Тема 4. Обзор бухгалтерского программного обеспечения

1. Классификация бухгалтерских программ

Предлагаемое сегодня на рынке программное обеспечение для бухгалтерии разнообразно и неоднородно, что является результатом воздействия на его развитие трех основных факторов:

- постоянно растущих требований потребителей;

- неустойчивости нормативно-правовой среды;

- конъюнктурного подхода подавляющегося числа разработчиков.

Рассмотрим основные классы бухгалтерских программ.

«Мини-бухгалтерия».Программы этого класса реализует функции ведения синтетического учета и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. Первые программы этого класса появились в начале 90-х годов. Сегодня многие подобные разработки интенсивно вытесняются с рынка.

«Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса “выросло” из предыдущего. На сегодня класс ИБС является одним из наиболее распространенных. К этому классу относятся программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функции и разделов. Реализованные обычно в рамках единой программы, эти системы ориентированны, в основном, на малый и средний бизнес и предназначены для бухгалтерий численностью 2-5 человек. Эти системы рассчитаны для работы, как правило, на одном компьютере, хотя возможные варианты их использования и на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При этом на каждом компьютере обычно отображается вся система.

«Бухгалтерский конструктор» (Бухгалтерская система с расширенными инструментальными возможностями).

Реализованные в таких системах возможности не слишком большие. Выполнение в таких операций, как расчет износа основных средств, оценка запасов товарно-материальных ценностей, расчет зарплаты, калькуляция себестоимости, переоценка валютных счетов, распределение прибыли, движение и взаимодействие первичных документов крупной бухгалтерии между различными участками учета “конструкторы”, как правило, без соответствующих настроек осуществить не могут. Однако при овладении специальным встроенным языком можно самостоятельно научить программу выполнять необходимые расчеты, выдавать любые ведомости, отчёты.

По сути дела этот класс программ появился как результат переориентации разработчиков на массовый тираж. Принципиально невозможно заложить в одну программу специфику учета тысяч бухгалтерий, т. е. написать программу, которая подходила бы всем. Поэтому такие системы стали делать как некие универсальные заготовки, из которых с помощью настроек можно получить программу, подходящую для любой фирмы.

Главной особенностью программных средств этого класса является модульная и гибкая архитектура с основными функциями бухгалтерских систем названных выше классов, но с наличием специального встроенного процедурного языка и средств настройки, предполагающими широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям либо самим пользователем, либо дилером разработчика.

«Бухгалтерский комплекс» (БК АРМ). «Бухгалтерский комплекс» относится к наиболее старой форме существования бухгалтерских программ. Создание отдельных программ под каждый раздел учета с возможностью последующего агрегирования данных сложились исторически. Для средних и крупных предприятий оно остается рациональным до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, в создании новых модулей.

Типовой бухгалтерский комплекс состоит из отдельных функционально законченных и взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ), соответствующих основным разделами, участками бухгалтерского учета. Он может функционировать на нескольких компьютерах, иметь средства обмена между отдельными АРМ через гибкие магнитные диски или по локальной вычислительной сети с целью объединения информации, сведения баланса, получения синтетических выходных форм, построения отчетности. Бухгалтерский комплекс дает возможность одновременной работы с АРМ нескольким пользователям, может иметь элементы управления, анализа, сбыта.

Бухгалтерский комплекс представлен комплексом программ, реализующих функции не только отдельных разделов учета с полным и глубоким отражением их специфики, но и основных функций бухгалтерского учета в целом. Эти программные средства предназначены для бухгалтерий с численностью более 5 человек, при наличии явного разделения функций между работниками.

«Бухгалтерия-офис» (система автоматизации управления предприятием). Подобные разработки часто построены не столько “под бухгалтера”, сколько “под управляющего”. Данные класс программ относится к программам корпоративных систем управления финансами и бизнесом. Бухгалтерская составляющая здесь перестает быть главной. Важнее взаимосвязь всех составных частей системы, возможность эффективного управления предприятием, способствующие главной задачей бизнеса - извлечение прибыли. Многие западные разработки относятся к этому классу программ.

В качестве типовых компонентов системы присутствуют: полная подсистема бухгалтерского учета, подсистема управления, делопроизводства и планирования, элементы анализа и принятия решения и т.д.

