите аналогичные назначения для других задач проекта.   Используя введенные данные, проанализируем, что происходит с компонентами календарного плана, когда что-то изменяется в различных типах задач. Помните, что слово «фиксированный» означает, что величина, которую Вы устанавливаете для этой части формулы планирования, остается постоянной, а две другие части формулы пересчитываются при введении изменений. Однако в некоторых упражнениях, нужно будет менять фиксированную величину, чтобы посмотреть, как рассчитываются другие части формулы.   2. Планирование с задачами «Фиксированная длительность»   2.1. Увеличение длительности задачи   Укажите в поле Длительность - 10д для задачи Фиксированная длительность. Общее число трудозатрат для этой задачи составляет 80(80=10*8).   2.2.Уменьшение объема ресурсов для данной задачи   Посмотрим, что произойдет, если Анжелика будет принимать только частичное участие в работе Фиксированная длительность. Выделите задачу Фиксированная длительность, нажмите кнопку Назначить ресурсы, измените Единицы на 50% и нажмите клавишу [Enter]. Обратите внимание, что общие трудозатраты для данной задачи составляют теперь 40 часов (вместо 80). Это произошло потому, что длительность не может измениться (она фиксированная), а вы меняете количество времени, которое Анжелика может работать над этой задачей. Единственным элементом в формуле планирования, который может меняться, остались трудозатраты.   2.3. Увеличение трудозатрат для данной задачи   Определим, что происходит, когда в формуле планирования меняется переменная трудозатраты. В диалоговом окне Назначение ресурсов для этой задачи рядом с Анжеликой поменяйте Единицы обратно на 100% и нажмите [Enter]. Затем в поле Трудозатраты введите 100ч и нажмите [Enter]. Единицы назначения Анжелики составляют теперь 125%, т.е. у этого ресурса превышена доступность. Таким образом, чтобы завершить эту задачу во время с таким же количеством трудозатрат, необходимо найти еще ресурс (например, на 25%) или оплачивать Анжелике сверхурочные (за допустим дополнительные два часа работы каждый день).   3. Планирование с задачами «Фиксированный объем ресурсов»   Посмотрим, что произойдет, если запланированные задачи базируются на доступных ресурсах. Не забывайте, что это тип задачи устанавливается по умолчанию и единицы относятся к единицам назначения ресурсов.   3.1. Увеличение длительности для данной задачи   Для задачи Фиксированный объем ресурсов увеличьте длительность, введя 4д в поле Длительность, и нажмите [Enter]. Определите, как при этом изменилось количество трудозатрат, необходимых Анжелике для завершения задачи. Ее трудозатраты увеличились с 8ч до 32ч (в четыре раза). Добавляя Анжелике, время для завершения этой задачи, но, не уменьшая объем работ в день (т.к. установлен тип Фиксированный объем ресурсов), она должна тратить 100% своего времени на задачу, пока значение объемов не будет изменено вручную. Таким образом, вместе с увеличением длительности задач растет рабочее время (трудозатраты), затрачиваемое на выполнение этой задачи.   3.2. Уменьшение длительности для задачи   Теперь для задачи Фиксированный объем ресурсов уменьшите длительности, введя 2д в поле Длительность. Несмотря на то, что длительность задачи сократилась, Анжелика все еще должна каждый день тратить 100% своих усилий на эту задачу.   В пунктах 3.1 и 3.2 задания изменение длительности задач определяет объем работы, который необходим Анжелике для этой задачи. Такой сценарий не часто применяется при управлении проектами, но он может помочь подсчитать, сколько ресурсов необходимо для определенной задачи. А когда известно, сколько потребуется трудозатрат, и сколько людей будут выполнять работу, фиксированный объем ресурсов поможет определить длительность.   3.3. Увеличение трудозатрат для задачи   Для задачи Фиксированный объем ресурсовизмените Длительность обратно на 4д и введите в поле Трудозатраты значение 40ч. В результате мы получим ответ на вопрос, сколько времени потребуется Анжелике, чтобы выполнить задачу, если она посвятит ей все свое рабочее время (100%). Ответ – 5 дней.   3.4. Уменьшение трудозатрат для задачи   Для задачи Фиксированный объем ресурсоввведите 5ч в поле Трудозатраты. Получается, что когда Анжелике назначено менее одного дня работы, ей потребуется менее дня для завершения задачи.   4. Планирование с задачами «Фиксированные трудозатраты»   4.1. Увеличение длительности для задачи   В поле Длительность для задачи Фиксированные трудозатраты введите 3д. Поскольку объем трудозатрат для Анжелики установлен (8часов), а мы дали ей больше времени для работы над данной задачей, то для завершения задачи требуется только 33% времени в день.   4.2. Уменьшение длительности для задачи   Посмотрим, что произойдет, если Анжелике дать меньше времени для работы над данной задачей. Измените длительность задачи Фиксированные трудозатраты на 0,5д. Теперь у Анжелики превышение доступности, т.е. ей нужно вдвое больше усилий (200%) для того чтобы в отведенное время завершить задачу.   4.3. Уменьшение единиц ресурсов для задачи   Для задачи Фиксированные трудозатратынажмите кнопку Назначить ресурсы и в поле единицы укажите рядом с Анжеликой 50%. В результате, когда был ограничен объем усилий, которые Анжелика может затратить на задачу, длительность задачи увеличилась.   4.4. Увеличение единиц ресурсов для задачи   В диалоговом окне Назначение ресурсов измените назначения Анжелики на 150%. Вы видели, что при увеличении единиц назначения, уменьшилась продолжительность работы.

