ВОПРОС 1. Свидетельствование верности копий документов, выписок из них, копии с копии документа

В соответствии со ст. 76 Закона РК «О нотариате» нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами и гражданами, если эти документы и их содержание не противоречит законодательству и имеют юридическое значение.

Противоречащими закону могут быть признаны:

• во-первых, документы, имеющие противозаконное содержание (например, нельзя засвидетельствовать верность копии договора залога имущества, залогодатель по которому не является собственником этого имущества; договора, удостоверенного ненадлежащим должностным лицом и др.);

• во-вторых, не может быть засвидетельствована верность копии с документа, имеющего явные дефекты формы (к примеру, отсутствуют необходимые реквизиты, документ, не подписан выдавшим его лицом; не скреплен печатью в тех случаях, когда это необходимо; содержит подчистки или приписки; и т.п.);

• в-третьих, противоречащим закону может являться документ, содержащий сведения, противоречащие общепринятым нормам морали и нравственности, основным устоям общества, либо сведения, порочащие честь и достоинство личности, деловую репутацию гражданина или юридического лица и т.д.;

• в-четвертых, не свидетельствуется верность копии с документов, содержание которых в силу своего характера не подлежит оглашению (например, документы, заключающие в себе сведения, представляющие государственную либо коммерческую тайну);

• в-пятых, нотариус не вправе засвидетельствовать верность копии документа в случаях, когда это прямо запрещено законом.

Под документом следует понимать зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Обязательные реквизиты документов. Документы, верность копий которых свидетельствуется, могут быть выданы как юридическими, так и физическими лицами.

Документы, выдаваемые юридическими лицами, могут быть изготовлены на бланках установленного законодательством образца. Примером таких документов являются аттестаты о среднем образовании, дипломы об окончании высших и средних специальных учебных заведений, документы о регистрации актов гражданского состояния, трудовые книжки и т.п. Одними из обязательных реквизитов таких документов являются указание их серии и номера, наличие печати (иногда – гербовой).

Если для документов, выдаваемых юридическими лицами, не установлена определенная законом форма, то они составляются на фирменных бланках юридического лица. При отсутствии у юридического лица специальных бланков документ может быть изготовлен на чистом листе бумаги и иметь угловой штамп, содержащий наименование организации, выдавшей документ, дату выдачи, исходящий (порядковый) номер документа.

Обязательным реквизитом любого документа, выданного юридическим лицом, является наличие подписи лица, наделенного полномочиями по выдаче документа (некоторые документы подписываются несколькими уполномоченными лицами).

Юридическая значимость документа. Принято считать, что документы, копии с которых возможно нотариально засвидетельствовать, должны иметь юридическое значение. Однако к этому утверждению следует относиться с определенной долей условности, т.к. практически любой документ в зависимости от ситуации может иметь юридическое значение. Например, неправомерен отказ нотариуса в свидетельствовании верности копии с нотариально удостоверенной доверенности по причине отмены доверенности представляемым либо истечения срока ее действия, мотивированный утратой юридической значимости документа.

Поскольку доверенность в период своего действия свидетельствовала о наличии определенных правоотношений, последствия которых могли возникнуть спустя определенное время, даже по истечении срока действия этот документ может касаться прав и законных интересов как представителя, так и представляемого.

Процедура. Верность копии документа свидетельствуется только при предъявлении нотариусу подлинника этого документа. Изначально нотариус должен удостовериться в правильности оформления подлинника и установить, что документ не противоречит требованиям законодательства. Следует иметь в виду, что документы, предъявляемые нотариусам для свидетельствования верности копий, весьма разнообразны, поэтому рассматриваемое нотариальное действие лишь на первый взгляд представляется несложным. В действительности нотариус должен обладать знанием многочисленных нормативных актов, регулирующих порядок оформления того или иного документа, а также ориентироваться в вопросах делопроизводства различных органов, в компетенцию которых входит выдача соответствующих документов.

Наряду с особенностями оформления отдельных документов существуют и общие правила, установленные законодательными актами для оформления документов. Так, любые документы не должны содержать подчисток, приписок, неоговоренных исправлений. Документы, изложенные более чем на одном листе, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью юридического лица, которым они выданы либо удостоверены. Текст документа должен четко воспроизводиться. Причиной отказа в свидетельствовании верности копии документа могут послужить нечитаемые из-за ветхости отдельные части документа, стертые печати и подписи и т.п.

Следующий этап процедуры свидетельствования верности копии документа заключается в сличении представленной копии с подлинником документа и установлении строгого соответствия изготовленной копии с оригиналом. Копия должна воспроизводить точный текст подлинного документа. Если изготовление копии произведено путем ксерокопирования документа непосредственно в нотариальной конторе, необходимости в сличении копии с подлинником, естественно, не имеется.

Если копия документа состоит из нескольких листов, они должны быть прошнурованы, пронумерованы, указано количество листов с приложением печати нотариуса и его подписи.

Непосредственно свидетельствование верности копии документа заключается в совершении на ней удостоверительной надписи нотариуса, свидетельствующей о сличении копии с подлинником документа и об отсутствии в последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей. Свободные места в тексте копии и удостоверительной надписи должны быть прочеркнуты, за исключением копий документов, требующихся для действия за границей.