«Эккаунт кутюр» (Индивидуально дорабатываемые и внедряемые системы на базе типового бухгалтерского ядра). Системы данного класса предназначены для очень разборчивых и состоятельных заказчиков или для крупных объектов. Здесь важны не только достоинства продукта, но и имидж фирмы разработчика, ее потенциал и репутация.

Для таких систем характерны обычно авторская установка, доработка и индивидуальная настройка под каждого клиента, обучения, ввод в эксплуатацию и обязательно последующее сопровождение, немалая стоимость.

«Отдельные участки учета и АРМы». Спрос на отдельные АРМ (автоматизированное рабочее место) типа «Учет труда и заработной платы», «Управление материальными ресурсами и складскими операциями», «Банк», «Касса» и им подобных постоянно сокращается. Пользователи начинают понимать, что наибольшую отдачу такие системы принесут, если использовать их в комплексе.

«Отраслевые системы с бухгалтерским учетом». Наиболее распространены и проработаны отраслевые системы для бюджетной сферы, торговли, промышленных и строительных организаций, страховых и аудиторских компаний, банков. Для подсистем данной группы, прежде всего, учитывается и оценивается полнота функции, комплексность и удобство решений отраслевой специфики бухгалтерского учета. В оценке таких подсистем мнение практиков рассматриваемой отрасли наиболее ценно.

«Системы учета международного уровня». Эти системы поддерживают как российские, так и западные стандарты учета и отчетности; распространенные формы внутрифирменной отчетности, несколько языков, валют. Здесь преобладают западные системы, хотя они хуже адаптируются российским условиям. Как правило, такие системы сопровождаются и настраиваются на специфику покупателя аудиторской фирмой международного уровня.

2. Виды бухгалтерий

Требования, предъявляемые покупателями к программам, во многом зависят от размера бухгалтерии. Можно условно разделить бухгалтерии на малые, средние и большие.

Малая бухгалтерия (в месяц учитывается до 200 первичных документов, расчет зарплаты не более чем на 150 человек, бухгалтерия ориентирована на безцеховую структуру). Для бухгалтерии следует покупать не отдельные программы по расчету зарплаты, учету материалов, денежных средств и т.д., а единую комплексную программу, обеспечивающую ведение всех задач бухгалтерского учета с выходом на баланс. Для малой бухгалтерии, как правило, достаточно одного компьютера.

Средняя бухгалтерия (зарплата на 150-1200 человек или значительный оборот материальных средств). В этом случае целесообразно приобрести несколько отдельных программ. Желательно, чтобы АРМы были разработаны одной фирмой и были совместимы на уровне обмена файлами. Обычно учет материалов и расчет зарплаты удобнее разместить на разных компьютерах, а остальные задачи вести на третьем.

Большая бухгалтерия (расчет зарплаты более чем на 1200 человек и сложный внутризаводской учет продукции). Для большой бухгалтерии необходимы следующие модели: склад материалов, склад товаров и готовой продукции, основные средства и нематериальные активы, зарплата, касса, расчетные и валютные счета, финансовый анализ, сводный баланс.

Требования, предъявляемые покупателям к системам, зависят не только от размера фирмы, но и от ее профиля. Крупные торговые фирмы, помимо бухгалтерии, хотят обычно автоматизировать оперативный товарный учет, в том числе на удаленных от офиса складах, в магазинах.

3. Общие требования к бухгалтерским программам

К бухгалтерским программам предъявляются следующие общие требования:

1. Программа должна основываться на понятной для бухгалтера методике организации учета.

2. Документация на программу должна содержать достаточно полное и понятное описание принятой учетной методики и последовательности запуска системы в работу.

3. Программа должна иметь дружественный интерфейс, т.е. быть простой в управлении и настройках, иметь систему помощи.

4. Программа должна иметь гибкую систему настроек на постоянную изменяющееся законодательство, разную методологию бухучета, формирование самых разных нестандартных отчетов.

Контрольные вопросы

1. Дайте характеристику мини-бухгалтерии.

2. Дайте характеристику интегрированной бухгалтерской системе.

3. Дайте характеристику программе «Бухгалтерский конструктор».

4. Дайте характеристику системе «Бухгалтерский комплекс.

