Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційна документація. Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності й призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм установ.

Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Формуляр-зразок— це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання , формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструктивної сітки та основні реквізити. Сукупність деяких реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги документа.

Робоча площа документа— це площа уніфікованої форми чи бланка документа, що використовується для заповнення основними реквізитами.

Береги документа— це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.

За державним стандартом установлено такі розміри берегів формуляра-зразка: лівого — 20 мм, правого — не менше 8мм, верхнього — не менше 10 мм, нижнього — не менше 8 мм. Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2,20 (емблема організації, позначка про контроль), а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений для збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставлення сторінок (вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв), нанесення реквізитів 1,4,5 (Державний Герб, код підприємства, код форми документа); нижній —для нанесення реквізитів 29,30,31 (позначка про виконання документа, відмітка про перенесення даних на машинний носій, позначка про надходження).

Бланк документа— це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією й місцем, залишеним для змінної.

Установлено 2 види бланків:

1) загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень тощо);

2) для службових листів.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів існує два варіанти розташування реквізитів:

· кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша;

· поздовжнє — постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша.

Кутове і поздовжнє, у свою чергу, може бути:

· флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

· центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

У разі виготовлення бланків для службових листів обов’язково наносять реквізити 1 – 3, 6 – 9, трафаретні частини реквізитів 11 – 13.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка треба продублювати цією мовою. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкуються постійні реквізити державною мовою, а нижче — іноземною. На бланках із поздовжнім розташуванням постійні реквізити друкуються ліворуч державною мовою, праворуч — іноземною.

У разі виготовлення загальних бланків обов’язкове нанесення реквізитів 1 – 3, 6 – 8, також можуть наноситись трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14.

На основі загального бланка можна виготовляти бланки для окремих видів документів (наказів, розпоряджень тощо), які доповнюють реквізитом 10 (друкують великими літерами).