Комп'ютерна форма ведення обліку

В історії комп'ютерної форми обліку, в залежності від технічних засобів, що використовуються, можна виділити наступні три етапи:

1) використання перфораційних машин. Вперше новий підхід до організації бухгалтерського обліку при комплексній його механізації був розроблений в умовах застосування перфораційних обчислювальних машин у кінці 50-х років XX ст. Ця форма ведення бухгалтерського обліку отримала назву таблично-перфокарткової. Вона була розроблена для підприємств, що використовували перфораційні машини, і передбачала перенесення даних із кожного документу на машинний носій - перфокартку (Таблично-перфокарткова форма ведення обліку) за кожною ділянкою обліку: виробничі запаси, оплата праці, готова продукція тощо, - складалися масиви перфокарток.

В основу комплексної механізації бухгалтерського обліку за таблично-перфокартковою формою був покладений принцип безперервності обробки облікової інформації на обчислювальних пристроях при повній механізації всіх облікових робіт. При цьому відбувся перерозподіл робіт, і значна частина операцій облікового процесу виконувалася персоналом обчислювального центру. Суттєва особливість цієї форми полягала в тому, що в ній поєднувалося використання двох видів нанесеної на перфокартку інформації - змінної (разової) та постійної (нормативно-довідкової). Документи про господарські операції, оформлені в пачки, перевірені та прийняті для обробки, реєструватися в спеціальному журналі приймання документів і реєстрації контрольних чисел, що був призначений для контролю за зберіганням цих документів і для перевірки повноти записів у табуляграмах. Зареєстровані документи передавалися на перфоратор для набивання перфокарток. Підготовлені перфокартки направлялися на обчислювальні машини, де відбувалося їх групування. Всі дані, записані за певний період, пропускалися через відповідний зчитувальний пристрій для друку інформації та підрахунку контрольних підсумків, при цьому друкувався журнал операцій, який служив також контрольною машинограмою. Після перевірки інформаційних масивів друкувалися робочі машинограми, підсумки яких контролювалися перевіреними підсумками Журналу операцій. Виділялися носії з постійними даними. На підставі даних про сальдо та обороти друкувалася відомість за аналітичними рахунками. Протягом місяця за рахунками з різною періодичністю складалися машинограми-регістри синтетичного обліку. Виділялися носії з вхідним сальдо за синтетичними рахунками. Наприкінці звітного періоду друкували машинограму - оборотну відомість за синтетичними рахунками. Підсумки оборотних відомостей за аналітичними рахунками порівнювали з даними оборотної відомості за синтетичними рахунками. При складанні машинограми - оборотної відомості за синтетичними рахунками, автоматично виготовлялися носії з вихідним сальдо. Після одержання оборотної відомості складали баланс;

2) використання комп'ютерів третього покоління (великих і середніх) та багатотерміначьних обчислювальних систем. Впровадження в практику облікового процесу електронно-обчислювальних машин типу "Урал", "Дніпро", Мінськ" призвело до створення таблично-автоматизованої форми ведення обліку.

У цій формі первинні дані окрім паперових носіїв можуть одразу фіксуватися на машинних носіях, що дозволяє автоматизувати збір первинної інформації. На машинних носіях зберігається також поточна, нормативно-довідкова та вхідна інформація. Оскільки нормативно-довідкова інформація підлягає багаторазовому використанню, вона заноситься до спеціальних баз даних. Залежно від використання технічних засобів і носіїв інформації розрізняють два способи введення облікової інформації: безпосередній та з використанням периферійної техніки. Одним із найважливіших принципів цього етапу розвитку комп'ютерної форми ведення обліку є використання режиму запиту з метою отримання звітів за необхідними показниками. Для цього бухгалтер заповнює стандартний документ, в якому вказується вид запиту, після чого комп'ютер надає необхідну інформацію;

3) використання персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж. Можливості обчислювальної техніки забезпечують не лише універсальний характер її застосування (виходячи із загальних методологічних підходів організації бухгалтерського обліку), але й дозволяють використовувати програми, налагоджені під конкретне підприємство з врахуванням пропозицій замовника.

Сучасна комп'ютерна форма ведення бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп'ютерів та обчислювальних мереж. Компоненти комп'ютерної форми ведення обліку, без яких неможливе її створення на конкретному підприємстві, наведено на рис. 2.27 Ілюстративного курсу (Складові комп'ютерної форми ведення обліку).