5. Дайте характеристику программе «Бухгалтерия-офис».

6. Дайте характеристику программе «Эккаунт кутюр».

7. Какие бывают виды бухгалтерий. Расскажите про каждый вид.

8. Сформулируйте общие требования к бухгалтерским программам.

Тема 5. Система «1C:Предприятие»

1. Компоненты и технологическая платформа

Приведем перечень наиболее известных и популярных россий­ских разработчиков автоматизированных бухгалтерских систем. Это компании:

«1C» (серия программ «1C:Предприятие»);

«Интеллект-Сервис» (серия «БЭСТ»);

«ДИЦ» («Турбо-Бухгалтер»);

«Информатик» («Инфо-Бухгалтер»);

«Инфософт» (система «Флагман»);

«Омега» (серия ABACUS, AF7);

«Инфин» (серия программных продуктов от «мини» до «макси»);

«Гектор» («Гектор: Бухгалтер»);

«Галактика—Парус» (серии программ «Галактика» и «Парус»).

По некоторым оценкам «1C:Предприятие» («1C:Бухгалтерия») является наиболее распространенным экономическим программным продуктом территории бывшего СССР, количество официальных пользова­телей превышает 300 тыс.

1C: Предприятие — это система программ, которая предназначена для решения широкого круга задач по автоматизации различных областей экономической деятельности.

Все программы создаются на основе трех компонент:

- компонента «Бухгалтерский учет» предназначена для ведения учета на основе бухгалтерских операций (1С:Бухгалтерия);

- компонента «Оперативный учет» предназначена для учета наличия и движения средств в реальном времени в самых различных разрезах (1С:Торговля и склад)

- компонента «Расчет» предназначена для выполнения сложных периодических расчетов (1С:Зарплата и кадры).

Эти функциональные компоненты вместе с некоторыми другими механизмами, образуют технологическую платформу системы 1C:Предприятие.

В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1C:Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Программы системы «1C:Предприятие» отличаются следующими качествами:

§ широкие воз­можности ведения планов счетов,

§ поддержка ведения многомер­ной аналитики,

§ реализация системы регистрации информации о движении средств,

§ объединение вводимых проводок в операции,

§ реализация единого механизма построения отчетов.

2. Конфигурации

Конфигурации — это конкретные прикладные решения, ориентированные на автоматизацию определённой сферы экономической деятельности созданные на основе компонент технологической платформы системы 1C:Предприятие.

В комплект поставки программных продуктов системы программ 1C:Предприятие включаются типовые конфигурации.

Типовые конфигурации — это конфигурации, в которых реализуются наиболее универсальные прикладные решения.

Для одной и той же программы могут быть созданы разные конфигурации. Готовая конфигурация может поставляться как самостоятельный программный продукт.

Средства конфигурирования — это специальные средства для создания и изменения конфигураций. Программа может содержать или не содержать эти средства.

Если программа содержит средства конфигурирования, пользователь может изменять конфигурацию сам или с помощью организаций, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы «1C», настраивая продукт на особенности учета конкретной организации.

Комплексными конфигурациями называют конфигурации, при создании которых может использоваться как одна, так и несколько компонент системы.

3. Версии программ системы 1C: Предприятие

Программы системы 1C: Предприятие могут поставляться в разных версиях:

- базовые версии,

- версии ПРОФ,

- сетевые версии.

Базовые версии рассчитаны на работу одного пользователя и не включают средства для изменения конфигурации.

Версии ПРОФ обладают наиболее развитыми возможностями конфигурирования.

Сетевые версии используются, когда с системой необходимо работать одновременно нескольким сотрудникам.

4. Установка программы

Дистрибутив, поставляемый на дискетах, рекомен­дуется скопировать на жесткий диск. Перед инстал­ляцией следует вставить в LPT порт ключ защиты (HASP). Через него можно снова подключить прин­тер.

Установка программ­ного комплекса делится на два этапа:

§ на первом мы устанавливаем компоненты,

§ на втором — требуе­мую конфигурацию.

Для установки запускаем setup.exe. После стан­дартных окон диалога установки и завершения ко­пирования файлов предлагается установить конфи­гурацию. Необходимо указать папку на диске с ди­стрибутивом, где находится конфигурация. В прин­ципе, конфигурацию можно установить и позже.

