Методические указания. Архивные справочники могут вестись в архиве в автоматизированном режиме Этот режим обеспечивает возможности оперативного и многоаспектного поиска и

Архивные справочники могут вестись в архиве в автоматизированном режиме Этот режим обеспечивает возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации (в том числе в режиме удаленного доступа).

Одной из черт архивно-информационного пространства должна являться его принципиальная открытость для пользователей и та ведущая роль, которая отводится в формировании этой открытости архивистам.

Определены практические действия по организации использования документов в условиях формирования архивно-информационного пространства:

1 Непременным условием его функционирования должна явиться правовая и нормативная база, начиная от закрепления в законодательной форме понятий «безопасность государства», «тайна личности» в преломлении к архивным документам, и кончая порядком выдачи лицензий на использование архивных документов, защитой прав государства на свою архивную интеллектуальную собственность.

2 В архивно-информационное пространство должны быть вовлечены новые документальные комплексы как высшего, так и низшего уровней, причём не только российских, но и зарубежных архивов. Только это даст возможность создать предпосылки для всесторонних ответов на вопросы о прошлом.

3 Очевидно, что освоение нового архивно-информационного пространства России – дело не одного поколения исследователей. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества учёных – в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере.

4 Такое освоение не мыслимо без программного подхода, ясного представления этапов разработки, форм взаимодействия, обмена информацией, использования современных технологий. Сегодня представляется наиболее оптимальным распространение описей, создание на их основе баз данных, маркетинговые операции по определению спроса на тот или иной тематический, видовой, хронологический комплексы архивных материалов, их тиражирование различными способами.

5 Установление исторической истины имеет сугубо практический и нравственный аспекты, когда речь идёт о запросах социально-правового характера, связанных с политической реабилитацией граждан.

6 В условиях развития современных архивных технологий важно переломить стереотипы типа, вида, форм публикаций. Классические издания, безусловно, сохраняют свою значимость, но придётся использовать и другое – микрофильмирование, создание баз и банков данных, их подключение к информационным системам других стран.

Электронные архивы, хранящие машиночитаемые документы, находятся в стадии становления. Их появление связано со все­общей компьютеризацией делопроизводства. В 1993 году на базе архива кинофотофонодокументов Москвы был создан Центральный архив документов на специальных носителях.

Электронный документ — документ, в котором информация пред­ставлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, не­обходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фами­лия лица, подписавшего документ, электронная цифровая под­пись).

Все работы в электронном архиве соответствуют работам в ар­хивах традиционных документов. Специфика работ определя­ется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного центра­лизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в соче­тании с максимально удобным и простым доступом как с ло­кальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.

Основными архивными технологиями хранения электронных документовявляются:

- системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);

- ведение подробного протокола доступа к документам;

- хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки);

- сохранение форматов вывода (печати) всех созданных доку­ментов;

- обязательное описание документа в архивной базе данных;

- полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);

- связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);

- универсальный формат представления электронных документов.

Основные направления совершенствования электронных архивов:

- разработка принципов хранения информации;

- защита информации;

- активизация вторичного использования информации;

- стандартизация критериев описания данных;

- оценка стоимости создания и архивирования документов;

- регулирование отношений между архивом и создателем доку­ментов;

- реализация информационных услуг и исследовательских про­ектов.

В электронном архиве должны обеспечиваться:

- защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

- возможность предоставления пользователям доступа к доку­ментам;

- возможность подтверждения подлинности документов;

- возможность предоставления документов в виде бумажной копии.

Вопросы для самоконтроля

1 Практические действия по организации использования документов в условиях формирования информационного пространства.

2 Понятие электронный документ.

3 Архивные технологии хранения электронных документов.

4 Направления совершенствования электронных архивов.