Обязательные реквизиты первичных документов и требования, предъявляемые к ним

В п. 2.4 Положения № 88 определено, что первичные документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1. Название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ (сюда же обычно относится идентификационный код предприятия по ЕГРПОУ);

2. Название документа (формы) (например, приходный кассовый ордер, расчетно–платежная ведомость и др.);

3. Код формы, дата и место составления (в качестве места составления обычно указывается название города или другого населенного пункта, в котором находится предприятие);

4. Содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и стоимостном выражении (не все документы могут иметь и натуральное и стоимостное выражение; например, такие документы, как кассовые ордера, банковские документы–выписки, мемориальные ордера, акты выполненных работ и др. имеют только стоимостное выражение, а такие, как лимитно–заборные карты имеют только натуральное выражение);

5. Должности, фамилии, подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции, и составление первичного документа (в качестве лиц, ответственных за разрешение и осуществление операции, как правило, выступают руководитель предприятия или уполномоченные им лица, а в качестве лиц, ответственных за составление первичных документов, – кассиры, заведующие складами, кладовщики, другие материально ответственные лица).

Перечень обязательных реквизитов, наличие которых необходимо на каждом первичном документе, регламентируется также Законом о бухучете. Эти реквизиты соответствуют перечисленным в Положении № 88 и отличаются только отсутствием в них кода формы как обязательного реквизита. Таким образом, руководствуясь верховенством Закона можно сказать, что наличие в первичном документе таких реквизитов, как форма и код формы, не является обязательным. Кроме основных реквизитов первичные документы могут содержать и дополнительные: номер документа, банковские реквизиты, адрес, телефон, индивидуальный налоговый номер предприятия и др.

Каждому документу присуще свое название и код бланка (называемый в основном «форма №….»), которые утверждаются приказами Государственного комитета статистики Украины, Минфином, ГНАУ и т. д. В номере документа, как правило, используются первые буквы, обозначающие сокращенное название или активы, с которыми производится определенная хозяйственная операция, или название самой операции, или сокращенное название самого первичного документа.

Например, буквы ОС в названии первичного документа «Ф. №ОС–3 Акт на списание основных средств» означают, что этот документ подтверждает определенную операцию с основными средствами – в данном случае их списание, аналогично, буква М в «Ф. №М–4 Приходной ордер» означает, что операция происходит с материальными ценностями, а применительно к этому документу – их оприходованием. Буква П в «Ф. №П–49 Расчетно–платежная ведомость» означает, что данный документ удостоверяет определенную операцию, связанную с персоналом предприятия, в данном случае – с выплатой ему заработной платы. Буквы КО в первичном документе «Ф. №КО–1 Приходный кассовый ордер» означают название самого документа. Некоторые документы в своем названии не имеют сокращений, а только код, например, код «0401002» означает «Платежное поручение". Но некоторые документы могут и не иметь определенной утвержденной формы (кода бланка), например, акты выполненных работ, предоставленных услуг, отчет комиссионера и др. Но такие документы в обязательном порядке должны содержать обязательные реквизиты.