Призначення і напрямки роботи координаційних груп

Для успішного планування, виконання і завершення великих, важливих та ризикованих міжнародних проектів часто створюються координаційні групи, що складаються зі старших керівників, яких призначає замовник проекту або вище керівництво організацій-учасників.

Координаційна групастворюється за однієї або кількох умов:

- проект може істотно вплинути на функціонування й економічне положення організацій;

- він потребує великого обсягу ресурсів на подальший період і зміни первинних методів роботи;

- з проектом пов'яза­ний великий ризик комерційного, екологічного чи соціального ха­рактеру.

До координаційної групи входять:

1) керівники проекту або відповідної його фази;

2) керівники функціональних підрозділів і пов'язаних між со­бою організацій, що забезпечують проект ресурсами або викону­ють частину роботи;

3) спеціалісти з досвідом у специфічній галузі проекту;

4) співробітники, відповідальні за забезпечення фондів;

5) представники уряду;

6) представники груп, що представляють спеціальні інтереси;

7) профспілки.

Основними напрямками роботи координаційної групи міжнародного проекту є:

1. Визначення першочергових цілей власника. Насамперед необхідно домогтися ясності щодо основних питань: яке бачення проекту; яка його мета; що створюватиметься; яка передбачається користь; що є критерієм ефективності; які часові обмеження; які загальні комерцій­ні цілі проекту; що необхідно зробити й у який період часу. Відповіді мають бути сформульовані у вигляді чітких положень і містити опис цілей проекту, ієрархію цілей і завдань.

2. Визначення основних вузьких місць і комерційного ризику проекту. Результатами цього визначення мають бути аналіз цілей; оцінка ризику і стратегія управління ним; аналіз вузьких місць і проблемних аспектів; аналіз стратегії; прийняття рішень.

3. Розробка стратегії фінансування та ресурсного забезпечення. Цими питаннями займаються відповідні фі­нансові служби, які складають плани потреби в ресурсах за міжнародним проектом. Якщо виконується декілька проектів, то часові графіки їх виконання і завершення можуть ставитись у залежність від пріоритетності проекту у фінансуванні та грошовому забезпеченні для організацій-учасників. Для великих проектів із державним або змішаним фінансуванням і складним взаємоузгодженням застав, боргів і гарантій розробка та здійснення стратегії фінансування та ресурсного забезпечення є жит­тєво важливою для своєчасної й ефективної реалізації проекту. Роз­роблюють таку стратегію місяцями й навіть роками; вона може по­требувати від керівників проекту спеціальних здібностей.

4. Розробка організації проекту. Насамперед необхідно визначити і сформувати трудові ресурси, необхідні для реалізації проекту. Одер­жані результати можуть містити загальну стратегію реалізації проек­ту, загальну організаційну та інформаційну структури, розподіл прав і обов'язків, вибір стилю управління й типу контролю проекту; поло­ження про керівництво проекту; вибір керівника проекту; політику та процедури укладення договорів.

5. Розробка процедури контролю й адміністрування. Передбачаєть­ся розробка процедури контролю та звітності за стадіями виконання проекту, процедури документування і контролю зв'язку, політики зовнішніх зв'язків і відносин з громадськістю, політики та процедури укладення договорів, кадрових і фінансових адміністративних проце­дур з необхідною для адміністратора проекту точністю, процедури виявлення та вирішення конфліктів.

Отже, основні завдання координаційної групи – це обрання керівника проекту, забезпечення проекту та його учасників правами та ресурсами, підтримка процесу виконання проекту, робота із зовнішнім середовищем проекту та чинниками ризику, вирішення конфліктів і подолання криз.