Управление запасами в сфере услуг

В менеджменте современных организаций все больше внимания уделяется управлению запасами. Запасы составляют значительную часть активов любого производственного и торгового предприятия. Однако и предприятия сферы услуг не могут обойтись без материальных запасов. В предыдущих разделах говорилось о практическом отсутствии на рынке «чистых» товаров или услуг. С одной стороны, сегодня покупателю предлагается не только товар как материальный объект, но и услуги, связанные с его приобретением (комплектация, маркировка, доставка товара в точном соответствии с требованиями заказа, гарантийное обслуживание и т.п.). С другой стороны, в сфере обслуживания, где потребитель получает желаемую пользу непосредственно в процессе оказания услуги, чаще всего, невозможно обойтись без определенных товаров. Например, услуги парикмахерских невозможны без потребления соответствующих им товаров – бальзамов, гелей, шампуней, лаков. Ресторан не сможет функционировать без продуктов напитков, посуды приборов и т.п. Таким образом, и в сфере услуг запасы играют существенную роль в функционировании организаций.

Однако значение запасов зависит от доли материальной составляющей в предлагаемой услуги. Так, трудно переоценить роль материальных запасов в деятельности автозаправочных станций, теплоснабжающих предприятий, в общественном питании. Немалое значение имеет наличие запасных частей в транспортных организациях и на предприятиях по ремонту бытовой техники. В деятельности медицинских учреждений большую роль играют имеющиеся в распоряжении медикаменты, средства ухода и продукты питания. В то же время ряд организаций сферы услуг, такие как образовательные учреждения, туристические, консалтинговые, юридические, аудиторские фирмы, могут успешно работать при минимальных материальных запасах или, вообще, при их отсутствии.

Место управления запасами в системе менеджмента организации, оказывающей услуги, определяется именно ролью разнообразных материальных предметов в процессе обслуживания клиентов. Управление запасами связано с высокими рисками. Отсутствие нужного ассортимента запасов может вызвать снижение объемов продаж услуг. Нехватка необходимых запасов может повлечь за собой остановку процесса обслуживания, что в свою очередь, приводит к росту расходов и снижению объемов продаж. Однако чрезмерные запасы также создают проблемы для предприятия: растет потребность в складских помещениях, в оборотном капитале, увеличиваются затраты на страхование и хранение запасов (а в некоторых странах и налоги), возникают убытки из-за устаревания и утраты части стоимости хранимых товаров. Поэтому запасы являются одним из факторов, определяющих политику фирмы и ее возможности в обслуживании.

Однако многие фирмы не уделяют должного внимания управлению запасами, что приводит к большим затратам капитала, чем это могло бы быть при обоснованных расчетах потребности в наличных запасах.

Запасы относятся к ключевым понятиям в логистике. Общепризнанная формулировка сводится к следующему:

Материальные запасы – это находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственного назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс личного или производственного потребления [1].

Основная цель запасов – создание определенного буфера между последовательными поставками товаров и исключение непрерывных поставок. Создание запасов связано со стремлением предприятий обеспечить себе хозяйственную безопасность, а также гибко и оперативно реагировать на колебания спроса и предложения.

Основными причинами, из-за которых создаются материальные запасы в сфере услуг, являются следующие

· Возможность колебания спроса. Спрос на услуги редко можно точно предсказать. Поэтому если не иметь достаточного запаса товаров, необходимых для оказания услуги, предприятие может оказаться в ситуации, когда оно не сможет удовлетворить весь платежеспособный спрос.

· Вероятность нарушения установленного графика поставок. В этом случае необходим запас для того, чтобы не остановился процесс обслуживания.

· Сезонные колебания спроса и производства. Например, сельхозпродукты создаются, в основном осенью, а потребление происходит круглый год. Поэтому необходим запас таких товаров.

· Скидки при покупке крупной партии товара.

· Рыночная спекуляция. Цены на некоторые товары могут резко возрастать. Поэтому предприятия, предвидевшие такой рост и сумевшие сделать запас этих товаров, могут увеличить свою прибыль.

· Издержки на размещение и доставку заказа. Эти издержки складываются из расходов административного характера, связанных с поиском поставщика, проведением переговоров, и т.п., а также из расходов на транспортировку заказа. Эти издержки можно снизить при увеличении объема заказываемой партии и, следовательно, увеличении запаса.

· Необходимость снижения издержек, связанных с единицей услуг. При оказании услуг (например, ремонтно-строительных) в небольших объемах, запасы и связанные с ними затраты будут небольшими, однако возрастают расходы, связанные с организацией выполнения каждого заказа. При выполнении крупных заказов, накладные расходы делятся на большее число единиц работ, и себестоимость может снизиться в большей степени, чем возрастут затраты, связанные с ростом запасов.

