Ввод данных

Для ввода данных нужно перейти к требуемой ячейке, щелкнув по ней.

Ввод числа заканчивается нажатие на кнопку строки формул, клавишей Enter или переходом к другой ячейке. Допускаются целые и вещественные числа как с фиксированной точкой, так и в экспоненциальном формате. В качестве разделителя целой и дробной частей по умолчанию используется запятая. Если число не умещается в колонке, то отображается ########. Число в выделенной ячейке может быть представлено в различных форматах посредством выбора из раскрывающегося списка, расположенного в группе Число вкладки Главная. Выбор из указанного списка команды Другие числовые форматы… открывает диалоговое окно Формат ячеек (запуск диалогового окна Формат ячеек возможен также командой Главная / Ячейки / Формат / Формат ячеек… либо щелчком по кнопке группы Число).

Ввод текста также заканчивается переходом к другой ячейке. При этом весь текст помещается в ячейку, но не весь может быть виден.

Ввод формул начинается со знака равенства, например, =1+2 это формула, которая видна в строке формул, а в ячейке будет виден результат 3. В отличие от формулы запись 1+2 является текстом.

Формулы могут включать обращение к одной или нескольким встроенным в Excel функциям. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы; если функция не использует аргументов, то за ее именем следуют пустые скобки () без пробела между ними. Аргументы отделяются точкой с запятой. В качестве элемента формулы может выступать адрес ячейки, т.е. в вычислении участвует содержимое этой ячейки. Например, =СУММ(А1;В2;С3). Функции (а их несколько сотен) вводятся с помощью Мастера функций, который вызывается кнопкой строки формул или кнопкой , расположенной в группе Библиотека функций на вкладке Формулы.

В формулах используются арифметические операции «+», «–», «*», «/», «^» (возведение в степень), операции сравнения «>», «<», «>=», «<=», «<>», «=» [например, в ячейке В1 может быть введена формула: =ЕСЛИ(A1>=50;"зачет";"не зачет"), или =ЕСЛИ(A1>=81;"отлично";
ЕСЛИ(A1>=61;"хорошо";ЕСЛИ(A1>=40;"удовлетворительно";"не удовлетворительно")))], операции адресации «;» (объединяет два адреса, т.е. создает объединение нескольких областей, возможно несмежных, например (А1;В5)), «:» (задает координаты левого верхнего и правого нижнего углов прямоугольной области, например (А1:С3), «пробел» (задает пересечение двух областей, например (А1:С3 С3:Е5), что соответствует ячейке С3). Все тексты (элементы формул и аргументы функций) должны быть заключены в кавычки. В формуле не должны присутствовать пробелы (за исключением содержащихся в текстах).

При вводе формулы в левой части строки формул появляется палитра формул, которая позволяет использовать вложенные функции. Например, =TAN(COS(ПИ())). Допускается до семи уровней вложения.

Ячейкам или областям ячеек можно присвоить имена командой Формулы / Определенные имена / Присвоить имя / Присвоить имя… либо руководствуясь следующим алгоритмом:

1) Выбрать ячейку, диапазон ячеек или несмежный диапазон, которому нужно присвоить имя.

2) Щелкнуть по полю у левого края строки формулы.

3) Ввести имя, которое будет использоваться для ссылки на выделенный фрагмент (длина имени не может превышать 255 знаков).

4) Нажать клавишу Enter.

Одним и тем же объектам можно присвоить несколько альтернативных имен. Эти имена можно использовать в формулах.

Текст как формулу,например, ="начало" полезно вводить для использования в дальнейшем оператора конкатенации (объединение текстовых фрагментов в один фрагмент). Например, =СЦЕПИТЬ(A2;B2). Длинный текст отображается поверх соседних ячеек, если они свободны.

Число как текст вводится в кавычках после знака равенства, например, ="4117".

Ячейки могут сопровождаться комментариями, которые вводятся командой Рецензирование / Примечания / Создать примечание (также можно использовать команду Вставить примечание контекстного меню ячейки), а отображаются при попадании курсора в поле ячейки. Ячейки с комментариями отмечены в правом верхнем углу цветным треугольником.

Отобразить все примечания можно командой Рецензирование / Примечания / Показать все примечания.

Режим ввода включается автоматически, как только выбрана ячейка и начат ввод. Здесь для редактирования используется только клавиша Backspace. Выход из режима происходит при нажатии клавиши Enter или клавиш управления курсором, либо при переходе к новой ячейке.

Режим редактирования включается двойным щелчком по ячейке, или клавишей F2, или щелчком по правой области строки формул. Здесь можно использовать все клавиши для корректировки либо в самой ячейке, либо в строке формул.