Рівні стандартизації і структура тексту документа

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії.

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв’язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин і змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика тощо).

2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка тощо).

3. Документи з високим ступенем стандартизації, що мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, котрими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт тощо).

Бланки цих ділових паперів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки).

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації, послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.

Розповідь – спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій (напр.: автобіографія, протокол, характеристика).

Опис –це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (напр.: акт, наказ, розпорядження, постанова).

Міркування – це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причинно-наслідкових зв’язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв’язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (напр.: службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція).

Текст документа складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що призвів до написання ділового папера, викладається історія питання);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст ділового папера, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ, закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.