ЯК БЕРЕГТИ ТА ЕФЕКТИВНО ВИКОРИСТОВУВАТИ РОБОЧИЙ ЧАС

За своєю суттю етикет — це вияв поваги до інших з максимальним урахуванням їх інтересів. Важливим і водночас простим засобом вияву поваги у бізнесі є прояв поваги до часу. Завжди поважайте свій та чужий час. Вміння правильно та ефективно використовувати час — надзвичайно важливий елемент ділового етикету. Крім демонстрації вашої організованості та вміння справлятися з великим обсягом роботи, ефективне використання часу також позитивно впливатиме на ваші стосунки з колегами та клієнтами. Нікому не подобається втрачати свій власний час через особу, яка постійно запізнюється на зустрічі або ж не в змозі завершити роботу до визначеного терміну. Звичайно, інколи об'єктивні обставини не дають можливості бути на місці вчасно або ж закінчити завдання у заплановані строки, і ніяке планування тут, на жаль, не допомагає. Усвідомлюючи таку можливість і незважаючи на неї, треба завжди намагатися уникати таких ситуацій, коли б час гаявся марно. Не будемо забувати, що у світі бізнесу час — це гроші.

Всі усвідомлюють, що не завжди можливо виконати роботу вчасно. У діловому світі подібні ситуації не рідкість. Однак надзвичайно важливо не робити для себе звичкою подібні затримки та пропуски визначеного терміну. Адже якщо ви постійно невчасно виконуєте поставлене завдання, це відповідним чином характеризує вашу здатність організувати свою роботу. У тому разі, коли затримка очевидна і ви ніяк не можете її уникнути, вам необхідно ще до визначеного терміну повідомити про це усі зацікавлені у вашій роботі сторони, обов'язково вказавши причини, що призвели до виникнення подібної ситуації. При цьому ви повинні також назвати новий, на вашу думку, реальний термін виконання завдання, і потім докласти всіх зусиль для того, щоб робота була виконана вчасно. Одна затримка у строках не стане кінцем вашої кар'єри; дві затримки дадуть підставу колегам та начальству поставити під сумнів якість ваших здібностей та вмінь; три затримки і більше — і ви можете лишитися без роботи!

Щоб уникнути подібних небажаних для вас ситуацій, спробуйте дотримуватися цих орієнтирів при використанні вашого робочого часу:

· Використовуйте тільки один календар, один діловий щоденник. Занотовуйте усі ваші зустрічі, справи, які необхідно виконати, та відповідні строки виконання і т. ін. лише в одному календарі/діловому щоденнику. Маючи під рукою лише один розклад, який допоможе чіткіше уявляти загальну перспективу, ви будете більш підготовлені до виконання поставлених завдань, а також зберігатимете час, тому що не будете перегортати сторінки шести різних щоденників.

· Намагайтеся не планувати собі роботи більше, ніж ви реально можете виконати, і завжди залишайте при цьому час на непередбачені події. Наприклад, ви можете планувати ваші зустрічі з певним розривом у часі, тоді у разі, коли попередня зустріч триватиме більше зазначеного часу, наступна все одно почнеться вчасно, без затримки. Вибрати те, що ви плануєте до свого робочого розкладу, означає визначити завдання, які потребують виконання, а також встановити свої пріоритети.

· Організовуйте свій розклад: підтверджуйте заплановані зустрічі; уточнюйте деталі, пов'язані з розташуванням місця зустрічі, списком присутніх та колом питань, що розглядатимуться; заздалегідь готуйте необхідні матеріали та складайте їх у відповідному порядку; плануйте ваш маршрут; виходьте раніше, щоб раніше (на кілька хвилин) бутиі у призначеному місці. Це дозволить вам ще раз продивитися ваші записи; оглянути місце, де вам доведеться працювати, що додасть вам необхідної впевненості, а також допоможе передбачити (і вирішити) проблеми, які можуть виникнути. А це у свою чергу заощадить багато часу. Простим і при тому досить надійним засобом уникати запізнень може бути звичайна перестановка стрілок вашого наручного годинника, як і годинника в офісі та машині, на 5—7 хвилин вперед. Таким чином, навіть "запізнюючись", ви все одно будете вчасно. Якщо ж ви за якихось причин все-таки запізнюєтесь, обов'язково попередьте про це особу, яка чекає на вас.