Задание 11. Создание пула ресурсов   1. Создайте файлы проектов согласно данным рис. 21 (обратите внимание на даты начала и окончания задач): - проект А; - проект Б; - пул ресурсов       2. Сохраните эти три проекта под именами: Проект А.mpp, Проект Б.mpp, Пул ресурсов.mpp. 3. Убедитесь, что все три проекта открыты. 4. Организуйте доступ к пулу ресурсов из Проекта А и из Проекта Б. 5. Проведите назначения ресурсов следующим образом: Проект А: - разработка – Антонов, Борисов; - внедрение – Васильев, Григорьев; - тестирование – Дмитриев, Ефимов. Проект Б: - разработка – Антонов, Борисов; - внедрение – Васильев, Григорьев; - тестирование – Дмитриев, Ефимов. 6. Поменяйте в пуле ресурсов данные по стандартной ставке ресурсов и убедитесь, что в Проекте А и Проекте Б на Листе ресурсов эти изменения отразились.   Примечание: Так как все задачи, требующие одинаковые ресурсов, растянуты по времени, то не возникло проблем перегрузки ресурсов. Попробуйте перераспределить ресурсы таким образом, чтобы использовать одни и тот же ресурс в одно время.

2.6 Анализ проекта и базовый план проекта

После этапа распределения ресурсов начинается последний этап планирования проекта, на котором оцениваются стоимость проекта, и выполняется его оптимизация. На этом же этапе планирования необходимо продумать план действий на случай непредвиденных обстоятельств и определить возможные риски проекта. Завершается данный этап сохранением базового плана, по которому в ходе выполнения проекта Project будет сравнивать значение фактических параметров с запланированными.

Таким образом, анализ проекта подразумевает следующие основные этапы:

1) оценка стоимости проекта;

2) оценка риска;

3) нахождение критического пути;

4) оптимизация проекта;

5) сохранение базового плана проекта.

Рассмотрим возможности Project и основные приемы работы на каждом этапе.

2.6.1. Оценка стоимости проекта

Оценить стоимость проекта можно (и нужно) еще на этапе планирования. Для просмотра и оценки общих затрат по всему проекту нами уже использовались возможности статистики (Проект→Сведения о проекте→Статистика…). Рассмотрим дополнительные и более широкие возможности Project по оценке стоимости проекта.

Для просмотра и оценки общих затрат можно использовать таблицы Затраты или Суммарные данные в любом представлении задач, содержащем таблицу (Вид→Таблица →ЗатратыилиВид→Таблица →Суммарные данные). Для оценки затрат на ресурсы, необходимо проделать аналогичные действия в представлении Лист ресурсов.

Для просмотра данных о назначениях в комбинированном представлении нужно создать свое комбинированное представление. Для этого необходимо выбрать Другие представления и, например, создать представление Диаграмма Ганта - Форма задач.

Рассмотрим содержание полей в таблице Затраты.

Для представления Диаграмма Ганта. В этом представлении таблица затраты содержит следующие поля: Идентификатор, Название задачи, Фиксированные затраты, Начисление фикс. затрат, Общие затраты, Базовые, Отклонение, Фактические, Оставшиеся.

Поле Фиксированные затраты содержит расходы по задаче, не относящиеся к ресурсам и не зависящие от продолжительности задачи. Фиксированные затраты добавляются к общим затратам на задачу.

