Организация документов в пределах архивного фонда

В пределах архивного фонда учётно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учёт, поиск и использование.

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственный архив. В государственном архиве систематизация производится при составлении и переработке описей.

Схема организации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), отражённые в документах фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учётом следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учётом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

- номинального (по делопроизводственной форме – родам единиц хранения, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

- географического (в соответствии с определёнными территориями, населёнными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

- авторского (по названиям организации или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Схемы систематизации единиц хранения фондов личного происхождения определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объёмом документов фонда.

Рекомендуется следующая примерная схема:

- творческие документы (рукописи литературных произведений, статей и исследований, автобиографии, воспоминания, дневники, переводы, выписки, черновые записи, рисунки);

- письма фондообразователя (по адресатам или тематическому признаку);

- письма фондообразователю;

- документы к биографии фондообразователя (личные документы, материалы служебной и общественной деятельности, о присвоении почётных званий);

- документы имущественно-хозяйственного и бытового характера (документы о покупке имущества, договоры, записи расходов);

- документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;

- коллекции.

В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства.

В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причём документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, вошедшие в объединённый архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединённый архивный фонд, выбор схемы систематизации определяется характером деятельности конкретной организации, составом и объёмом её документов. Для фондов однотипных организаций используется одинаковая схема систематизации.

Систематизация документов коллекции определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида возможна группировка по авторскому признаку с расположением единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объёма и состава.

Машиночитаемые (электронные) документы систематизируются по видам носителей информации:

- магнитные ленты;

- лазерные и жёсткие диски;

- компакт-диски;

- дискеты.

Внутри видов систематизация идёт по форматам представления информации, и далее – по характеру зафиксированной информации.

Группы документов следует располагать от общего к частному, от высшего к низшему, с учётом существующих порядков расположения объектов:

- систематического (по значимости);

- хронологического;

- алфавитного.

При расположении дел в систематическом порядке они могут следовать по значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм.

Вопросы для самоконтроля

1 Признаки единиц архивного фонда.

2 Особенности систематизации фондов личного происхождения.

3 Систематизация электронных документов.

4 Порядок расположения групп документов в пределах фонда.