· Встановлюйте для себе реальні терміни виконання роботи. При цьому за можливості створюйте собі сприятливі умови. Часом матеріали, які ви пообіцяли підготувати до вівторка, будуть потрібні тільки у середу.

· Думайте перед тим, як щось сказати або відповісти співрозмовнику. Давайте собі час (кілька хвилин), щоб усвідомити сказане/викладений матеріал, ретельно продумайте свою відповідь і потім висловлюйте її вголос. Подумайте, скільки часу марно пропаде, якщо ви дасте непродуману відповідь і, як результат, зіткнетеся з необхідністю роз'яснити сказане. Згається час і ваші зусилля.

· Відкладайте, переносьте на завтра те, що вам дійсно не потрібно виконати сьогодні. Іншими словами, визначайте свої пріоритети, ставлячи найбільш важливі, термінові завдання першими. Якщо ви витратили три години, повертаючи дзвінки, які ніяк не пов'язані з виконанням вашого основного завдання, проблеми з ефективним використанням часу очевидні.

· Максимально використовуйте свій автовідповідач.

Коли ви завершуєте важливий проект і у вас залишається мінімум часу, використайте автовідповідач для того, щоб мінімізувати відволікання на телефонні дзвінки. Особи, які телефонують, очевидно, хочуть мати вашу повну увагу під час розмови (розраховують на вашу повну увагу при розмові, захочуть, щоб ви мали можливість з повною увагою поставитися до сказаного ними). Переконайтесь, що в інформації на автовідповідачі ви вказали час, коли ви зможете повернути отримані дзвінки.

· Записуйте почуте. Визначення основних, ключових положень, які обговорювалися на зустрічі, найважливіших прийнятих рішень допоможе вам зосередитися на пріоритетних напрямках подальшої роботи і не гаяти час на незначні деталі. Крім того, те, що ви робите нотатки, продемонструє вашу зацікавленість, увагу до того, що відбувається, а також ваші наміри вивчати поставлені питання пізніше.

· Намагайтеся тільки один раз працювати з певним документом. Спробуйте дотримуватися принципу "зроби зараз". Якщо вам не потрібний певний документ, папір і ви знаєте, що він вам більше вже не знадобиться, викидайте його. Якщо ви збираєтесь використовувати його у майбутньому, підшивайте у файл. Якщо ви маєте діяти згідно з цим документом, дійте зараз.

· І останнє — не намагайтеся бути надлюдиною. Працюючи в групі, ми часто відчуваємо необхідність взяти на себе додаткову відповідальність, щоб продемонструвати свої здібності та бажання бути членом команди. Стримуйте внутрішню потребу ще раз проявити себе і пам'ятайте, що краще зробити кілька справ дійсно дуже добре, ніж більше, але з меншою якістю. (Краще менше, та краще.)

Одним із найбільш важливих аспектів уміння правильно, раціонально використовувати робочий час є відмова іншим співробітникам у бажанні відволікти вас від виконуваної роботи, завдяки чому зберегти цінні для вас хвилини, а інколи — години. Більшість людей гають чужий робочий час несвідомо, та у будь-якому разі, якими б не були їхні наміри, час, забраний ними у вас, не повертається.

Наведемо кілька можливих кроків, що допоможуть запобігти експлуатації (розбазарюванню) іншими вашого робочого часу і, як результат, призведуть до більш ефективного використання часу:

· Під час бесіди допомагайте співрозмовнику висловити його думку. Для цього задавайте питання, що вимагають відкритої відповіді, а не відповіді "так — ні". Наприклад, запитання "Як ви отримали такі дані? Що це означає?" можуть краще допомогти співрозмовнику сформулювати думку і висловитися по суті, ніж питання "Чи ви перевірили отримані дані?"