Поле Начисление фикс. затрат определяет способ начисления фиксированных затрат: в начале, пропорциональное или по окончании.

Поле Общие затраты отображает общие запланированные затраты на задачу. Общие затраты рассчитываются на основе повременных стандартных ставок ресурсов и ставок сверхурочных работ, затрат на использование ресурсов, а также на основе трудозатрат для всех назначенных задаче ресурсов. Любые фиксированные затраты задачи также добавляются к значению данного поля. Формула для расчета Общих затрат имеет вид:

Общие затраты = (Трудозатраты * Стандартная ставка) + (Сверхурочные трудозатраты * Ставка сверхурочных работ) + Затраты на использование + Фиксированные затраты

Поле Базовые отображает общие запланированные затраты для задачи. Базовые затраты также называют бюджетом по завершению, а поле базовых затрат – полем освоенного объема.

Базовые затраты по проекту вычисляются как сумма запланированных затрат всех назначений ресурсов и фиксированных затрат, связанных с задачей. Формула для вычисления базовых затрат выглядит следующим образом

Базовые затраты = (Трудозатраты * Стандартная ставка) + (Сверхурочные трудозатраты * Ставка сверхурочных работ) + Затраты на использование + Фиксированные затраты

Если базовый план проекта еще не был создан, в поле Базовые отображаются нули. Сразу после сохранения базового плана значения в поле Базовые совпадают с содержимым поля Общие затраты. На этапе реализации проекта можно сравнивать значения полей Базовые и Общие затраты.

В отличие от Общих затрат, которые меняются при изменении значений трудозатрат или затрат, Базовые затраты не изменяются. Чтобы в поле базовые отобразить новые данные, соответствующие последним изменениям, необходимо сохранить новый базовый план.

Поле Отклонение. В этом поле отображается разность между общими затратами на задачи и базовыми затратами, рассчитываемая по формуле:

Отклонение = Общие затраты – Базовые затраты

Если базовый план еще не был создан (базовые затраты на задачи проекта равны нулю), то значения в поле Отклонение совпадают со значениями поля Общие затраты. После сохранения базового плана в поле Отклонение отображаются нулевые значения. На этапе реализации проекта это поле используется для оценки выполнения бюджета на текущую дату. Если в поле Отклонение содержатся отрицательные значение, то затраты на эти задачи на текущий момент меньше суммы, указанной в базовом плане. Если же значения в этом поле положительные, то затраты превышают бюджет проекта.

Поля Фактические и Оставшиеся используются на этапе выполнения проекта. В поле Фактические отображаются фактические затраты на задачу. В поле Оставшиеся – оставшиеся затраты. На этапе планирования в поле Фактические отображаются нулевые значения, а значения в поле Оставшиеся совпадают со значениями в поле Общие затраты.

Для представления Лист ресурсов.

В представлении ресурсов таблица Затраты содержит следующие поля: Идентификатор, Название ресурса, Затраты, Базовые затраты, Отклонение, Фактические затраты и Оставшиеся.

Поле Затраты отображает общие затраты на ресурс. При добавлении ресурса в план проекта в этом поле отображаются нулевые значения до тех пор, пока данные ресурс не будет назначен конкретной задаче. После выполнения назначений общие затраты на ресурс рассчитываются с учетом затрат на использование ресурса, почасовых ставок, а также объема трудозатрат для ресурса по формуле:

Затраты = (Трудозатраты * Стандартная ставка) + (Сверхурочные трудозатраты * Ставка сверхурочных) + Затраты на использование

Поле Базовые затраты отображает общие запланированные затраты на ресурс. Пред сохранением базового плана в этом поле отображаются нулевые значения. Сразу после сохранения базового плана затраты в поле Базовые затраты совпадают с затратами, которые отображаются в поле Затраты. Вычисление значений Базовых затрат осуществляется по формуле:

Базовые затраты = (Трудозатраты * Стандартная ставка) + (Сверхурочные трудозатраты * Ставка сверхурочных) + Затраты на использование

На этапе реализации проекта значения, содержащиеся в поле Базовые затраты, в отличие от Общих затрат, не изменяются. Значение этого поля можно использовать для анализа отклонений фактических затрат на ресурсы от запланированных.

Поле Отклонение. В этом поле отображается разность между общими и базовыми затратами:

Отклонение = Затраты – Базовые затраты

Поля Фактические затраты и Оставшиеся используются на этапе реализации проекта. До начала выполнения проекта в поле Фактические затраты отображаются нулевые значения, а значения в поле Оставшиеся совпадают со значениями в поле Затраты.

