РАБОТА В EXCEL КАК С БАЗОЙ ДАННЫХ

Сортировка и фильтрация данных

Электронная таблица “Excel” позволяет работать в режиме базы данных. Конечно, ее возможности уступают специализированным базам данных, однако эти возможности достаточно большие Мы с Вами посмотрим, как осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям и производить сортировку информации. Для начала заполним таблицу, содержащую информацию о планетах Солнечной системы и сохраним ее под именем Ex6.xls.
Единицы измерения, используемые в таблице:
- период обращения по орбите - в земных годах;
- среднее расстояние от Солнца - в млн. км;
- экваториальный диаметр - в тыс. км;
- масса - в кг.

Основные понятия баз данных

Область таблицы A2:FI2 можно рассматривать как базу данных. Столбцы А, В, С, D, Е, F этой таблицы называются полями, а строки с 3 по 12 - записями. Область A2:F2 содержит имена полей. Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:
- первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей;
- остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами;
- информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т. е. только числа или только текст.
Основная работа с любой базой данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск информации затрудняется. Excel позволяет упростить этот процесс путем фильтрации данных.
Фильтрация данных. Команда Данные=Фильтр позволяет выделять (фильтровать) нужные записи. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр - Автофильтр, так и через ручной - Усиленный.
Автофильтр. При использовании Автофильтра необходимо переместить курсор в область, содержащую базу данных, и выделить ее. Затем нужно выполнить команды Данные=Фильтр=Автофилътр. На именах полей появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на кнопки, можно задавать критерии фильтрации. В появляющемся подменю пункт Все отключает фильтрацию, а пункт Настройка вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации. Для одного поля могут быть заданы два условия одновременно, связанные логическим И или ИЛИ. С использованием Автофильтра можно, в нашем примере, осуществить поиск планет, начинающихся на букву С или букву Ю с массой менее 600-1024 кг. Для этого выполним команды Данные=Фильтр:=Автофильтр. На полях появились кнопки. Нажмем на кнопку в поле Планета. Выберите пункт УсловиеНастройка. В диалоговом окне надо задать критерии согласно выбранным нами критериям и нажать на кнопку ОК. В базе данных остались только планеты: Солнце, Юпитер, Сатурн. Если мы нажмем на кнопку а поле Масса, выберем пункт Условие=Настройка и в диалоговом окне зададим критерий: Масса<600, то в результате у нас останется только Сатурн. Для просмотра исходной базы, надо выполнить команды меню Данные=Фильтр=Показать все.