· За можливості використовуйте жести, позу для уникнення небажаної витрати часу. Коли хтось заходить до вашого офісу (індивідуального робочого місця) і ви відчуваєте реальну можливість втручання і переривання вашого робочого процесу, ви можете продемонструвати своє небажання або неможливість бути відірваним від справи. Продовжуйте писати або працювати на комп'ютері. Подібна поведінка може відбити у людини бажання почати розмову, адже вона побачить, що ви чимось зайняті. (Звичайно, найкращим вирішенням проблеми, коли ви справді не хочете ніяких відволікань, будуть зачинені двері вашого офісу — якщо ви їх маєте).

· Домовляючись про робочу зустріч за можливості конкретно визначте час початку та завершення обговорення, сказавши, наприклад: "Давайте розглянемо ці дані з другої до другої тридцяти". Такий варіант пропозиції буде значно кращим, ефективнішим, ніж просте: "Давайте зустрінемося для обговорення о другій." Ввічливо, але твердо давайте колегам (не начальству) зрозуміти, коли ви матимете час для спілкування з ними, а коли будете абсолютно зайняті і не зможете допустити ніяких відволікань.

Ділові люди усього світу кожного робочого дня гають значну кількість часу, шукаючи загублені або покладені у невідповідне місце матеріали та документи. Дослідження, проведені у США, свідчать, що посадові особи, адміністратори, керівники середнього рівня щорічно втрачають б тижнів, розшукуючи потрібні їм матеріали на захаращених робочих столах та серед невпорядкованих файлів. Чим більше паперів ви відкладаєте вбік, тим важче вам буде через деякий час знайти справді потрібні матеріали.

Результати, отримані різними американськими дослідними організаціями, свідчать, що:

· 80 % паперів, які підшиваються у файли, у подальшому ніколи не використовуються;

· робота з діловими паперами є найбільшою проблемою малого бізнесу;

· біля 85 % безладно накопичених старих, непотрібних матеріалів є результатом неорганізованості, а не обмеженості робочого простору.

Замість того, щоб зберігати папери, тому що "ви, можливо, колись потребуватимете їх", запитайте себе: "Якою є імовірність того, що мені знадобляться ці конкретні папери? Чи можу я замінити їх іншими, подібними?/Чи маю я інші, подібні матеріали? Чи має хтось копії цих паперів? Що найгірше може статися, якщо я не матиму цих паперів?"

Додаткові запитання також можуть допомогти вам вирішити, що робити з конкретними документами і матеріалами — чи залишати їх у своїх файлах, чи викинути у смітник:

· Чи зберігаю я дані матеріали на всякий випадок, без реальної причини для того, щоб підшити їх у файли?

· Чому я зберігаю ці матеріали: тому, що мені дала їх конкретна особа; тому, що вони мають привабливий або ж надзвичайно офіційний, діловий вигляд, який, відповідно, впливатиме і на мій імідж?

· Чи добре я уявляю собі можливості подальшого використання конкретних матеріалів?

· Чи потребуватиму я ці папери у найближчі шість місяців?

· Чи потрібні мені ці документи для вирішення певних юридичних питань, або ж для сплати моїх податків?

· Чи я маю копії цих матеріалів?

· Чи записані ці дані на комп'ютерному диску?

· Чи думаю я зберегти ці папери, тому що "я завжди так роблю" (за звичкою)?

Вигляд вашого офісу, кабінету, індивідуального робочого місця, а також уміння контролювати нескінченний потік ділових паперів та підшивати у файли лише справді необхідні документи, які проходять через ваші руки, значною мірою характеризує вас як організовану (або ні) людину. Коли ви звільнитесь від непотрібних, старих паперів, ви отримаєте більший контроль над своїм часом та робочим простором.

Про ваше вміння берегти та ефективно використовувати робочий час свідчить не лише добре організоване робоче місце, але і впорядкований кейс, портфель. Безладно складаючи ділові матеріали у ваш портфель без жодного наміру впорядкувати їх належним чином, ви тим самим наражаєте себе на небезпеку виглядати у майбутньому непрофесійно і навіть смішно. Це може статися, коли ви почнете поквапливо сортувати, розкладати папери перед колегами, начальством чи клієнтами, намагаючись знайти потрібні, необхідні вам у конкретний момент. У подібній ситуації згаяним буде не тільки ваш час, а й час особи, якій доведеться чекати, поки ви розберетеся, що до чого, і зможете адекватно спілкуватися з нею. Гарантовано, що у такий спосіб вашому професійному іміджу буде нанесено сильний удар і він буде зроблений вашими власними руками.