Кроме рассмотренных способов оценки стоимости проекта, можно использовать следующие инструменты:

- фильтры;

- отчеты по проекту;

- подробные данные о затратах.

Использование фильтров. В больших проектах использования различных фильтров позволяет быстро отобрать задачи или ресурсы с заданными параметрами. Для отображения списка стандартных фильтров используется команда Проект → Фильтр. Отобразить полный список имеющихся в Project фильтров можно с помощью команды Проект → Фильтр → Другие фильтры.

Использование фильтров позволяет, например, отобрать в проекте задачи (ресурсы), стоимость которых превышает некоторое значение.

Отчеты по проекту. В Project 2003 имеются пять стандартных отчета для Затрат (Вид → Отчеты… → Затраты…):

- «Движение денежных средств» – сведения о затратах проекта по времени;

- «Бюджет» - информация о затратах на задачи;

- «Затраты с превышением бюджета» - сведения о затратах на задачи, которые превышают затраты по базовому плану;

- «Ресурсы с превышением бюджета» - сведения о затратах на ресурсы, которые превышают затраты по базовому плану;

- «Освоенный объем» - содержит информацию о затратах для печати списка задач, отображающего освоенный объем (случаи, когда фактические затраты расходятся с календарным планом).

Подробные данные о затратах. Это инструмент позволяет анализировать распределение затрат за определенный период времени. Для отображения подробных данных о затратах на задачи или ресурсы используются представления Использование задач или Использование ресурсов соответственно. Эти представления можно настроить, используя таблицы Затраты или Суммарные данные (Вид→Таблица). Кроме того, в области подробных данных можно добавлять поле Затраты (Формат→Подробности→Затраты).

2.6.2. Оценка риска

Рисками обычно называют события, которые могут повлиять на ход выполнения проекта. Основные возможные риски проекта и пути их смягчения представлены в таблице 6.

Таблица 6

Основные возможные риски проекта и пути их смягчения

Для нахождения указанных в таблице 6 рисков целесообразно использовать фильтры. Фильтр определяет логическое условие вывода или скрытия данных по проекту. В Project используются следующие фильтры:

1) автофильтр - Проект→Фильтр→Автофильтр;

2) стандартные - Проект→Фильтр. Стандартные фильтры содержат около 30 фильтров для задач и 20 – для ресурсов;

3) пользовательские – Проект→Фильтр→Другие фильтры→Создать…

Фильтры. Определенные в Project, хранятся в файле настроек Project GLOBAL.MPT. Обмен фильтрами между различными проектами может осуществляться с помощью организатора (Сервис→Организатор).

Для оценки длительности задачи в Project можно применить метод PERT (Program, Evaluation and Review Technique – метод переоценки, переосмышления программ).

Для того чтобы воспользоваться средствами анализа по методу PERT, необходимо отобразить панель инструментов в окне приложения (Вид→Панели инструментов→Анализ по методу PERT).

Для проведения анализа проекта по методу PERT необходимо:

- задать оптимистическую, пессимистическую и ожидаемую длительность задач;

- каждому из этих значений присвоить весовой коэффициент;

- вычислить среднее значение, которое определит длительность задачи по формуле:

Длительность задачи = (Оптимистическая длительность + 4 * Ожидаемая длительность + Пессимистическая длительность) / 6.

Таким образом, задав оптимистическую, пессимистическую и ожидаемую длительность задач, можно определить наиболее вероятное значение длительности задачи.

Ввод оптимистической, пессимистической и ожидаемой длительности задач. Для этих целей на панели инструментов Анализ по методу PERTвыберите командуЛист ввода PERT. Для каждой задачи введите значения оптимистической, пессимистической и ожидаемой длительности в соответствующие поля. Если имеется задача, длительность которой определена точно (рассчитывать не надо), то введите во все поля одинаковые значения длительности.

Присвоение весовых коэффициентов. По умолчанию в Project присвоены весовые коэффициенты для оптимистической и пессимистической оценок – 1, а для ожидаемой – 4. При возникновении необходимости изменения этих коэффициентов необходимо на панели Анализ по методу PERT выбрать команду Задание весовых коэффициентов метода PERT. В появившемся окне можно изменить значения коэффициентов таким образом, чтобы сумма значений в трех полях была равна 6.

Вычисление среднего значения. Для вычисления продолжительности задачи необходимо на панели инструментов Анализ по методу PERT выбрать команду Вычисления по методу PERT.

