Этапы создания электронного архива.

Для создания электронного архива организации необходимо выполнить ряд этапов:

1. Подготовка. На данном этапе документы подготавливаются для оптимального отображения в системе хранения и наилучшего сканирования. Документы идентифицируются согласно принятой в компании структуре документооборота.

2. Сканирование. Документы сканируются с использованием сканирующих устройств (обычных или поточных сканеров, МФУ и т. д.), которые поддерживают необходимые типы и форматы документов. На этапе сканирования ведется контроль качества. Плохо отсканированные документы сканируются вновь.

3. Преобразование. Отсканированный документ конвертируется в формат, удовлетворяющий требованиям системы хранения и производственным стандартам. Изображения очищаются от мусора, при необходимости осуществляется распознавание текста, файлы сжимаются.

4. Атрибутирование/индексирование. На данном этапе каждому документу автоматически или вручную ставятся в соответствие ключевые слова, по которым впоследствии будет производиться поиск, или же создается полнотекстовая база данных.

5. Повтор и изготовление документации. Полученные электронные документы передаются в необходимом формате либо в систему хранения (как правило, это подсоединенное к сети хранилище — NAS или сеть хранения данных — SAN). Все документы проходят дополнительную проверку во время всего процесса.

6. Дополнительная проверка качества.

Значительную часть всех этих работ можно поручить аутсорсеру.

Внедрение системы электронного архива позволяет:

	-	существенно (с 2–3 дней до минут) сократить время, затрачиваемое на доступ к информации;
	-	повысить эффективность использования информации за счет уменьшения времени на поиск необходимых документов, возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников, создания логических связей между документами;
	-	повысить уровень информационной безопасности за счет определения прав сотрудников на доступ к той или иной информации;
	-	обеспечить доступ к информации практически из любой территориально удаленной точки, оснащенной средствами связи, так как информация в электронном виде может быть доступна по локальной сети, через Интернет, передана по электронной почте, записана на любой носитель и отправлена по обычной почте;
	-	повысить достоверность информации за счет регистрации вносимых в документы изменений;
	-	снизить риски потери или порчи важных документов.

Кроме того, электронные архивы обладают отличной масштабируемостью, так как увеличить объем дисковой памяти в сети хранения данных или сетевом хранилище значительно легче, чем выделить новые площади под архив и обеспечить необходимые условия хранения. Электронный архив может также быть интегрирован с другими информационными системами предприятия, в том числе с системой электронного документооборота.

33.

На сегодняшний день в мире существует более 130 млн. компьютеров и более 80 % из них объединены в различные информационно-вычислительные сети - от малых локальных сетей в офисах до глобальных сетей. Компьютерные сети (англ, network) -это совокупность ПК, распределенных на некоторой территории и взаимосвязанных для совместного использования ресурсов (данных, программ и аппаратных компонентов).

Компьютерные сети передачи данных являются результатом информационной революции и в будущем смогут образовать основное средство коммуникации. Всемирная тенденция к объединению компьютеров в сети обусловлена рядом важных причин, таких, как ускорение передачи информационных сообщений, возможность быстрого обмена информацией между пользователями, получение и передача сообщений (факсов, E-mail писем, электронных конференций и т.д.) не отходя от рабочего места, возможность мгновенного получения любой информации из любой точки земного шара, а также обмен информацией между компьютерами разных фирм производителей, работающих под разным программным обеспечением.

Преимущества, получаемые при сетевом объединении персональных компьютеров, перечислены ниже.

· Разделение ресурсов позволяет экономно использовать ресурсы, например, управлять периферийными устройствами, такими, как печатающие устройства, внешние устройства хранения информации, модемы и т.д. со всех подключенных рабочих станций.

· Разделение данных предоставляет возможность доступа и управления базами данных с периферийных рабочих мест, нуждающихся в информации.

· Разделение программных средств предоставляет возможность одновременного использования централизованных, ранее установленных программных средств.

· Разделение ресурсов процессора, обеспечивающее использование вычислительных мощностей для обработки данных другими системами, входящими в сеть. Предоставляемая возможность заключается в том, что на имеющиеся ресурсы не «набрасываются» моментально, а только лишь через специальный процессор, доступный каждой рабочей станции.

· Многопользовательский режим - одновременное использование централизованных прикладных программных средств, обычно заранее установленных на сервере приложения.