Копия с копии. В нотариальном порядке может быть также засвидетельствована верность копии с копии документа (ст. 78 Закона). Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. В копии с копии документа воспроизводится текст удостоверительной надписи нотариуса о свидетельствовании верности копии документа либо надписи о верности копии, выполненной должностным лицом организации, выдавшей копию. В остальном порядок свидетельствования верности копии с копии документа аналогичен порядку свидетельствования верности копий документов. Свидетельствуется верность копии с копии документа путем проставления специальной удостоверительной надписи.

Выписка из документа. Верность выписки из документа может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого она делается, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.

Классическим примером свидетельствования верности выписки из документа является свидетельствование верности отдельной записи в трудовой книжке. При этом выписка должна включать в себя полный текст первой страницы трудовой книжки (наименование, серия и номер документа, фамилия, имя, отчество владельца, дата его рождения, образование, профессия, дата заполнения, подпись владельца и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек в организации, выдавшей книжку, печать этой организации), а также сведения о периоде работы в одной или нескольких организациях.

В нотариальной практике достаточно часто приходится свидетельствовать верность выписок из учредительных документов юридических лиц, выписок из протоколов общих собраний хозяйственных товариществ и обществ и др. При свидетельствовании верности выписок из документов применяются те же правила, что и при свидетельствовании верности копий документов.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа.

Для свидетельствования документов, выданных за рубежом, необходимо проверить отметки их легализации либо проставления апостиля.

Статья 102 Закона о нотариате устанавливает, что документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств, или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации органом Министерства иностранных дел РК.

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой, как правило, засвидетельствование подлинности подписи должностного лица и печати уполномоченного государственного органа на таких документах с целью использования их в другом государстве.

Нотариус принимает без легализации документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов иностранного государства или от них исходящие, в случаях, когда это предусмотрено международными договорами, ратифицированными Республикой Казахстан или законодательством Республики Казахстан, предусматривающих взаимную отмену требования легализации определенных видов таких документов.

В соответствии с Минской Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, Договора между Республикой Казахстан и Монголией, а также Договора между Республикой Казахстан и Китайской Народной Республикой о взаимной правовой помощи по гражданским и уголовным делам, на территории Республики Казахстан принимаются без легализации документы, изготовленные или засвидетельствованные учреждением или специально на то уполномоченным органом в пределах их компетенции и по установленной форме и скрепленные гербовой печатью следующих государств: Китайская Народная Республика, Монголия, Республика Армения, Республика Беларусь, Кыргызская Республика, Республика Молдова, Российская Федерация, Республика Таджикистан, Туркменистан, Узбекская Республика, Украина.

Гаагская конвенция 1961 года по праву считается универсальным международным соглашением, заменяющим требованием консульской легализации иностранных официальных документов, представляемых на территории договаривающихся государств, на проставление апостиля. Согласно ст. 1 Конвенции, официальными являются следующие виды документов:

1. документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2. административные документы;

3. нотариальные акты;

4. официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

В то же время, положения Гаагской конвенции 1961 года не распространяется на:

1. документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

2. административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Нотариус принимает документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов иностранных государств или от них исходящие, при условии проставления на них апостиля.

Апостиль - специальный штамп, который в соответствии с ст. 5 Гаагской Конвенции 1961г. ставится на официальных документах государств-участников Конвенции и свидетельствует о том, что орган, выдавший этот документ, был вправе его выдать и дальнейшей легализации этот документ не требует. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ (ст. 5).

ОБРАЗЕЦ АПОСТИЛЯ

Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см

┌──────────────────────────────────────────────────────────────

│ APOSTILLE │

│

│ (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) │

│ │

│ 1. Страна ................................................. │

│ Настоящий официальный документ │

│ 2. был подписан (фамилия) ................................. │

│ 3. выступающим в качестве ................................. │

│ 4. скреплен печатью / штампом (название учреждения) │

│ ........................................................ │

│ Удостоверено │

│ 5. в ......................... 6. (дата) ................. │

│ 7. (название удостоверяющего органа) ...................... │

│ 8. за N ................................................... │

│ 9. печать / штамп 10. подпись ............................ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────

РК присоединился 05.04.2000 к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов и с 30.01.2001 применяется на территории РК.

Каждое государство-участник Гаагской конвенции назначает органы компетентные на проставление апостиля (ст. 6).

В РК проставление апостиля на документах, оформляемых нотариусом, возложено на Министерство юстиции - на официальных документах исходящих из органов юстиции и иных государственных органов, а также нотариусов.

Министерство образования и науки - на официальных документах исходящих из органов образования, науки и учебных заведения РК.

Министерство внутренних дел - на официальных документах исходящих из структурных подразделений миграционной полиции

Комитет по управлению архивами и документации Министерства культуры- на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из гос. архивов РК

Комитет по судебному администрированию при Верховном Суде – на официальных документах исходящих из судебных органов и органов исполнительного производства

Министерство финансов- на официальных документах исходящих из структурных подразделений органов Министерства финансов

Ген. Прокуратура - на официальных документах исходящих из органов прокуратуры, органов следствия и дознания

Министерство обороны - на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из спец. гос. архива Министерство обороны РК

Комитет нац. Безопасности - на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из спец. гос. архива КНБ РК