Визначення оптимальної величини партії закупівлі матеріальних ресурсів

При формуванні величини запасів дуже важливо знайти “золоту середину” між двома крайнощами: запасів повинно бути не дуже багато, щоб не “зв’язувати” гроші, та не дуже мало, щоб уникнути високої ймовірності “порожніх складів”.

Нестача запасів виробничих ресурсів призводить до таких наслідків, як:

· порушення ритмічності виробництва;

· зменшення обсягу виробництва продукції;

· перевитрати матеріальних ресурсів із-за вимушених нераціональних їх замін;

· підвищення собівартості продукції;

· простоїв виробництва;

· зменшення кількості споживачів;

Наявність понаднормативних запасів матеріальних ресурсів на підприємстві призводить до:

· уповільнення обіговості оборотних засобів;

· відволікання з обігу матеріальних ресурсів;

· збільшення псування, неефективного використання ресурсів та втрат (крадіжок);

· збільшення складських витрат;

· зниження ліквідності активів.

Тому при розробці та реалізації планів матеріально-технічного забезпечення одночасно вирішується оптимізація виробничих запасів.

Оптимальний розмір партії ресурсів, які постачаються, а відповідно, оптимальна частота завезення матеріальних ресурсів залежить від таких факторів:

а) обсягу річної потреби в сировині і матеріалах;

б) витрат на замовлення;

в) витрат на зберігання матеріалів.

Виходячи з умови мінімуму загальних витрат, розраховують оптимальний (економічний) розмір замовлення (формула Уілсона):

де О_опт – оптимальний розмір замовлення матеріальних ресурсів, кг (шт., м² тощо);

С_зам^од – витрати на здійснення одного замовлення, грн./замовл.;

С_збер^од – тариф на зберігання одиниці запасу, грн./кг (шт., м²);

П – потреба в матеріальних ресурсах за певний період (місяць, рік), кг (шт., м² тощо).

Оптимальний (економічний) розмір замовлення – це така кількість матеріальних ресурсів, що закуповується одноразово у постачальника, при якій сума витрат на замовлення і зберігання матеріалів є мінімальною.

На практиці під час визначення економічного розміру замовлення доводиться враховувати більшу кількість факторів, ніж у заданій формулі. Серед таких факторів витрати на транспортування, які можуть зменшуватися на одиницю перевезеного вантажу із збільшенням обсягу замовлення; знижки з ціни матеріалів залежно від обсягу закупівлі, обсяг виробництва, можливість здійснення змішаних партій закупівель, обмеженість капіталу на створення запасів, використання власних транспортних засобів.

Питання для самоперевірки знань

1. Поясніть сутність запасів і виробничих запасів підприємства.

2. Поясніть мотиви створення запасів на підприємстві.

3. Які ви знаєте види виробничих запасів?

4. Який порядок нормування поточного, підготовчого та страхового запасів?

5. Назвіть показники рівня і оборотності виробничих запасів.

6. Поясніть економічний механізм прискорення оборотності виробничих запасів.

4. Як визначається оптимальна величина партії закупівлі матеріальних ресурсів?

Тема 4. Планування системи управління запасами

Оптимізація виробничих запасів безпосередньо пов’язана з управлінням виробничими запасами.

Для забезпечення безперебійності виробничого процесу та підвищення ефективності виробничої діяльності підприємство повинно не тільки своєчасно завозити матеріальні ресурси, але й контролювати їх кількість, якість, відповідність номенклатури. Забезпеченість підприємства виробничими запасами характеризується такими показниками:

1. Загальний фактичний обсяг запасу у натуральному виразі та в днях споживання.

2. Середній запас матеріальних ресурсів.

3. Співвідношення фактичного виробничого запасу до нормативного.

4. Рівень виробничого запасу.

Управління виробничими запасами на підприємстві передбачає виконання таких функцій:

· розробку норм запасів з усієї номенклатури необхідних ресурсів;

· правильне розміщення запасів на складах підприємства;

· організацію оперативного контролю за рівнем запасів та прийняття необхідних заходів для підтримання нормального їх стану;

· забезпечення кількісного та якісного збереження запасів матеріальних ресурсів.

Система управління виробничими запасами – сукупність правил і показників, які визначають момент часу й обсяг закупівлі матеріальних ресурсів для поповнення запасів.

В теорії управління запасами розроблені дві основні системи, які забезпечують безперервне і своєчасне поступлення матеріальних ресурсів на підприємство:

1. Система управління запасами з фіксованим розміром замовлення.

2. Система управління запасами з фіксованим інтервалом часу між замовленнями.

1. Система управління запасами з фіксованим розміром замовлення.В даній системі розмір замовлення є чітко зафіксованим і не змінюється ні при будь-яких відхиленнях у системі. Тому розмір замовлення – основне завдання при управлінні запасами. Цей розмір замовлення залежить від багатьох факторів (зручність транспортування, розміри складських приміщень, форма господарських зв’язків між постачальником і підприємством тощо), але він повинен бути оптимальним. Його визначають за формулою Уілсона:

Ця величина може бути відкоригована в сторону збільшення, щоб уникнути дефіциту матеріалів або заокруглена до цілого десятка, сотні залежно від виду матеріалу та умов поставки.