· Минимизация простоев оборудования. При поломках оборудования отсутствие запасов запасных частей может привести к простоям оборудования, особенно это важно для предприятий с непрерывным процессом работы.

· Повышение скорости обслуживания потребителей. Наличие запаса позволяет более немедленно выполнить заказ покупателя. В том же случае, когда требуемого товара нет в наличии, требуется время на его производство или закупку. В современных условиях скорость обслуживания является важным фактором конкурентоспособности фирмы.

· Упрощение процесса управления. Наличие запасов на различных стадиях обслуживания клиентов позволяет снизить требования к согласованности процессов на различных участках и уменьшает издержки на организацию деятельности.

Все эти причины заставляют предприятия создавать запасы, так как при их отсутствии снижается прибыль. Однако объем запасов не должен превышать определенной величины, которую называют оптимальным размером запаса.

Следует отметить, что логистические технологии позволяют без увеличения запасов достигнуть тех же производственных или торговых результатов. Например, сокращение времени доставки товаров может потребовать значительно меньшего страхового запаса.

Классификацию запасов производят по нескольким признакам [2]:

По месту нахождения запасы подразделяются на производственные и товарные.

Производственные запасы создаются на разных стадиях деятельности организации и предназначаются для внутреннего потребления. Они обеспечивают бесперебойность процесса обслуживания. К ним относят, например, продукты, поступившие в ресторан, но еще не использованные и не подвергнутые обработке.

Товарные запасы представляют собой готовой продукцию. К этим запасам относятся, например, приготовленные блюда в кафе и ресторанах.

По назначению (по исполняемой функции) товарные и производственные запасы делятся на несколько групп.

Технологические запасы обусловлены особенностями технологического процесса. Они движутся из области закупок по всей производственной области, поступая в сбытовую область.

Текущие (циклические) запасы – это запасы объемом в один заказ или группу заказов в пределах одного цикла обслуживания. Текущие запасы представляют собой основную часть производственных и товарных запасов и обеспечивают непрерывность производственного или торгового процесса.

Подготовительные – часть производственных запасов, выделяемая при необходимости их дополнительной подготовки перед использованием в процессе оказания услуги (например, сушка лесоматериалов перед использованием для изготовления рам остекления окон).

Страховые (буферные, резервные, гарантийные) запасы служат для компенсации случайных колебаний спроса или срыва поставок. Размер страховых запасов – величина постоянная. В нормальных условиях страховой запас является неприкосновенным.

Спекулятивные запасы создаются для компенсации возможных изменений ситуации с продукцией, например с колебаниями цен.

Сезонные запасы связанны с сезонными колебаниями ситуации со сбытом и поставками. Они должны обеспечить нормальную работу предприятия во время сезонного перерыва в основной деятельности, потреблении или транспортировке товаров и материалов.

Как производственные, так и товарные запасы могут относиться к любой из указанных разновидностей.

По времени выделяют различные количественные уровни запасов [2].

Максимальный желательный запас – это экономически целесообразный в данной системе управления запас. Он используется как ориентир для расчета объема заказа.

Пороговый уровень запаса используется для определения времени выдачи очередного заказа.

Страховой (гарантийный)запас аналогичен страховому запасу в предыдущей классификации и предназначен для непрерывного снабжения в непредвиденных ситуациях.

Текущий запас – соответствует уровню запаса в любой момент времени.

Выделяют также неликвидные запасы – длительно неиспользуемые производственные и товарные запасы. Они образуются в результате ухудшения качества товаров и морального износа. К неликвидным запасам относят также неиспользуемые запасы, которые образуются товарами, предназначавшимися для уже не оказываемых услуг. Этот вид запасов сложно включить в приведенные выше классификации.

Иногда в отдельную группу выделяют запасы в пути – запасы, находящиеся на момент учета в процессе транспортировки. Время нахождения запасов в пути регламентируется договорами между поставщиками и потребителями, а также утвержденными нормативами сроков доставки для различных видов транспорта.

Расходование запасов обычно определяется спросом и скоростью использования не зависит от решений лица, управляющего запасами. Поэтому основное внимание должно уделяться поступлению запасов. По существу, речь идет о двух решениях:

a) о времени, когда выдавать заказ на пополнение запаса;

b) об объемах заказа.

Для эффективного протекания производственно-сбытового процесса необходимо отслеживание и регулирование фактических уровней запасов. Необходимость таких действий обусловлена тем, что выход фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запасов, приводит к повышению издержек. Уменьшение запасов ниже установленных норм может приводить к возникновению дефицита и связанных с ним потерь, а превышение норм ведет к омертвлению капитала и повышению издержек хранения.