По умолчанию конфигурации устанавливаются в папки, вложенные в Program Files\lCv77. Имена вложенных папок зависят от типа конфигурации. Бухгалтерия устанавливается в папку Program Files\lCv77\lsbdb (lsbdemo), торговля-склад — Program Files\lCv77\db, кадры — Program Files\lCv77\PRBasic.

При установке конфигурации она самостоятель­но прописывается в списке конфигураций. Если из­менить путь к конфигурации, изменения в списке следует сделать вручную. Для этого можно восполь­зоваться кнопкой «Изменить», выбрав предварительно имеющуюся в списке конфигурацию, или кноп­кой «Добавить», если конфигурация ранее не уста­навливалась.

Параллельно с установкой рабочей конфигурации устанавливается и демо-версия, где заполнены све­дения о предприятии, проведено некоторое количе­ство документов и т.п. В случае Бухгалтерии такая конфигурация устанавливается в Program Files\ lCv77\lsbdemo. После окончания установки следует установить драйвер защиты (соответствующий пункт есть в группе главного меню «1C Предприятие 7.7») и перезагрузить машину.

5. Запуск программы

Работа с программой предусматривает два разделенных во времени процесса:

ü конфигурирование (настройка) программы, в ходе которого учитываются индивидуальные особенности предприятия;

ü непосредственная работа пользователя по ведению учета, которая во многом определяется свойствами конфигурации.

После запуска программы (Пуск/Программы/1С:Предприятие 7.7/1C:Предприятие) следует выбрать режим работы.

Программа предусматривает 4 режима работы:

ü 1С:Предприятие,

ü Конфигуратор,

ü Отладчик и

ü Монитор.

При запуске системы 1C пользователю предлага­ется выбрать режим работы.

Режим «1C Предприя­тие» — основной. Он открывает конфигурацию в ре­жиме исполнения программных модулей.

Для раз­работки, отладки и администрирования системы предназначены три остальных режима — Конфигу­ратор, Отладчик и Монитор пользователей.

Конфигуратор — средство администрирования. Для конкретной конфигурации можно описывать наборы прав пользователей, например, могут быть введены такие наборы прав, как «Администратор», «Главный бухгалтер», «Менеджер», Каждому поль­зователю системы назначается роль, включающая набор прав и пользовательский интерфейс.

Конфигуратор позволяет проектировать пользо­вательский интерфейс и создавать программные модули на встроенном языке.

Отладчик позволяет отслеживать исполнение про­граммных модулей конфигурации, замерять срав­нительное время исполнения, просматривать значе­ния переменных, т.е. проводить трассировку про­граммных модулей.

Монитор пользователей используется для отслеживания текущего состояния работы си­стемы. Он по­зволяет просмотреть, кто из пользователей и в ка­ком режиме в настоящий момент работает с инфор­мационной базой. Системой автоматически ведется Журнал регист­рации изменений. В нем отражаются все факты из­менений данных пользователями.

Запуск программы в режиме «1C:Предприятие» позволяет вызвать нужную компоненту (например, вести бухгалтерский учет).

6. Информационные базы

Все данные учета хранятся на компьютере в виде информационных баз.

В типовой конфигурации создаются три базы:

ü основная база (предназначена для ведения учета),

ü упрощенная база (используется, если учет совсем простой или же планируется значительное изменение типовой конфигурации) и

ü демонстрационная база (содержит демонстрационный пример).

Список используемых баз можно редактировать. При этом изменяется только список в окне Запуск, файлы с базами не изменяются. В нижней части окна указан полный путь к текущей информационной базе.

Контрольные вопросы

1. Понятие системы «1С: Предприятие»

2. Расскажите про компоненты системы «1С: Предприятие»

3. Что такое технологическая платформа

4. Дайте определение конфигурации

5. Что такое типовая конфигурация

6. Для чего нужны средства конфигурирования

7. Что такое комплексная конфигурация

8. Расскажите про версии программ системы «1С: Предприятие»

9. Какие требования к ПК для установки системы «1С: Предприятие»

10. Какие режимы работы предусматривает программа «1С: Предприятие»

11. Что такое информационные базы и их виды

Тест «Основные понятия системы «1С:Предприятие»