Коммуникации в управлении предприятием. Виды коммуникаций. Коммуникационный процесс. Коммуникационная сеть.

Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis", означающего "общее". Передающий информацию пытается установить "общность" с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Классификация коммуникаций:

- внешние. Предприятия пользуются разнообразными средствами для коммуникации с внешним окружением. С имеющимися и потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» предприятия на местном, общенациональном или международном уровне. Предприятия поддерживают связи с органами государственного управления и регулирования. В своих планах и отчетах они сообщают информацию по различным вопросам производственно-хозяйственной, финансовой, маркетинговой и другой деятельности. Предприятия, где есть профсоюз, должны поддерживать связи с законными представителями лиц, работающих по найму;

- внутренние. Обмен информацией внутри предприятия обычно осуществляется людьми, которые разговаривают в процессе личного общения или в группах на собраниях, ведут переговоры по телефону, читают и составляют записки, письма, отчеты и т.д.;

- вертикальные. Информация перемещается внутри предприятия с уровня на уровень по нисходящей (с высших уровней на низшие) или по восходящей;

- горизонтальные. Обмен информацией между подразделениями нужен для координации действий и задач;

- коммуникации руководитель-подчиненный, руководитель-группа. Это обмен информацией по вертикали;

- межличностные коммуникации;

- неформальные коммуникации. Это каналы распространения слухов.

Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Это обеспечивает коммуникационный процесс - обмен информацией между двумя или более людьми. Основная его цель - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. В коммуникационном процессе выделяют четыре базовых элемента:

- отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

- сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;

- канал - средство передачи информации;

- получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Коммуникационный процесс включает следующие этапы:

- зарождение идеи. Отправитель здесь решает, что именно он хочет сделать предметом обмена информацией;

- кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее. Для этого используются различные символы (цифры, буквы, слова, звуки, рисунки, жесты и т.д.). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Необходимо также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Общеизвестными каналами являются средства передачи речи и письменных материалов, электронные средства связи, компьютерные сети, электронная почта, видеоленты и видеоконференции;

- передача. Здесь речь идет о физической передаче сообщения, что зачастую по ошибке принимается за сам процесс коммуникации;

- декодирование. Это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировал свою идею.

Обмен информацией следует считать эффективным в том случае, когда получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя те действия, которые ждал от него отправитель. Отслеживание понимании идеи осуществляется посредством обратной связи. При обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями.

На эффективность обмена информацией влияет шум, то есть то, что искажает смысл. Источники шума создают преграды на пути обмена информацией и могут быть связаны как с языком при вербальном или невербальном оформлении информации, так и с различиями в восприятии, из-за которых может изменяться смысл при кодировании и декодировании.

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. В коммуникационной сети присутствуют вертикальные, горизонтальные, диагональные связи, соответствующие организационной структуре управления.

Организация и предпринимательство. Организация как объект предпринимательства. Среда, окружающая организацию. Функции менеджмента ворганизации. Участники деятельности организации и их интересы.

Под объектом предпринимательства понимают организацию, т.е. хозяйственную единицу, в которой планомерно комбинируются факторы производства, чтобы путем изготовления и реализации продукции и услуг обеспечить достижение целей этой хозяйственной единицы и ее собственника.

Организация действует в окружающей его среде, которая представляет собой рынок приобретения факторов производства от поставщиков, рынок сбыта продукции клиентам, связи с окружающей социально-экономической системой (правовой, экономической и административной), связи с конкурирующими предприятиями. Предметом таких связей являются информация, финансы, товары и услуги.

Жизненный цикл организации (обычно выделяют три стадии):

- создание. Здесь решаются задачи соединения всех факторов производства в единый организм. При этом определяется миссия и формулируется цель, решаются вопросы о правовой форме и месторасположении предприятия, устанавливаются связи с другими участниками его деятельности;

- развитие организации. Здесь происходит реализация поставленных целей;

- закрытие, т.е. ликвидация или банкротство организации. Здесь имеет место переход от настоящего состояния производства к его будущему состоянию.

Ежедневные процессы в деятельности организации можно подразделить на инновационные, маркетинговые, финансовые, производственные, кадровые, материально-технического снабжения и другие процессы регулируются действиями ведущего звена организации менеджментом. Основные функции менеджмента в организации: инновации, постановка целей, планирование, принятие решений, организация, координация, мотивация, контроль, разрешение конфликтов, представительство.

Участники деятельности организации и их интересы могут быть описаны следующим образом:

- собственники капитала, т.е. собственники организации. Они заинтересованы в умножении вложенного капитала;

- менеджеры организации как самостоятельная группа наемных управляющих. Они заинтересованы в удовлетворении интересов долевых участников и своих собственных;

- коллектив - это сотрудники организации, заинтересованные в хорошей зарплате, условиях работы, социальных гарантиях, престиже своей организации, реализации своих способностей и личном признании;

- вкладчики капитала со стороны, в частности, банк, дающий кредит и под возможно более высокий процент;

- поставщики, например, сырья. Они заинтересованы, в первую очередь, в длительных связях;

- клиенты - потребители, желающие получить нужную им продукцию высокого качества, но по низким ценам и с хорошим сопровождением;

- государство, которое заботится о конкурентоспособных организациях, о благополучии населения, о стабильности цен и социальном мире, но в то же время оно смотрит на организациюи как источник налогов;

- общественность, т.е. средства информации, партии, церкви, союзы и общественные объединения. Для общественности особое значение имеет сохранение здоровья населения и экологической среды.