Для управління запасами в цій системі розраховуються такі параметри:

1. Гарантійний рівень запасу. Він дозволяє забезпечити потребу в матеріалах на час можливої відстрочки поставки. Під можливою відстрочкою поставки розуміється максимально можлива відстрочка (затримка). Розраховується як добуток середньоденного споживання матеріалів на величину можливої відстрочки в днях:

ГРЗ = М_дн х ВП,

де М_дн – середньоденне споживання матеріалів, нат. од.; ВП – відстрочка поставки, днів.

2. Пороговий рівень запасу. Визначає рівень запасу, при досягненні якого відбувається наступне замовлення. Визначається:

ПРЗ = ГРЗ + М_чп = ГРЗ + М_дн х ЧП,

де М_чп – споживання матеріалів за час поставки, нат. од.; ЧП – час поставки, днів.

3. Максимально бажаний рівень запасу. Використовується як орієнтир при розрахунку обсягу замовлення. В цій системі він розраховується як сума оптимальної величини замовлення і гарантійного рівня замовлення:

МБРЗ = О_опт + ГРЗ = О_опт + М_дн х ВП.

Дана система управління запасами використовується у таких випадках:

· великі втрати внаслідок відсутності запасу;

· високі витрати на зберігання запасів;

· висока вартість матеріалів, які замовляються;

· високий ступінь невизначеності попиту;

· наявність знижки з ціни залежно від кількості, яка замовляється;

· накладання постачальником обмеження на мінімальний розмір партії постачання.

В інших випадках не отримаємо економію на мінімізації витрат із зберігання матеріальних ресурсів.

2. Система управління запасами з фіксованим інтервалом між замовленнями.В цій системі замовлення проводяться в чітко визначені моменти часу, наприклад, 1 раз на місяць, 1 раз в тиждень, один раз в 14 днів. Інтервал часу між замовленнями визначають за допомогою оптимального розміру замовлення. Це дозволяє мінімізувати витрати на транспортування і зберігання матеріалів.

,

де І – інтервал часу між замовленнями, днів; Д – кількість робочих днів у році, днів; П – річна потреба в матеріалі, що замовляється, од.

Отриманий інтервал часу не може розглядатися як обов’язковий до виконання. Він може бути скоригований на основі експертних оцінок.

Для управління запасами в цій системі розраховуються максимально бажаний та гарантійний рівні запасу, значення яких аналогічне системі з фіксованим розміром запасу. Система передбачає розрахунок таких параметрів:

1. Розмір замовлення. Оскільки в цій системі момент замовлення визначений наперед і не змінюється, то постійно переглядається тільки розмір замовлення. Його розрахунок в цій системі проводиться за формулою:

О_з = МБРЗ – ПЗ + М_чп,

де МБРЗ – максимально бажаний рівень запасу; О_з – розмір замовлення, од.; ПЗ – поточний запас, який характеризує рівень запасу в будь-який момент розрахунку; М_чп – очікуване споживання за час поставки.

2. Гарантійний рівень запас. Розраховується аналогічно попередній системі:

ГРЗ = М_дн х ВП,

де ГРЗ – гарантійний рівень запасу, нат. од.; М_дн – середньоденне споживання матеріалів, нат од.; ВП – відстрочка поставки, днів; ВП – відстрочка поставки, днів.

3. Максимально бажаний рівень запасу визначається за формулою:

МБРЗ = ГРЗ + І х М_дн.

Дана система управління запасами застосовується в таких випадках:

· умови постачання дозволяють варіювати розмір замовлення;

· витрати на замовлення і доставку порівняно невеликі;

· втрати від можливого дефіциту порівняно невеликі.

Порівняння розглянутих систем управління запасами вказує на існування взаємних переваг і недоліків. Переваги системи з фіксованим розміром замовлення:

1. Менший рівень МБРЗ, ніж в системі з фіксованим інтервалом.

2. Економія витрат на зберігання запасів на складах за рахунок скорочення площ складів.

Недоліки системи з фіксованим рівнем замовлення:

1. Ведення постійного контролю наявності запасів на складах.

2. Обмежене застосування при нестабільному попиті та коливанні цін на матеріали.

На основі елементів двох розглянутих систем базуються додаткові системи управління запасами, а саме:

1) система із встановленою періодичністю поповнення запасу до постійного рівня. Застосовується при значних змінах у споживанні матеріалів. Базується на встановленій періодичності оформлення замовлення і відслідковування порогового рівня;

2) система „мінімум-максимум”. Застосовується при значних витратах на облік запасів та витрат на оформлення замовлення. Базується на встановленому мінімальному та максимальному рівнях запасів.

Крім перерахованих систем управління запасами, в практичній діяльності вітчизняних підприємств часто застосовується так звана система оперативного управління. Під час використання цієї системи через певні проміжки часу приймається оперативне рішення: „замовляти” чи „не замовляти”, якщо замовляти, то яку кількість одиниць товару.

