Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Ввод данных. В ячейки рабочих листов можно вводить числа, текст, даты, время или формулы.




В ячейки рабочих листов можно вводить числа, текст, даты, время или формулы.

Ввод данных в ячейку начинается с ее предварительного выделения. При внесении данных в ячейку Excel автоматически устанавливает формат. Это выполнятся по виду вводимой информации, однако программа не всегда производит установку так, как это необходимо пользователю. Для изменения формата предназначено окно Формат ячеек (на инструментальной ленте вкладка Главная → группа ЯчейкиФорматФормат ячеек), в котором на закладке Число следует подсказать Excel необходимый формат.

Для удобства пользователя и повышения эффективности работы в Excel предусмотрено несколько дополнительных способов ввода данных

Автозамена. Она позволяет одни символьные сочетания заменять другими в процессе ввода и используется для быстрого ввода определенных сочетаний символов. При проведении автозамены используется список автозамены, в котором указывается, какие сочетания символов на какие будут заменяться. Для реализации автозамены в меню кнопки Office следует выбрать Параметры ExcelПравописаниеПараметры автозамены. В открывшемся окне следует указать, что на что Excel должен автоматически заменять. Для внесения новой пары словосочетаний для автозамены необходимо нажать кнопку Добавить. В поля Заменять: и На: внести необходимые и нажать кнопку OK, после чего Excel будет самостоятельно проводить указанную замену в ячейках листа.

Автозавершение. Оно используется при последовательном заполнении столбца данными. В этом случае, если какой-то текст вводился в ячейки ранее, достаточно набрать несколько первых букв этого текста. После этого остальная часть будет автоматически внесена самой программой. Для пользователя предоставляется возможность его полностью оставить в ячейке, что следует зафиксировать с помощью клавиши Enter. Можно также текст скорректировать или полностью от него отказаться. Автозавершение не действует при вводе чисел, дат, времени и формул.

Выбор значений из сформированного списка. Это еще один ресурс ускорения ввода. Для каждого столбца Excel формирует список введенных ранее данных, который можно использовать для быстрого ввода информации. Чтобы воспользоваться способом выбора значений из списка, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в ячейке и в открывшемся меню выбрать команду Выбрать из раскрывающегося списка, теперь если указать одно из значений, то оно будет введено в список.

Можно установить проверку данных при вводе. В этом случае Excel будет самостоятельно проверять возможный выход вводимых данных из граничного интервала значений? Таким образом, программа не позволит ввести некорректные данные (числа, даты или значений времени). Для настройки проверки данных при вводе необходимо использовать вкладку Данные и далее Работа с даннымиПроверка данных. В результате на экране появляется окно Проверка водимых значений. На закладке Параметры в списке Тип данных следует выбрать необходимый тип. Кроме этого, требуется указать критерий и граничные значения. При необходимости можно воспользоваться закладкой Сообщение об ошибке и сформировать сообщение, которое будет выводиться в случае ошибочного ввода.

Стандартные последовательности. В некоторых случаях возникает необходимость ввести в соседние ячейки данные, представляющие собой некоторую закономерную последовательность. Последовательность может быть стандартной (изначально заложена в Excel) или же она может задаваться пользователем. Например, если в ячейки строки требуется ввести название месяцев с января по июнь (слева направо), то это можно сделать с помощью стандартной последовательности. Для этого следует:

1) в начальную ячейку ввести значение январь;

2) нажать на кнопку Ввод на панели формул или нажать Enter, а затем вернуться на ячейку, где введено значение январь;

3) установить курсор мыши на маркер автозаполнения, находящийся в правом нижнем углу выделения, в результате указатель мыши превращается в черный крест;

4) растянуть выделение автозаполнения вправо на 5 ячеек и отпустить клавишу мыши.

Остающееся после отпускания клавиши мыши выделение можно таким же приемом сократить (влево) или расширить (вправо). По умолчанию формат первой ячейки применяется ко всем заполняемым ячейкам, то есть они имеют такое же оформление. После выполнения автозаполнения рядом с заполненными ячейками появляется кнопка. Если навести курсор мыши на эту кнопку и щелкнуть по ней, раскроется меню автозаполнения (Рисунок 1), которое предоставляет дополнительные возможности по управлению автозаполнением.

Рисунок 1 Автозаполнение последовательностью

Аналогично можно заполнить требуемое количество ячеек, растягивая выделение вниз. Если растягивать выделение влево или вверх, то тоже произойдет заполнение месяцами, но в обратном порядке, то есть январь, декабрь, ноябрь и т.д. По диагонали автозаполнение не выполняется. Начальным может быть любое значение последовательности.

В качестве начальных значений последовательности может использоваться не только название месяца, но дата, время, лень недели, год и т.д. (Таблица 1).

Таблица 1 Примеры последовательностей автозамены

Начальное значение Последовательность
июнь июль, август, сентябрь, …
вторник среда, четверг, пятница, …
03.03.2010 04.03.2010, 05.03.2010, 06.3.2010, …
3.мар 4.мар, 5.мар, 6.мар, …
мар.10 апр.10, май.10, июн.10, …
12:00 13:00, 14:00, 15:00, …
12:30 13:30, 14:30, 15:30, …

В приведенных последовательностях шаг изменения равен единице (одному дню, месяцу, часу). Чтобы создать последовательность с другим законом изменения элементов, например, с шагом два, необходимо:

1) в соседние ячейки ввести два значения образца с требуемым шагом;

2) обычным способом выделить эти ячейки;

3) растянуть выделение автозаполнения до требуемого размера.

