Подготовка и порядок передачи документов в архив

Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия еди­ницы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, еди­ниц хранения, поскольку каждый том составляет обособ­ленную единицу хранения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответст­вии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

- дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

- в дела помещаются только исполненные документы в соответст­вии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дела не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, дублетные экземпляры документов, черновики;

- документы в деле располагаются по их хронологии;

- дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;

- приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

- каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

- документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований:

- подшивка или переплет дела;

- нумерация листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление внутренней описи документов;

- внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

- дела подшиваются в твердую картонную обложку или перепле­таются, при этом из них изымаются все металлические скреп­ления;

- особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

- в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

- нумерация листов дела производится черным карандашом в пра­вом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

- листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотогра­фии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представ­ляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обо­ротной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

- подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, снача­ла конверт, затем вложения;

- при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;

- помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответст­вующие акты;

- внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержа­ния документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

- наименование организации и ее подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела по описи;

- заголовок дела;

- аннотация (при особо ценных документах);

- дата дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела;

- наличие места для нанесения архивных атрибутов.

Передача дел в архив производится при полной архивной обра­ботке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

- передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра­нения и личного состава;

- передача производится через год после завершения дел делопроизводством;

- прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

- при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;

- при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;

- передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о на­личии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

- по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпля­ры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:

- передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;

- документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из кото­рых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

- документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;

- при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;

- прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;

- в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;

- при первом приеме документов организации в архив вместе с ни­ми передается историческая справка организации;

- документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;

- документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:

- утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;

- проверка состояния дел в организации представителем госархива;

- передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппа­рат к передаваемым документам и еще два экземпляра их опи­си, один экземпляр остается в организации;

- факт передачи документов в госархив фиксируется актом прие­ма-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.

Вопросы для самоконтроля

1 Порядок формирования дела для передачи на архивное хранение.

2 Этапы работы при передаче дел на постоянное хранение.