5.5. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ І БЕЗПЕКА ОФІСНИХ ДОКУМЕНТІВ ТА МАТЕРІАЛІВ

Як правило, ви працюєте на когось, хто виплачує вам заробітну плату. Подібні відносини передбачають, що ви виявляєте щодо фірми, компанії, організації, де ви працюєте, або ж щодо людини, на яку ви працюєте, професійну лояльність.

Ви виявляєте свою лояльність до колег або начальства, коли підказуєте їм кроки, що можуть допомогти загальній справі (бізнесу) та принести вигоду; коли ви утримуєте їх від дій, які можуть нанести шкоду; коли захищаєте їх (цивілізованими засобами) від нападок та недоброзичливих заяв чи виступів.

Лояльність — риса, яка надзвичайно, високо цінується у діловому світі. Багато бізнесменів, які підбирають собі співробітників, визначають лояльність як єдину, найбільш важливу рису, необхідну для їх персоналу. Така висока оцінка лояльності зрозуміла, адже співробітники, які докладають зусиль для підтримки, розвитку та розширення бізнесу, для захисту його від конкурентів, — основа успіхів будь-якої компанії, фірми чи організації.

Виконуючи свої обов'язки, співробітники, як правило, стають обізнаними з інформацією, розкриття якої може нанести як матеріальні, так і моральні збитки іншим особам або ж їх компанії (фірмі, організації) в цілому.

Багато компаній усвідомлюють, що розкриття їхніми співробітниками інформації, якою вони володіють, може завдати шкоди як усій організації, так і окремим її представникам. Виходячи з цього, вони вносять до контрактів про найм на роботу відповідні положення щодо конфіденційності та нерозголошення інформації. Такі положення чітко визначають, що співробітник не має права ділитися з будь-ким інформацією, пов'язаною з діяльністю його компанії, заради вигоди та успіху іншої фірми. Ці пункти контракту — не проста формальність; вони надзвичайно важливі, тому що юридично окреслюють рамки вашої поведінки і визначають її після прийняття на роботу в конкретну організацію. Якщо ви підписали контракт, який містить положення щодо конфіденційності та нерозголошення інформації, майте його копію і обов'язково усвідомте, про що в ньому іде мова. У деяких фірмах відповідні питання просто обговорюються перед прийомом на роботу кожної конкретної особи.

У кожному бізнесі є закрита інформація: про окрему специфічну виконувану роботу; про патенти та укладені контракти; про продажі та прибутки; про виробництво та впровадження нової продукції. Цей список може бути безкінечним. Як можна уникнути розкриття конфіденційної бізнес-інформації?

Ваш безпосередній начальник проінформує вас (якщо має відповідне право) про наявну конфіденційну інформацію та правила стосовно роботи з такими матеріалами. Можливо очікувати від нього відповіді на такі запитання:

· Які документи є конфіденційними? Чи існують ступені конфіденційності? Якщо так, які вони?

· Чи ваш начальник і ви єдині, хто може користуватися конфіденційними матеріалами? Якщо ні, хто крім вас має право працювати з ними?

· Чи маєте ви право відкривати пакети, матеріали з написом "Конфіденційне"? Якщо ні, хто крім осіб, названих на пакеті, матеріалах, може це зробити?

· Чи повинні ви щоразу отримувати від вашого начальника дозвіл на роботу з конкретними конфіденційними матеріалами? Якщо ні, у яких випадках вам не потрібен такий дозвіл? Якщо так, яким може бути ваше рішення у разі відсутності начальника?

· Чи має хтось дозвіл на винесення, переміщення речей з кабінету вашого начальника? Хто ця/ці особи? Якщо такого права ніхто не має, як ви повинні реагувати на подібне прохання з боку інших?

Поставивши такі питання, ви тим самим продемонструєте вашому начальнику, що ви дійсно серйозно підходите до проблеми конфіденційності офісних матеріалів та документів і готові усіма можливими для вас засобами зберігати закритість відповідної інформації.

