Описание и анализ экономической задачи, построение информационно-логической модели предметной области

Навчальний посібник

Видання друкується в авторській редакції

Відповідальний редактор: Біла К.О.

Технічний редактор: Капуш О.Є.

Комп’ютерна верстка: Щипанова О. В.

Підписано до друку ___________. Формат 60×84 1/16. Замовл. № __________

Спосіб друку – різограф. Ум.др.арк. ____. Ум.вид. арк. ____Тираж 100 пр.

Видавець та виготовлювая СПД Біла К.О.

Свідоцтво про внесення до Державного реєстру ДК № 3618 від 6.11.09 р.

Надруковано на поліграфіній базі видавця Білої К.О.

Україна, 49087, м. Дніпорпетровськ, п/в 87, а/с 4402

Тел. +38 (067) 972-90-71

www.confcontact.com

e-mail: conf@confcontact.com

Основные понятия системы управления базами данных Microsoft Access

Система управления базами данных (СУБД) является универсальным программным средством, предназначенным для создания и ведения (обслуживания) баз данных (БД) на внешних запоминающих устройствах, а также доступа к данным и их обработки.

СУБД обеспечивает многоцелевой характер использования базы данных, защиту и восстановление данных. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов высокого уровня делает СУБД Access удобным средством для конечного пользователя.

База данных – это совокупность данных, организованных на машинном носителе средствами СУБД. В базе данных обеспечивается интеграция логически связанных данных, отражающих конкретную предметную область, при минимальном дублировании хранимых данных.

База данных организуется в соответствии с определенной моделью данных. В СУБД Access поддерживается реляционная модель данных.

Реляционная база данных - представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одном объекте (процессе, событии, явлении) предметной области.

Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Структура таблицы определяется составом и последовательностью полей.

Поле – столбец в таблице, содержит один определенный тип информации, отражающий одну характеристику объекта предметной области.

Запись – аналог строки в таблице, содержащей информацию об определенном экземпляре объекта предметной области.

Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран.

Ключевое поле – значения этого поля служат для однозначного определения записи в таблице.

Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.

Схема данных – наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность базы данных.

Связи между таблицами в реляционной базе данных могут быть типа: один – к – одному (1:1) или один – ко – многим (1:М).

Таблица со стороны связи «один» называется главной таблицей, а со стороны связи «много» – подчиненной таблицей. Целостность данных – это набор правил, которые защищают нашу информацию от случайных изменений или удалений с помощью механизма, поддерживающего корректность связей между связанными таблицами.

Объекты базы данных – к ним относятся таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Все объекты одной базы данных размещаются в одном файле на диске.

Запрос – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенных пользователем критериев. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.

В Access существует несколько типов запросов. Запрос может формироваться с помощью «запросов по образцу» и с помощью языка структурированных запросов.

Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.

Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.

Макрос – макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций.

Модуль – совокупность описаний, инструкций и процедур, сохраненная под общим именем.

Пользователь осуществляет работу с объектами базы данных, используя команды меню и кнопки панелей инструментов.

СУБД Access имеет развитые диалоговые средства для решения конкретных задач конечного пользователя.

С этими инструментами вы познакомитесь подробно при поэтапном выполнении заданий методических указаний. Здесь дадим понятие двум важнейшим из них.

Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта – бланк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.

Мастер – программа, нацеленная на решение определенной узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения.

Для удобства работы Мастера состоят из нескольких этапов или шагов. Пользователь при необходимости может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный.

Цель работы – достаточно глубоко ознакомиться с технологией работы пользователя с базами данных в среде СУБД Access.

При этом вы приобретете навыки по:

q созданию и использованию различных объектов базы данных (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов);

q применению данного пакета для решения практических задач;

q самостоятельному выбору того или иного средства в конкретных реальных ситуациях.

Описание и анализ экономической задачи, построение информационно-логической модели предметной области

Пусть необходимо построить базу данных, содержащую информацию об учете продаж продукции «Канцелярские товары и компьютерные принадлежности» по каталогу в текущем году.

Весь перечень продукции содержится в каталоге под индивидуальными номерами по определенной цене за единицу. Агенты занимаются распространением продукции, продавая изделия по договорной цене.

Каждая продажа оформляется отдельным документом, из которого следует, какую конкретно продукцию какой агент какому заказчику продал. Указывается количество, цена и месяц совершения сделки.

При этом стоят следующие задачи:

q упорядочение информации обо всем ассортименте продаваемой продукции, работающих агентах, заказчиках и осуществленных продажах;

q учет себестоимости и договорной стоимости проданной продукции помесячно или нарастающим итогом за определенный период времени;

q анализ прибыли, полученной всеми агентами или отдельным агентом,

q контроль за оборотом продукции в целом, по заданному периоду, агенту, изделию;

q анализ объема продаж агентами (заданным агентом) и объема покупок клиентами (конкретной группы заказчиков) за отдельные периоды времени и за весь год;

q обновление базы данных, в том числе при пропорциональном единовременном повышении цен на товары в каталоге, или в случае перехода впоследствии некоторых заказчиков в категорию агентов без изменения и удаления операций купли-продажи за учетный период.

При реализации этих задач могут быть оперативно получены данные по заданным условиям и сделаны выводы о рентабельности (прибыльности) того или иного вида продукции, активности и профессиональной компетентности агентов, заинтересованности клиентов в покупке определенного ассортимента продукции по каталогу.

В результате анализа предметной области определены документы - источники данных для создания базы данных:

q каталог товаров;

q справочник агентов;

q справочник заказчиков;

q продажи.

Первые три документа относятся к документам справочной информации, а последний – к документам учетной информации.

При изучении предметной области были выявлены следующие особенности:

q один агент может продавать продукцию нескольким заказчикам;

q каждый клиент вправе заказывать один вид товара у разных агентов в один и тот же период, например в случае различных договорных цен у них;

q продукция может продаваться конкретным агентом одному и тому же клиенту несколько раз в год;

q заказчики могут покупать несколько наименований изделий;

q каждый вид продукции предлагается к продаже среди всего круга клиентов.

В результате анализа были выявлены (с учетом требований нормализации) информационные объекты рассматриваемой предметной области, определены ключевые и описательные реквизиты этих объектов, а также связи между объектами.

Подробно о технологии проектирования баз данных см.:

q Евдокимов В.В. и др. Экономическая информатика: Учебник для вузов/ Под ред. д-ра экон. наук, проф. В.В.Евдокимова–СПб.: Интер, 1997 – 592с.,

q Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MicrosoftÒ Access 2000 –СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999 – 480 с.

Информационно-логическая модель рассматриваемой предметной области, построенная в соответствии с выявленными информационными объектами и связями, представлена на рисунке.