Її практичне застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання, що передбачають наступні варіанти:

- використання виключно персональних комп'ютерів;

- використання одного центрального комп'ютера (серверу) і терміналів для введення даних;

- об'єднання персональних комп'ютерів у локальну мережу (цим забезпечується обмін даними між різними ділянками бухгалтерського обліку);

- об'єднання персональних комп'ютерів у локальну мережу з одним або кількома потужними комп'ютерами (серверами) та вихід в Інтернет.

Застосування комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера та підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп'ютері в діалоговому режимі, використовує зворотній зв'язок у процесі обробки інформації та отримання відповідних вихідних документів.

Комп'ютерна система обліку оперативно відображає основні процеси, які пов'язані з отриманням різних зведених показників, що характеризують фінансово-господарську діяльність підприємства. В цій обліковій системі інформація прямує єдиним каналом та використовується для всіх потреб управління.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації.

Технологічний процес обробки даних за комп'ютерної форми ведення обліку поділяється натри етапи:

- збір та реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері;

- формування масивів облікових даних на електронних носіях: журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних;

- отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків або відображення на екрані потрібної інформації.

Порядок ведення облікових записів за комп'ютерної форми ведення обліку можна схематично представити наступним чином (рис. 2.28) Ілюстративного курсу (Комп'ютерна форма ведення обліку).

У комп'ютерній формі ведення обліку ключовим моментом, який формує як вигляд регістрів, так і послідовність облікових записів, є алгоритм, конкретне програмне забезпечення. Тому якість та безпомилковість звітної інформації залежить від ретельності та якісної реалізації облікових процедур програмістами.

Будь-яку форму обліку характеризують паперові регістри. Облікові регістри - носії даних певної форми, побудовані відповідно до економічного групування інформації про активи, капітал і зобов'язання підприємства.

В основу побудови регістрів бухгалтерського обліку при паперових формах ведення обліку покладений принцип надлишку, тобто всі дані, що можуть знадобитися, за певним принципом фіксуються в регістрах, мають багатоцільове призначення. В них формується інформація, необхідна функціональним службам для різних цілей: проведення аналізу та виявлення резервів, заповнення форм періодичної і річної бухгалтерської звітності, поточного та наступного контролю, видачі довідок тощо. Облікові регістри однозначно характеризують будь-яку форму ведення обліку. Наприклад, постійне удосконалення форм журналів, їх модифікація для великих і малих підприємств не змінили сутності журналів та форми бухгалтерського обліку, побудованої за їх допомогою.

Проте, в умовах використання комп'ютерів змінилося традиційне розуміння самого поняття "регістр бухгалтерського обліку". В паперових формах ведення бухгалтерського обліку система відображення облікових даних в регістрах бухгалтерського обліку об'єднана з системою їх узагальнення і повністю від неї залежить.

Якщо при безкомп'ютерному способі обробки бухгалтерських даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення та відображення облікової інформації, то в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, що не пов'язаний із стадіями накопичення, систематизації та узагальнення інформації.

Накопичення, систематизація та узагальнення облікової інформації в умовах застосування сучасної обчислювальної техніки здійснюються в автоматичному режимі. Первинна бухгалтерська інформація накопичується в базі даних комп'ютерної системи, а узагальнюється та систематизується на рахунках, що представлені окремими комірками:, пам'яті комп'ютера та є ідеальними, з точки зору теорії бухгалтерського обліку, носіями ознак її групування.

При безкомп'ютерному способі обробки бухгалтерських даних під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації узагальнення та відображення облікової інформації, а в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку стадія відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді, як правило, є самостійним процесом, не пов'язаним із стадіями накопичення, узагальнення та систематизації.

При застосуванні комп'ютерів регістр обліку включає гри складові частини: 1) комп'ютерну базу даних з певною структурою, призначену для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях; 2) змінні величини, тимчасово створені в пам'яті комп'ютера для систематизації та узагальнення облікових даних - бухгалтерських рахунків; 3) відеограми та машинограми, призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації (рис. 2.29) Ілюстративного курсу (Структура електронного облікового регістру).

Особливістю комп'ютерної форми ведення обліку також є те, що вона не існує без конкретної комп'ютерної програми. Облікові регістри різних програм достатньо схожі, але не однакові.

За умови детального складання облікових записів формується єдиний електронний обліковий регістр - журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку дозволяють переглядати інформацію у вигляді журналів, відомостей тощо.