Практически все услуги сети построены на принципе клиент-сервер. Сервером в сети называется компьютер, способный предоставлять клиентам (по мере прихода от них запросов) некоторые сетевые услуги. Взаимодействие клиент-сервер строится обычно следующим образом. По приходу запросов от клиентов сервер запускает различные программы предоставления сетевых услуг. По мере выполнения запущенных программ сервер отвечает на запросы клиентов. Все программное обеспечение сети также можно поделить на клиентское и серверное. При этом программное обеспечение сервера занимается предоставлением сетевых услуг, а клиентское программное обеспечение обеспечивает передачу запросов серверу и получение ответов от него.

Виды компьютерных сетей

Существующие сети принято в настоящее время делить в первую очередь по территориальному признаку:

1. Локальные сети (LAN - Locate Area Network). Такая сеть охватывает небольшую территорию с расстоянием между отдельными компьютерами до 10 км. Обычно такая сеть действует в пределах одного учреждения.

2. Глобальные сети (WAN - Wide Area Network). Такая сеть охватывает, как правило, большие территории (территорию страны или нескольких стран). Компьютеры располагаются друг от друга на расстоянии десятков тысяч километров.

3. Региональные сети. Подобные сети существуют в пределах города, района. В настоящее время каждая такая сеть является частью некоторой глобальной сети и особой спецификой по отношению к глобальной сети не отличается.

34.

Локальная вычислительная сеть

Под локальной вычислительной сетью (ЛВС) понимают совместное подключение нескольких отдельных компьютерных рабочих мест (рабочих станций) к единому каналу передачи/данных. Самая простая сеть состоит, как минимум, из двух компьютеров, соединенных друг с другом кабелем. Это позволяет им использовать данные совместно.

Архитектура сети описывает физическое расположение сетевых устройств, тип используемых адаптеров и кабелей, а также определяет методы передачи данных по каналам связи. Существуют два основных типа сетей: одноранговые и сети на основе сервера. В одноранговой сети все компьютеры равноправны: нет иерархии среди компьютеров и нет выделенного сервера. В такой сети каждый компьютер функционирует и как клиент, и как сервер. Все пользователи самостоятельно решают, какие данные на своем компьютере сделать общедоступными по сети. Если к сети подключено более 10 пользователей, то одноранговая сеть, где компьютеры выступают в роли и клиентов, и серверов, может оказаться недостаточно производительной. Поэтому большинство сетей использует выделенные серверы. Выделенным называется такой сервер, который функционирует только как сервер (исключая функции клиента или рабочей станции). Выделенные серверы специально оптимизированы для быстрой обработки запросов от сетевых клиентов и для управления защитой файлов и каталогов.

Существуют и комбинированные типы сетей, совмещающие лучшие качества одноранговых сетей и сетей на основе сервера.

Топологии вычислительных сетей

Конфигурация сети, т.е. порядок соединения объектов сети, называют топологией сети. Базовыми типами конфигурации сети являются «звезда», «кольцо» и «шина».

Топология типа «звезда»

В сети в виде звезды (рис. 3) компьютер-сервер получает и обрабатывает все данные с компьютеров - рабочих станций. Вся информация между двумя любыми рабочими станциями проходит через центральный узел вычислительной сети.

Рис. 3. Сеть в виде звезды

Каждая рабочая станция связана с узлом, поэтому пропускная способность сети определяется вычислительной мощностью узла и гарантируется для каждой рабочей станции. Топология в виде звезды является наиболее быстродействующей из всех топологий вычислительных сетей, поскольку передача данных между рабочими станциями проходит через центральный узел (при его хорошей производительности) по отдельным линиям, используемым только этими рабочими станциями. Вся вычислительная сеть может управляться из ее центра. Недостатком такой топологии является нарушение работы всей сети в случае выхода из строя центрального узла.

Топология типа «кольцо»

При кольцевой топологии сети рабочие станции связаны одна с другой по кругу, т.е. рабочая станция 1 с рабочей станцией 2, рабочая станция 3 с рабочей станцией 4 и т.д., как показано на рис. 4. Последняя рабочая станция связана с первой. Коммуникационная связь замыкается в кольцо.

В сети кольцевой топологии сообщения циркулируют регулярно по кругу. Рабочая станция посылает по определенному конечному адресу информацию, предварительно получив из кольца запрос. Пересылка сообщений является очень эффективной, так как большинство сообщений можно отправлять «в дорогу» по кабельной системе одно за другим. Очень просто можно сделать кольцевой запрос на все станции. Продолжительность передачи информации увеличивается пропорционально количеству рабочих станций, входящих в вычислительную сеть.

Рис. 4. Сеть в виде кольца

Основная проблема при кольцевой топологии заключается в том, что каждая рабочая станция должна активно участвовать в пересылке информации, и в случае выхода из строя хотя бы одной из них вся сеть парализуется. Подключение новой рабочей станции требует краткосрочного выключения сети, так как во время установки кольцо должно быть разомкнуто.