Совокупность действий по изучению и регулированию запасов с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений называется контролем за состояние запасов. Существует ряд систем такого контроля и несколько способов их классификации.

Основными системами являются:

1) система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами;

2) система управления запасами с фиксированным размером заказа.

Система с фиксированным интервалом времени между заказами.

В данной системе, как ясно из названия, заказы делаются в строго определенные моменты времени t_i, которые отстоят друг от друга на равные интервалы Т (например, раз в неделю, раз в десять дней). Интервал времени между заказами определяется на основе расчета оптимального размера заказа, который позволяет минимизировать совокупные затраты на хранение и выполнение заказа. Оптимальный размер заказа рассчитывается по формуле Уилсона

,

где ОРЗ – оптимальный размер заказа, шт.;

A – затраты на поставку единицы заказываемого продукта, руб.;

S – потребность в заказываемом продукте, шт.;

– затраты на хранение единицы заказываемого продукта руб./шт.

В идеальном случае, а именно в условиях стабильного спроса, размер заказа постоянен и равен оптимальному. Поскольку срок поставки также предполагается постоянным, к моменту поступления навой поставки размер запаса равен страховому запасу.

В реальных ситуациях спрос не является стабильным и на момент заказа состояние запасов может быть различным. При этом в случаях скачка спроса или задержки поставки потребность может обеспечиваться за счет страхового запаса. Страховой запас восполняется в ходе последующих поставок через перерасчет размера заказа таким образом, чтобы поставка увеличила запас до максимального желательного уровня.

Поскольку в данной системе момент заказа заранее определен и не меняется, основным рассчитываемым параметром является размер заказа.

Расчет проводится по формуле:

РЗ = МЖЗ – ТЗ + ОП,

где РЗ – размер заказа;

МХЗ – максимальный желательный запас;

ТЗ – текущий запас;

ОП – ожидаемое потребление за время поставки.

Таким образом, при точном прогнозировании ожидаемого потребления за время поставки ожидаемая поставка пополняет запас до максимального уровня.

Следует отметить, что такая система не исключает возможности дефицита. Дефицит может возникнуть при резком скачке спроса или при непредвиденном запаздывании очередной поставки. Данная система наиболее эффективна при потребности в многономенклатурных запасах, когда имеется возможность варьировать партии поставки, а транспортно-заготовительные расходы относительно невелики.

Система управления запасами с фиксированным размером заказа

В данной системе постоянной величиной является размер заказа. Он строго фиксируется и не меняется ни при каких обстоятельствах. За основу расчета размера заказа берется его оптимальная величина (по формуле Уилсона) с учетом корректировки на скорость выполнения заказа. В данной системе возможны два варианта: периодическая проверка состояния запасов и непрерывная проверка.

В системе с фиксированным размером заказа при периодической проверке фактического уровня запасов решение о заказе постоянного объема товара принимается при условии, что текущий запас в момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому значению. В противном случае принимается решение «не заказывать».

В системе с фиксированным размером заказа при непрерывной проверке фактического уровня запасов решение о заказе принимается в момент достижения запасом порогового уровня. То есть тогда, когда фактическое значение запаса опускается до заданной величины, называемой точкой заказа.

Точка заказа – это параметр, используемый в системах контроля за состоянием запасов и обозначающий нижнюю границу запаса, при достижении которой необходимо разместить заказ на поставку.

После подачи заказа запас будет продолжать уменьшаться до момента поставки, он не должен выходить за пределы страхового запаса. В случае резкого возрастания спроса его удовлетворение осуществляется за счет страхового запаса.

Такой вариант управления запасами иногда называют «двух бункерной» системой, поскольку запас хранится как бы в двух емкостях – бункерах. В первом – для удовлетворения спроса в течение периода от момента поставки до момента заказа, во втором – в течение периода от момента заказа до даты поставки.

Данные основные системы базируются на фиксации одного из двух возможных параметров – размера заказа или интервала времени между заказами. Эти систем вполне достаточно, когда равномерного потребления запасов и отсутствия отклонений от запланированных показателей. Однако на практике встречаются более сложные ситуации. Например, в условиях резких колебаний спроса или при систематических сбоях в поставках данные системы неэффективны, поскольку требуют значительных объемов запасов. В таких случаях могут использоваться другие системы управления запасами, например система управления запасами с двумя уровнями (система «минимум-максимум») или система с фиксированной периодичностью пополнения запасов до максимального уровня [2].