Якщо за характером роботи ви маєте справу з конфіденційними матеріалами, це, очевидно, передбачає ваше зобов'язання не розкривати їх зміст, а отже, навчитися тримати в таємниці певні секрети. Постійний доступ до конфіденційних матеріалів у свою чергу щоденно вимагає від вас бути надзвичайно уважним та обережним щодо своїх слів у присутності інших, а також бути готовим до того, що знайдуться бажаючі дістати від вас певну інформацію. Дуже серйозно і відповідально поставтеся до своїх обов'язків оберігати закритість відповідної бізнес-інформації, адже ваша робота, ваше майбутнє можуть залежати і, очевидно, залежатимуть від цього.

Більш впевнено відчувати себе у ситуаціях, пов'язаних з такою "інформаційною закритістю", вам допоможуть поради досвідчених бізнесменів:

· Завжди знайте, хто у вашій фірмі, офісі, компанії і т. ін. має право обговорювати питання конфіденційних офісних матеріалів та документів, і не звертайтеся з подібними проблемами ні до кого іншого.

· У будь-якій ситуації залишайтеся обережним та розсудливим.

· Якщо вам доводиться обговорювати в публічному місці (що надзвичайно небажано) робочі питання, особливо пов'язані з інформацією закритого характеру, говоріть тихо, щоб сторонні не змогли почути сказане.

· Якщо співробітник, який не має дозволу на роботу з конфіденційними матеріалами, хоче отримати їх від вас, не вагаючись відмовляйте, мотивуючи закритим характером документів.

· Ніколи не залишайте без догляду конфіденційні документи на вашому робочому столі.

· Не надавайте іншим змоги читати конфіденційні матеріали, які знаходяться на вашому робочому столі або на екрані комп'ютерного монітора. Завжди перегортайте документ написаним униз або ж закривайте його у шухляду/сейф, коли не працюєте з ним.

· Не діліться конфіденційною інформацією ні з ким із родичів, близьких чи знайомих, як би вам цього не хотілося.

Якщо ж ви все-таки вирішили розказати комусь про те, що пов'язане з вашою роботою і має закритий характер, заздалегідь попередьте цю особу про свій намір. Це надасть вашому співрозмовнику можливість зрозуміти, що, отримавши від вас відповідну інформацію, він у майбутньому може потрапити у складну, або ж невигідну для себе ситуацію.

У разі, коли ви опинилися у подібній ситуації і хтось має намір поділитися з вами конфіденційною інформацією, дайте зрозуміти співрозмовнику можливі наслідки його відвертості. Нехай він ще раз зважить усі "за" і "проти", оцінить, наскільки необхідно і варто розкрити закрите. Часом буває дуже складно, і навіть неможливо, сприйняти на основі конфіденційності інформацію, яка має важливе значення для вашого бізнесу. Про це необхідно одразу і недвозначно попередити співрозмовника для того, щоб у майбутньому, коли ви передасте почуте своїм партнерам, начальству і т. ін., не постало питання про вас як людину, якій не можна довіряти.

Ми усі інколи робимо випадкові помилки, передаючи без усякого наміру інформацію, яку ми отримали як конфіденційну (те, що називається "злетіло з язика"). Найкраще, що можна зробити у подібній ситуації, — вірити, що ця обмовка буде розцінена вашими колегами, начальством, партнерами саме так (як прикра помилка, а не застаріла звичка), і намагатися не допускати подібного у майбутньому.

Сучасні технології значно полегшують роботу і взаємні контакти бізнесменів. Водночас сучасні технології полегшують бажаючим можливість використати конфіденційну інформацію, якою володіє ваша фірма, компанія чи організація. Ось чому інформаційна безпека є невід'ємною складовою ділового етикету. Врешті-решт, що може бути більш неввічливим, ніж створення можливості для того, щоб конфіденційні матеріали вашої компанії попали в чужі руки?

Багато компаній мають конкретно визначені, чіткі правила збереження офісних матеріалів та їх безпеки. Якщо ви не знаєте, якою є політика вашої організації у цій сфері, запитайте у своїх колег, начальника. І ніколи-ніколи не залишайте комп'ютерні диски біля ксерокса чи у кімнаті/куточку відпочинку біля кавоварки!