Шинная топология

При шинной топологии (рис. 5) среда передачи информации представляется в форме общей магистрали, к которой должны быть подключены все рабочие станции. При этом все рабочие станции могут непосредственно вступать в контакт с любой рабочей станцией, имеющейся в сети.

Рис. 5. Сеть шинной топологии

Особенностью такой топологии сети является то, что функционирование сети не зависит от состояния отдельной рабочей станции, а рабочие станции в любое время без прерывания работы всей вычислительной сети могут быть подключены к ней или отключены.

Благодаря тому что рабочие станции можно подключать без прерывания сетевых процессов и коммуникационной среды, очень легко прослушивать информацию, т.е. ответвлять информацию из коммуникационной среды.

Древовидная структура сети

Наряду с известными топологиями вычислительных сетей «кольцо», «звезда» и «шина» на практике применяется и комбинированная древовидная структура (рис. 6). Она образуется в основном в виде комбинаций вышеназванных топологий вычислительных сетей.

Основание дерева вычислительной сети (корень) располагается в точке, в которой собираются коммуникационные линии информации (ветви дерева). Вычислительные сети с древовидной структурой применяются там, где невозможно непосредственное применение базовых сетевых структур в чистом виде. Для подключения большого числа рабочих станций соответственно адаптерным платам применяют сетевые усилители и/или коммутаторы. Коммутатор, обладающий одновременно и функциями усилителя, называют активным концентратором.

На практике применяют две их разновидности, обеспечивающие подключение соответственно восьми или шестнадцати линий. Устройство, к которому можно присоединить максимум три станции, называют пассивным концентратором. Пассивный концентратор обычно используют как разветвитель. Он не нуждается в усилителе. Предпосылкой для подключения пассивного концентратора является то, что возможное максимальное расстояние до рабочей станции не должно превышать нескольких десятков метров.

Рис. 6. Сеть с древовидной топологией

35.

1969 - ARPA (Агентство передовых исследовательских проектов) создало первую экспериментальную сеть коммуникационных пакетов ARPANET ("мать" Internet).

1975 - ответственность за ARPANET возложена на DCA (Агентство Оборонной связи США).

1971 - американский инженер Рэй Томлинсон, разработал программу для E-Mail. Он также придумал использовать символ "@" в электронном адресе.

1976 - появилась программа UUCP (Unix-to-Unix Copy), что привело к созданию следующего сервиса - USEnet (сетевые новости или телеконференции).

1986 - организована сеть Национального Научного Фонда США NSFNET (National Science Foundation Network), 56 Kbps.1990 - ARPANET была ликвидирована.

1987- создан NSFNET Backbone (базовая часть сети), состоящая из 13 территориально-распределенных центров, объединенных между собой уже цифровыми быстродействующими каналами связи Т1 со скоростью 1.45 Mbps.

Спустя некоторое время, контракт на управление и развитие NSFNET получила бесприбыльная корпорация ANS (Advanced Network & Services, Inc.), созданная компаниями Merit Network, IBM Corporation и MCI Communication Corporation .

Так родился сам Internet, который функционирует сейчас на каналах связи со скоростями 650 Mbps.

Некоторые из услуг, которые можно получить через Internet: отправка и получения e-mail; доступ практически к любой информации; возможность общения; возможность участвовать в исследованиях; получение программного обеспечения; возможность «виртуального» посещения магазинов и реальной покупки товаров; прослушивание и приобретение музыки; просмотр видео; игры и др.

36.

Интернет обеспечивает обмен информацией между всеми компьютерами, подключенными к нему. Тип компьютера и используемая им операционная система значения не имеют.

Основные ячейки Интернета – локальные вычислительные сети. Если некоторая локальная сеть непосредственно подключена к Интернету, то каждая рабочая станция этой сети также может подключаться к нему. Существуют также компьютеры, самостоятельно подключенные к Интернету.

Они называются хост-компьютерами (host – хозяин).Каждый подключенный к сети компьютер имеет свой адрес, по которому его может найти абонент из любой точки света. Важной особенностью сети Интернет является то, что она, объединяя различные сети, не создает при этом никакой иерархии - все компьютеры, подключенные к сети, равноправны.

Пользователи подключаются к сети через компьютеры специальных организаций, которые называются поставщиками услуг Интернета. Поставщики услуг Интернета имеют множество линий для подключения пользователей и высокоскоростные линии для связи с остальной частью Интернета.

Организации, соединенные друг с другом самыми скоростными линиями связи, образуют базовую часть сети, или хребет Интернета Backbon.

