Типи документів

У практиці інформаційної діяльності документи поділяють на первинні і вторинні.

Вважається, що в первинних документах наводяться безпосередні результати спостережень, наукових досліджень, нові відомості або нові осмислювання відомих ідей і фактів, а у вторинних документах - результати аналітико-синтетичної і логічної обробки одного або декількох первинних документів або відомості про них.

Документи поділяють також на опубліковані і неопубліковані.

Опубліковані документи подають відомості за допомогою друку, проходять тиражування і, як правило, офіційну реєстрацію. Розрізняють авторські й офіційні опубліковані документи. До авторських опублікованих документів відносять розробки з вказівкою прізвищ конкретного автора (авторського колективу), до офіційних опублікованих документів - матеріали законодавчого, нормативного або директивного характеру.

Каналами поширення первинних документів є видання різних видів.

Видання - продукт, що має самостійне поліграфічне оформлення, який пройшов редакційно-видавничу обробку, має установлені вихідні відомості і призначений для передачі інформації, що знаходиться в ньому.

За структурою видання поділяють намоновидання та збірники.

За призначенням видання поділяють на наукові, навчальні, науково-популярні, політичні й ін.

Серед неопублікованих документів необхідно відзначити:

· звіти;

· пояснювальні записки;

· переклади з іноземних видань;

· дисертації й автореферати;

· депоновані рукописи;

· протоколи і рішення адміністративних, вчених рад і інших колегіальних органів, організацій, установ, відомств.

Вторинні інформаційні документи виконують дві основні функції:

· оперативно повідомляють користувачів про появу первинних документів;

· у стиснутому вигляді викладають зміст первинних документів.

Вторинні документи публікуються в інформаційних виданнях.

До числа інформаційних видань відносять видання, що містять систематизованої відомості про опубліковані і неопубліковані роботи у формі, зручній для швидкого знайомства з ними, і випущені органами, установами й організаціями інформаційного обслуговування.

За характером поміщеної інформації і цільового призначення інформаційні видання поділяють на:

· бібліографічні;

· реферативні;

· оглядові.

Бібліографічне видання - бібліографічний посібник у формі неперіодичного, серійного або періодичного видання, що має сукупність бібліографічних описів, об'єднаних за певною ознакою.

Реферативні видання містять анотації та реферати.

Анотацією називають текст, що коротко розкриває центральну тему або предмет якогось документа.

Реферат - стислий виклад змісту документа або його частини. Він включає основні фактичні відомості і висновки, необхідні для первинного знайомства з документом і визначення доцільності звертання до нього.

Оглядові видання - найбільше доконаний вид вторинних документів, що повно і кваліфікоовано висвітлюють не окремі документи, а всю тему в стислому й узагальненому вигляді. Основна частина оглядового видання - один або декілька оглядів, що є результатом інформаційного, наукового, техніко-економічного аналізу відомостей, викладених у документальних джерелах. Огляд у стислій формі подає систематизовані відомості та наукові узагальнення з розглянутих питань: про їхній стан, рівні і тенденції розвитку, з аргументованою критичною оцінкою, висновками і рекомендаціями.

У залежності від глибини аналізу й узагальнення первинних документів оглядові видання поділяють на реферативні й аналітичні.