Наведені додаткові зауваження допоможуть вам краще забезпечувати інформаційну безпеку вашого офісу, фірми чи компанії:

· Працюючи з представниками інших організацій, переконайтесь у тому, що обсяг інформації щодо діяльності вашої фірми, яку ви надаєте діловим партнерам, не перевищує необхідного для виконання певного конкретного завдання.

· Якщо ви використовуєте конфіденційні матеріали під час ділової зустрічі, не виймайте їх заздалегідь, зробіть це у необхідний момент. Після використання зразу ж заховайте документи у портфель чи складіть їх у файл.

· Закінчивши роботу і збираючись додому, заховайте та закрийте усю важливу документацію. Якщо ви належите до людей, у яких хочеш-не хочеш завжди "гори" паперів навкруги, переконайтесь, що "гори", які лишаються без догляду, не містять ніякої конфіденційної інформації, а всі документи надійно сховані.

· Перекладаючи будь-куди конфіденційні матеріали, складіть їх у конверт чи папку. Якщо ви виходите з такими документами зі свого кабінету чи індивідуального робочого місця, вони мають знаходитися у вашому закритому портфелі.

· Якщо за певних умов ви змушені відправити конфіденційні матеріали поштою, складіть їх у конверт з позначкою "Конфіденційно", а після того покладіть цей закритий спеціальною печаткою конверт у інший, який також має відповідну позначку. У такий спосіб ніхто не зможе зробити вигляд, що не бачив попередження.

· Ніколи не викидайте конфіденційні матеріали у смітник. Знищуйте їх.

Очевидно, що відповідні співробітники вашої фірми стежать за безпекою документів, які існують в електронному вигляді, встановлюючи спеціальні коди, шифри, паролі і т. ін. Знайте усі існуючі у вашому офісі подібні засоби, безпомилково і постійно використовуйте їх.

Назвемо кілька можливих способів захистити конфіденційну інформацію, працюючи на комп'ютері:

· Якщо ви залишаєте свій робочий стіл хоч на хвилину, увімкніть економічну заставку та заблокуйте комп'ютер паролем. Якщо ви не знаєте, як це зробити, запитайте у співробітника, який відповідає за питання такого роду.

· Роздруковуючи інформацію з комп'ютера на принтері, яким крім вас користуються інші співробітники, зразу ж виймайте надруковане.

· Зберігайте комп'ютерні диски з конфіденційними документами та програмами у закритих шухлядах або сейфах.

· Вимикайте ваш комп'ютер на ніч.

· Нікому не давайте свої комп'ютерні диски.

· Не відправляйте ніяких конфіденційних матеріалів електронною поштою, якщо тільки ви не впевнені на 100 відсотків, що ваша система безпечна.

· Взявши портативний комп'ютер у ділову поїздку, не залишайте його без догляду ні в приміщенні фірми, куди ви приїхали, ні в готельному номері.

ТЕМА 6. НОВИЙ ЕТИКЕТ ТЕХНІЧНОГО ОБЛАДНАННЯ ОФІСУ

Дуже часто офісна техніка допомагає у наших справах, не менш рідко та сама техніка забирає у нас значну кількість часу. Хто не був роздратований, отримавши абсолютно не терміновий і не потрібний телефонний дзвінок під час роботи над важливим проектом? Можливо, хтось в останню хвилину перед зустріччю збирався зробити 20 копій звіту, а в результаті опинився перед копіювальною машиною, у якій не було паперу і стояв непідходящий розмір.

Проблема, звичайно, полягає не у самій техніці, а в людях, які її використовують. Використання техніки, за допомогою якої ми можемо швидше й ефективніше співпрацювати з людьми, віддаленими від нас на значну відстань, не знімає необхідності бути ввічливими і поважливо ставитися до інших. Навпаки, саме нежива природа техніки посилює потребу у сердечних, людяних контактах. Як би нам не хотілося, зіткнувшись з грубістю та неповагою, звинуватити техніку, ми знаємо, що насправді відповідальною е людина.