Обратите внимание, что на панели инструментовАнализ по методу PERT имеются команды Диаграмма Ганта–оптимистическая оценка, Диаграмма Ганта– ожидаемая оценка и Диаграмма Ганта – пессимистическая оценка. Эти команды можно использовать для просмотра соответствующих вариантов проекта.

2.6.3. Нахождение критического пути

Критически путь – это наиболее длинная последовательность задач. Для критических задач в плане проекта не предусмотрен резерв времени, и поэтому любая критическая задача несет в себе некоторую степень риска. Если проект требуется завершить к заданной дате, необходимо внимательно следить за состоянием критического пути проекта. Для отображения критического пути и критических задач можно использовать следующие приемы.

Группировка и фильтрация задач по условию Критические задачи.

В представлении Диаграмма Ганта выберите команду Проект → Фильтр → Критические задачи. Чтобы сгруппировать критические задачи, необходимо выбрать команду Проект → Группировка → Критические задачи.

Использование представления Диаграмма Ганта с отслеживанием. Это представление автоматически покажет критические задачи проекта (красным цветом).

Использование представления Подробная диаграмма Ганта. Для перехода в это представление выберите команду Вид → Другие представленияи в открывшемся окне выберите представление Подробная диаграмма Ганта. В данном представлении на диаграмме Ганта отображается не только критический путь, но и резерв времени, имеющийся у некритических задач.

Использование представления Сетевой график. Это представление также отображает критический путь по умолчанию.

2.6.4. Оптимизация проекта

В процессе оптимизации проекта, как правило, предстоит решить следующие проблемы:

1) длительность проекта оказалась больше и проект не возможно закончит в установленные сроки;

2) расходы на проект превышают бюджет;

3) в плане проекта не указаны все задачи, обеспечивающие достижение основных целей проекта.

Рассмотрим возможные пути решения указанных проблем.

Оптимизация сроков. Под оптимизацией сроков подразумевается сокращение длительности критического пути. Для этих целей необходимо использовать способы отображения критического пути и провести анализ критических задач.

Для сокращения длительности критического пути используются следующие стратегии:

- уменьшение длительности критических задач или их удаления;

- изменение условий планирования задач – замена жестких ограничений более гибкими, изменение параметров предшественников, изменение типа связи и времени запаздывания (опережения);

- назначение критическим задачам дополнительных ресурсов;

- планирование сверхурочной работы.

Оптимизация распределения ресурсов. Если для некоторых ресурсов наблюдается недопустимое превышение доступности (перегрузка ресурсов) или, наоборот, неполная загрузка, можно оптимизировать план проекта с целью достичь более равномерного распределения загрузки ресурсов.

Для устранения перегрузки ресурсов в Project применяются несколько способов.

Перегруженным ресурсом или ресурсом с превышением доступности, называется ресурс, которому назначено больше часов работы, чем он может выполнить за день. Появление перегруженных ресурсов в плане проекта обычно вызвано тем, что в определенный период времени (обычно час, день или неделю) общее число единиц всех назначений ресурса превышает его доступность. При этом возможны следующие ситуации:

1) при назначении ресурса указано число единиц, превышающее его доступность (например, при назначении ресурса на задачу указано число единиц равное 125% вместо 100% имеющихся в наличии);

2) ресурс назначен нескольким единицам одновременно и общее (суммарное) число единиц превышает доступность ресурса в данный период (например, один ресурс назначен двум задачам одновременно по 75%).

Необходимо учитывать, что если в проекте используются объединенные ресурсы, то их перегрузка может быть вызвана неправильными действиями пользователя. Например, число единиц назначения указано правильно, но неверно определена доступность объединенного ресурса.

По умолчанию в Project 2003 включен режим автоматического выравнивания загрузки ресурсов (Сервис → Выравнивание загрузки ресурсов…). Обнаружив перегруженные ресурсы, Project пытается выровнять загрузку с учетом параметров, установленных в диалоговом окне Выравнивание загрузки ресурсов… . При автоматическом выравнивании загрузки ресурсов Project может перепланировать задачи или отдельные назначения на другое время.

Увидеть перегруженные ресурсы можно в представлении Лист ресурсов и Использование ресурсов. В этих представлениях все перегруженные ресурсы выделены полужирным шрифтом красного цвета, а в столбце Индикатор отображается индикатор выравнивания загрузки (восклицательный знак).

Перегруженные ресурсы можно также увидеть в представлении График ресурсов. На графике ресурсов часы перегрузки выделены красным цветом.