Розглянемо порядок планування системи управління запасами. Планування проходить декілька етапів, серед яких можна виділити такі:

1. Підготовка даних для планування системи управління запасами. Проводиться на основі опитування спеціалістів-технологів споживача, а також спеціалістів постачальника. Дані збираються у вигляді таблиці, яка містить таку інформацію: найменування матеріалів, їх кількість, необхідна для виробництва за певний період (рік), ціна, інтервал часу між замовленнями, час поставки, можлива затримка у поставці, розмір замовлення – за параметрами прийнятого, бажаного, максимального, підприємство-постачальник.

2. Розраховується оптимальний розмір замовлення для всіх видів матеріалів.

3. Співставлення оптимального розміру замовлення з прийнятим та бажаним, які визначені на першому етапі. Даний етап необхідний для подальших розрахунків уточнення розміру замовлення у випадку значного перевищення оптимального розміру над прийнятим і бажаним.

4. Моделювання поведінки системи управління запасами з фіксованим розміром замовлення. Розраховуються всі параметри даної системи (гарантійний, пороговий, максимально бажаний рівні запасу). Далі будуються графіки руху запасів за всіма видами матеріалів і за всіма варіантами розміру замовлення (оптимального, прийнятого, бажаного) у різних випадках: при відсутності зривів у поставках, при наявності одного зриву у поставці, при наявності багаторазових зривів. На основі побудованих графіків визначають максимальну кількість зривів у поставках, максимальний терміну затримки поставки. На основі проведених розрахунків (за мінімальним значенням кількості зривів та максимального терміну зриву у постачанні) визначають розмір замовлення для кожного виду матеріалу. Результатом етапу є формування таблиці з переліком всіх необхідних матеріалів і вибраного розміру їх замовлення.

5. Моделювання поведінки системи з фіксованим інтервалом часу між замовленнями. Проводиться розрахунок всіх параметрів системи: розмір замовлення (береться з попереднього етапу), гарантійний рівень запасу, максимально бажаний рівень запасу. Далі розрахунок проводиться аналогічно четвертому етапу, але за параметрами даної системи.

6. Розробка системи управління запасами. Користуючись результатами проведеними на етапах 4-5, вибирають найбільш оптимальну систему запасу для кожного виду матеріалу. Якщо ці дві системи не задовольняють підприємство-споживача, то можна розробити похідні системи. Результатом даного етапу є таблиця з переліком всіх видів матеріалів і до кожного з них система, за якою вони будуть постачатися на підприємство.

7. Розробка інструкції за контролем стану системи управління запасами. Вона містить вказівки щодо визначення моменту замовлення і розміру замовлення для кожного випадку функціонування системи (без збоїв, з одноразовими і багаторазовими збоями).

Усі розглянуті вище системи управління запасами пов’язані з певним порядком контролю їх фактичного рівня на складах, що часто вимагає витрат фінансових, трудових та інформаційних ресурсів, особливо для багатономенклатурних запасів. Однак зазвичай із загального числа найменувань найбільша вартість запасу припадає на відносно невелику їх кількість. Дану залежність демонструє АВС-аналіз.

В основу аналізу АВС покладено припущення, що відносно невелика кількість видів матеріалів, що створюють запаси, складає велику частину загальної вартості матеріалів у запасах.

Стосовно управління виробничими запасами метод АВС – це спосіб нормування і контролю за станом запасів, який полягає в розбитті номенклатури на три нерівнопотужних підмножини А, В, С на основі деякого формального алгоритму.

Для проведення АВС-аналізу необхідно:

1. Встановити вартість кожного виду матеріалу (за закупівельними цінами).

2. Ранжувати матеріали за зменшенням їх вартості.

3. Знайти загальну вартість запасів.

4. Знайти питому вагу кожного матеріалу у загальній вартості запасів та їх кумулятивну суму.

5. Розбити матеріали на групи А, В, С залежно від їх питомої ваги в загальній вартості запасів.

Залежно від витрат виробничі запаси поділяються на три групи – А, В, С за їх питомою вагою в загальних витратах на придбання. Однак розподіл відбувається не обов’язково на три групи, число груп та їх межі вибирають довільно. Найбільш розповсюдженою є така класифікація:

Група „А”: найбільш дорогі та коштовні матеріали, на частку яких припадає 75-80% загальної вартості запасів, але вони складають лише 10-20% загальної кількості матеріалів, які знаходяться на зберіганні.

Група „В”: середні за вартістю матеріали. Їх частка в загальній вартості запасів складає приблизно 10-15%, але у кількісному відношенні ці запаси складають 30-40% матеріалів, які зберігаються.

Група ”С”: найдешевші. Вони становлять 5-10% від загальної вартості матеріалів і 40-50% від загального обсягу зберігання.

Аналіз АВС показує значення кожної групи товарів. Зазвичай на 20% всіх матеріалів, які знаходяться в запасах, припадає 80% всіх витрат. Виходячи з цього, для кожної з трьох груп товарів закладається різний ступінь деталізації під час планування та контролю.

Питання для самоперевірки знань

1. Які ви знаєте системи управління виробничими запасами? Поясність їх зміст та недоліки і переваги кожної.

2. Назвіть основні методи контролю запасів.