В Интернете используются два основных понятия: адрес и протокол. Свой уникальный адрес имеет любой компьютер, подключенный к Интернету. Так адрес в Интернете однозначно определяет местонахождение компьютера в сети.

Протокол - это правила взаимодействия. Например, дипломатический протокол предписывает, как поступать при встрече зарубежных гостей или при проведении приема. Так же сетевой протокол предписывает правила работы компьютерам, которые подключены к сети. Стандартные протоколы заставляют разные компьютеры "говорить на одном языке". Таким образом осуществляется возможность подключения к Интернету разнотипных компьютеров, работающих под управлением различных операционных систем.

37.

Каждый компьютер подключенный к сети глобальной имеет:

1)1Р-адрес (Интернет-протокол) уникальная совокупность 4-х чисел разделенных точками. 195.33.1.2

2)Данное имя представляет собой последовательность букв, цифр, знака дефис. DNS (Domain Names System)

www.coop.chuvashia.ru com, edu, org, gon.

Службы (сервисы)Интернет, технология создания сайтов

1 )www web-сервер web-страница (web-сайт) Гипертекст,гиперссылки

2)ХМ 2(extensible markup language) 3)Java JAVA-Script 4)PerL С Practical

extraction and report language 5)Archie Маршрутизатор - устройство, соединения сети разного типа Инет технология создания сайтов

1) HTM 2(Hyper text markup language) *? Ntml 2) Е_таП-электронный аналог почты 3) ICQ(I seek you) 4) Gopher интегрирует все возможности Internet.

38.

IP(Internet Protocol) – протокол более высокого уровня, чем TCP и UDP. Он используется непосредственно для передачи данных по ранее установленному (или не установленному) соединению и имеет механизмы маршрутизации. Пользуясь информацией о маршрутизации между выбранными компьютерами, он просто добавляет адрес отправителя и получателя к пакету и отсылает его дальше. Наиболее востребованной функцией протокола является разбивка большого пакета на более мелкие на одном компьютере и соответственно соединение всех частей на другом. Это значит, что IP не контролирует доставку сообщений конечному адресату. IP-адреса машины-отправителя и машины-получателя включаются в заголовок датаграммы и используются для ее передачи между шлюзами. При этом информация о маршрутизации, находящаяся на шлюзе, указывает, куда передавать датаграмму на каждом этапе.

ARP (Address Resolution Protocol) – работает с адресами компьютеров, то есть определяет фактический адрес машины, расположенной в той или иной ветке сети.

RARP (Revere Address Resolution Protocol) – протокол, определяющий адрес компьютера в сети. Работает аналогично протоколу ARP, однако конвертирование происходит в обратном порядке, то есть 48-битный Ethernet-адрес конвертируется в 32-битный IP-адрес.

39.

Outlook Express — программа для работы с электронной почтой и группами новостей от компании Майкрософт.
После запуска OE осуществляется подключение к почтовому серверу, вход в учетную запись пользователя и загрузка новых сообщений в папку “Входящие”. Кроме папки “Входящие” программа OE использует другие стандартные папки и позволяет пользователю создавать собственные папки.
4 Окно Outlook Express.

Окно Папки - предназначено для управления письмами. Поступающая корреспонденция помещается в папку Входящие. Более подробно о работе с папками сказано.
Окно Контакты - предназначено для вывода информации о списке кон-тактов пользователя.
Справа от этих окно расположено главное окно. При выборе слева од-ной из папок главное окно разбивается на 2 части для просмотра заголовков писем и их содержимого.
Настроить вид окна OE и включить или отключить его отдельные ком-поненты можно с помощью пункта Раскладка... меню Вид.
Интерфейс Outlook Express :
стандартное рабочее окно Windows:
1 - Заголовок,
2- Меню команд,
3 - Панель инструментов
4 – Доступные папки,
5 – Список ресурсов папки (писем),
6 – Контакты (адреса);
7 – Содержание ресурса (письма);
8 - Строка состояния.

1.2.39

Протокол SMTP/POP3, формат почтового сообщения

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, упрощенный протокол пересылки почты) — протокол, основной задачей которого является отсылка подготовленных специ­альным образом сообщений. Перед тем, как это сделать, протокол устанавливает соединение между компьютерами, что гарантирует доставку сообщения. Самым большим недостатком SMTP является его неспособность к пересылке графики.

РОРЗ (Post Office Protocol 3, почтовый протокол версии 3) почтовый протокол, который используется для приема электронных сообщений с почтового сервера.

Обычно РОРЗ работает в паре с протоколом SMTP, что позволяет организовать эффективную систему отсылки и приема электронных сообщений.