Таким образом, выравнивание загрузки ресурсов – это способ разрешения конфликтных ситуаций, вызванных превышением доступности ресурса

Устранение неполной загруженности ресурса можно за счет применения следующих стратегий:

1. Назначение дополнительных задач. В период неполной загруженности ресурса можно назначить его на дополнительные задачи. Данная стратегия целесообразна в том случае, когда с помощью такого ресурса можно снизить нагрузку на перегруженный ресурс либо повысить качество работы.

2. Изменение объема работ. Неполную загруженность можно устранить путем увеличения объема работ, запланированные для задачи, тем самым, повысив качество выполнения задачи.

3. Удаление сверхурочных. Если сверхурочные часы работы назначены ресурсу в период его неполной загруженности, их можно удалить. Даная стратегия позволит устранить неполную загруженность, поскольку ресурс теперь будет работать в обычное рабочее время и, кроме того, будут уменьшены расходы на весь проект.

4. Корректировка параметров назначения. Можно увеличить объем выполняемых работ или число единиц назначения для недостаточно загруженных ресурсов. Применение данной стратегии позволит уменьшить трудозатраты или единицы назначения для перегруженных ресурсов.

2.6.5. Сохранение базового плана проекта

После завершения процесса создания календарного плана и его корректировки и анализа, необходимо сохранить базовый план проекта до начала работ. В базовом плане проекта сохраняются даты начала и окончания задач, их длительность, трудозатраты и затраты по каждой задаче. Кроме того, в базовом плане хранятся сведения о ресурсах и сведения о назначениях.

В Project можно сохранить до 11 базовых планов в плане проекта. Базовые планы сохраняются с именами Базовый план и Базовый план1–Базовый план10. Сравнивая базовые планы с последней версией текущего плана проекта, можно определить и установить отклонение текущих параметров проекта от базовых.

Для сохранения базового плана проекта выберите команду Сервис → Отслеживание → Сохранить базовый план. При сохранении базового плана необходимо установить переключатель Базовый план проекта, выбрать его имя и установить переключатель Для в положение всего проекта.

Для удаления базового плана необходимо выбрать команду Сервис → Отслеживание → Очистить базовый план, указать переключатель Очистить базовый план,выбрать имя удаляемого базового плана и установить переключатель Для в положение всего проекта.

2.7 Управление выполнением проекта

После того как проект разработан и утвержден, можно приступить к его выполнению. На этапе реализации проекта пользователь Project работает с тремя видами данных – базовыми, фактическими и текущими.

Базовые данные – это данные, которые хранятся в базовом плане проекта. Эти данные меняются только после обновления базового плана.

Фактические данные – это данные, которые вводятся в проект на основании данных, содержащихся в отчетах исполнителей. Для ввода и хранения фактических данных в Project имеются специальные поля. Например, для ввода фактических трудозатрат используется поле Фактические трудозатраты, для ввода фактической длительности – поле Фактическая длительность или % завершения и т.д.

Текущие данные по проекту отображаются в тех же полях, в которых хранятся исходные плановые значения. Например, в поле Длительность таблицы задач Ввод хранится значение длительности задачи. При вводе фактических данных текущие значения могут быть пересчитаны. Например, если фактическая длительность задачи оказалась больше базовой, Project вычислит новые значения длительности (равное фактической) и сохранит их в поле Длительность.

В некоторых таблицах Project имеются поля, в которых отображается разность между текущими и базовыми значениями. Например, в таблицах Трудозатраты и Затраты имеется поле Отклонение, в котором сохраняется разность между текущими и базовыми значениями трудозатрат и затрат соответственно. Таким образом, в любой момент выполнения работ по проекту руководитель может количественно оценить отклонение текущих параметров проекта от тех, которые хранятся в базовом плане.

Поскольку контроль за выполнением задач в Project базируется на сравнении фактических данных с плановыми, до ввода фактических данных необходимо сохранить базовый план проекта. После этого необходимо определить, какие именно данные и с какой периодичностью требуется обновлять. Получая ответы от исполнителей через определенные периоды времени, вы можете анализировать текущее состояние параметров проекта на уровне задач, обновляя процент завершения задачи. При отслеживании фактических трудозатрат по каждому ресурсу следует указывать процент завершения по трудозатратам или часы трудозатрат за определенный период. В последнем случае вы сможете отслеживать текущее состояние параметров проекта не только на уровне задач, но и на уровне назначений. Необходимо обратить внимание на определение способа ввода фактических данных – вручную или с помощью Project Server и Project Web Access.