В результате, если, например, ввести значения 00:00 и 02:00, то продолжением последовательности будут значения 04:00, 06:00, 08:00 и т.д.

Последовательности пользователя. Стандартные последовательности являются встроенными в Excel, однако можно создавать собственные последовательности, состоящие из любых текстовых или числовых значений. В дальнейшем после ввода одного из этих значений, например, первого, можно будет быстро ввести в соседние ячейки другие значения этой последовательности. Такой последовательностью может быть набор названий организаций, наименований товара и т.п. Для создания новой последовательности необходимо:

1) нажать кнопку Office и вызвать диалоговое окно Параметры Excel, нажав на одноименную кнопку в раскрывшемся меню;

2) в окне Параметры Excel перейти на вкладку Основные т нажать кнопку Изменить списки, в результате на экране появится диалоговое окно Списки (Рисунок 2);

Рисунок 2 Окно Списки

3) выделить с поле Списки значение Новый список;

4) в поле ввода Элементы списка клавиатурой набрать значения последовательности (по одному в строке);

5) нажать кнопку Добавить, а затем кнопку OK.

Применение последовательностей пользователя аналогично применению стандартных последовательностей.

Созданную последовательность можно редактировать. Для этого в поле Списки необходимо выделить изменяемую последовательность, отредактировать список в поле Элементы списка и нажать кнопку OK. Для удаления последовательности необходимо в поле Списки выделить удаляемую последовательность, нажать кнопку Удалить, а затем кнопку OK. Стандартные последовательности удалить и изменить нельзя.

Прогрессии. В Excel можно вводить в ячейки не только текстовые, но и числовые последовательности. Например, если записать в соседние ячейки числа 2 и 3, выделить их обычным способом, а затем выполнить автозаполнение (как описано выше - перетаскиванием маркера автозаполнения), то в ячейках появятся значения 4, 5, 6 и т.д. . Аналогично, продолжением ряда 300, 600 будут числа 700, 900, 1100, … . Эти последовательности представляют собой арифметические прогрессии с заданным шагом (в первом случае шаг равен 1, во втором – 200).

В том случае, когда требуется заполнить ячейки числами геометрической прогрессии, необходимо:

1) ввести в одну ячеек начальное значение прогрессии;

2) вниз или вправо выделить ячейки, которые необходимо заполнить;

3) на вкладке Главная инструментальной ленты выбрать РедактированиеЗаполнитьПрогрессия;

4) в появившемся диалоговом окне Прогрессия (Рисунок 3) в группе Тип выбрать переключатель геометрическая, в поле Шаг набрать шаг прогрессии (не равный единице) и нажать кнопку OK.

Рисунок 3 Окно Прогрессия

Если в поле Предельное значение диалогового окна Прогрессия ввести какое-либо число, то значения прогрессии не превысят заданной величины.

Арифметическая прогрессия описывается соотношением a (i) = a (i – 1 ) + h, а геометрическая прогрессия – соотношением a (i) = a (i – 1) · h, где a (i) – очередное значение прогрессии , a (i – 1) – предыдущее значение, а h – шаг прогрессии.

В диалоговом окне Прогрессия можно также задать арифметическую прогрессию, последовательности дат, дней и др., которые, однако, удобнее создавать автозаполнением с помощью мыши.

Дублирование данных. Автозаполнение может быть использовано для дублирования данных, то есть для ввода одного и того же текста или числового значения в несколько ячеек одновременно. Для этого следует:

1) ввести в одну ячейку требуемое значение;

2) установить курсор мыши на маркер заполнения;

3) растянуть выделение автозаполнения до требуемого размера и отпустить клавишу мыши.

Дополнительные возможности автозаполнения. Если растягивание автозаполнения выполнить правой кнопкой мыши, то появится меню, в котором перечислены следующие команды (Рисунок 4):

- Копировать ячейки – дублирование данных ячейки;

- Заполнить – ввод значений последовательности с изменением формата (значение по умолчанию);

- Заполнить только форматы – заполнение только формата, без изменения значений, то есть, по сути, копирование формата начальной ячейки;

- Заполнить только значения – заполнение только значений, без изменения формата;

- Линейное приближение – линейная аппроксимация данных;

- Экспоненциальное приближение – экспоненциальная аппроксимация данных;

- Прогрессия … -- вызов окна Прогрессия

Рисунок 4 Дублирование данных

Создание примечаний. В любой ячейке рабочего листа можно создать примечание, например, для пояснения содержимого ячейки. Для этого щелкнуть на этой ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Вставить примечание. На экране появится текстовая область желтого цвета, в которую следует ввести текст примечания и щелкнуть на какой-либо другой ячейке рабочего листа. В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится небольшой треугольник красного цвета. Чтобы прочитать содержимое примечания, достаточно поместить указатель мыши над соответствующей ячейкой. Для изменения или удаления примечания следует щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Изменить примечание или Удалить примечание.

 

 


Поделиться:

Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 83; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.013 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты