Документальное оформление движения основных средств

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учетной документации.

Операциями по поступлению основных средств являются:

§ ввод их в действие в результате осуществления капитальных вложений,

§ безвозмездное поступление основных средств,

§ аренда,

§ лизинг,

§ оприходование неучтенных ранее основных средств,

§ выявленных при инвентаризации,

§ внутреннее перемещение.

Предприятия могут использовать первичные документы, которые не имеют утвержденную форму, но они должны содержать обязательные для бухгалтерских документов реквизиты:

§ карточка учета движения основных средств;

§ накладная на внутреннее перемещение основных средств,

Главные документы по учету основных средств, формам которых присвоены специальные номера, являются наиболее значимыми. Они требуют повышенного внимания и подписываются чаще всего специальной комиссией, главным бухгалтером и утверждаются руководителей предприятия.

1. Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1) используется при оформлении ввода отдельного объекта основных средств в эксплуатацию, независимо от способа его поступления на предприятие. Он применяется также для оформления внутреннего перемещения объекта из подразделения в подразделение и для оформления исключения объекта из состава основных средств при его продаже или передаче другому предприятию.

Во всех случаях (кроме внутреннего перемещения объекта) акт подписывается членами специальной комиссии, главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

При оформлении приемки объекта акт составляется в одном экземпляре и затем вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию.

Выбытие основных средств оформляется аналогичным актом (накладной) с отражением в инвентарной карточке учета основных средств.

Для внутреннего перемещения достаточно подписей руководителей заинтересованных структурных подразделений.

При оформлении внутреннего перемещения объектов акт выписывается в двух экземплярах: первый - с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию; второй - структурному подразделению-сдатчику;

2. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма N ОС-3) используется для отражения факта ввода в эксплуатацию объекта основных средств после его ремонта, реконструкции и модернизации.

Акт подписывается ответственным за приемку работником структурного подразделения, в котором эксплуатируется данный объект, и руководителем этого подразделения, а также представителем подразделения или организации, ответственной за ремонт и доработку объекта. Затем акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

При выполнении работ сторонней организацией акт составляется в двух экземплярах: первый - остается в организации; второй - передается производителю работ. Оформленные акты сдаются в бухгалтерию, а в технический паспорт объекта вносятся необходимые изменения в части характеристики объекта.

3. Акт на списание основных средств (форма N ОС-4) используется при полном или частичном списании объекта основных средств (кроме автотранспорта). Он подписывается членами комиссии по списанию, главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В акте особое место отводится следующим разделам: "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания" и "Содержание драгоценных материалов (металлов, камней)".

Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материалов, запасных частей после разборки (демонтажа) объекта.

4. Акт на списание автотранспортных средств (форма N ОС-4а) используется для оформления списания легковых и грузовых автомобилей, а также автомобильных прицепов и полуприцепов. Он подписывается членами комиссии по списанию, главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Предварительно объект должен быть снят с учета в ГИБДД, о чем должна быть сделана отметка в акте. В акте особое место отводится следующим разделам: "Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания" и "Подлежат оприходованию следующие основные детали и узлы".

Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с документом, подтверждающим снятие объекта с учета в автоинспекции, передается в бухгалтерию; второй - остается у ма­териально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей, оставшихся после списания;

5. Инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6) используется для учета всех видов основных средств, как по отдельным объектам, так и по отдельным группам однотипных объектов. В ней отражается весь жизненный цикл объекта (группы объектов): поступление, амортизация (износ), перемещения, дооборудования, реконструкции, ремонты и списание. В разделе "Краткая индивидуальная характеристика объекта" карточки содержатся главные количественные и качественные технические показатели основного средства (или группы средств). Инвентарную карточку подписывает бухгалтер, отвечающий за участок учета основных средств, и утверждает либо главный бухгалтер, либо его заместитель.

Заполняется в одном экземпляре на основании первич­ных документов на поступление, выбытие, ремонт, дооборудование основных средств. При значительном изменении качествен­ных и количественных показателей в характеристике объекта (до­стройка, дооборудование и т. п.) может быть открыта новая кар­точка, а старая сохраняется как справочный документ;

6. Акт о приемке оборудования (форма N ОС-14) используется для оформления приемки оборудования, поступившего от поставщика на условиях "франко-станция назначения" на автомобильной, железнодорожной станции или в порту. Он подписывается представителями трех сторон: заказчика, поставщика и третьей стороны (отправителя, перевозчика, органа МВД и др.). Кроме того, он подписывается кладовщиком предприятия-заказчика и утверждается его руководителем. На основании этого документа может быть составлен коммерческий акт, в котором предъявляются претензии поставщику, отправителю или перевозчику. Отметка о таком составлении должна присутствовать в акте приемки оборудования. Акт составляется в двух.

7. Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма N ОС-15) используется при передаче заказчиком оборудования на монтаж представителю монтажной организации. Он подписывается представителем предприятия-заказчика и представителем монтажной организации, а также материально-ответственным лицом монтажной организации, принявшим оборудование на хранение. Акт утверждается руководителем предприятия-заказчика, выписывается в двух экземплярах для передающей и принима­ющей стороны;

8. Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16) используется для предъявления заказчиком претензий предприятию-изготовителю оборудования, которое монтируется для него подрядной организацией. Он подписывается представителями трех сторон: заказчика, подрядчика и изготовителя. Утверждается руководителем предприятия-заказчика.

9. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма М-35) используется для оформления поступления материальных ценностей, извлеченных при списании основного средства, и пригодных к дальнейшему использованию. В нем отражаются материальные ценности, подлежащие оприходованию на баланс заказчика проведения демонтажа, и материальные ценности, передаваемые подрядчику для производства работ. Акт подписывается комиссиями со стороны заказчика и подрядчика, а затем утверждается руководителем предприятия-заказчика.