Современная концепция управления проектом

Управление проектами – это область менеджмента, охватывающая те сферы производственной деятельности, в которых создание продукта или услуги реализуется как уникальный комплекс взаимосвязанных целенаправленных мероприятий при определённых требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемого результата.

Управление проектами – профессиональная творческая деятельность по руководству людскими и материальными ресурсами путем применения современных методов, средств и искусства управления для успешного достижения заранее поставленных целей при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов, осуществляемых в рыночных условиях в социальных системах. По ISO: «Управление проектом включает планирование, организацию, мониторинг и контроль всех аспектов проекта в ходе непрерывного процесса достижения его целей». По PMBOK: «Управление проектом – процесс применения знаний, навыков, методов, средств и технологий к проектной деятельности с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта».

Управление проектами в различных отраслях имеет гораздо больше общего, чем различий.. Методология управления проектами применима для проектов любого масштаба и сложности, позволяя в каждом конкретном случае выбирать адекватные ситуации методы, подходы, средства и инструменты..

Для эффективного выполнения проекта необходима четкая связь между такими сферами управленческой деятельности, как:

· общим управлением (управление стационарными процессами, например внутрифирменное управление), т.к. эта сфера управления содержит знания, которые следует иметь каждому менеджеру проекта;

· управлением технологическими процессами (техническое управление, управление производством и т.д.), т.к. эта сфера управления содержит специальные знания в конкретной области деятельности;

· управлением проектом (управление нестационарными динамическими процессами, управление изменениями), т.к. эта сфера имеет свою уникальную область знаний, частично пересекающуюся с соседними областями;

· вспомогательными и поддерживающими дисциплинами и функциями, которые помогают менеджеру проекта лучше выполнять свои функции.

Предварительное представление о современной концепции УП дает следующая схема:

Рисунок 7 - Основные блоки управления проектами

В то же время, очевидно, что для мелких проектов не требуется применение концепций УП в полном объеме.

Известный закон Лермана гласит: "Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег", а следствие Лермана уточняет: "Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег". Именно для преодоления сформулированной в следствии Лермана проблемы и была разработана методика управления деятельностью на основе проекта. А распространение данной методики управления на различные сферы деятельности является дополнительным доказательством ее эффективности

Все основные положения дисциплины УП основываются на гипотезе об организованном протекании проекта, которое больше способствует достижению целей проекта, чем неорганизованное (организация вместо импровизации).

Компонентами такой организации являются:

· Содержание работы (что необходимо сделать)

· Время работы (когда необходимо выполнить работу с учетом временных рамок фазы проекта)

· Порядок работы (назначение исполнителей работы с учетом ограниченности ресурсов, ее связи с другими работами внутри пакета и с другими комплексами работ)

Если попросить менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении проекта, то скорее всего он ответит: «Обеспечить выполнение работ». Это действительно главная задача руководителя.

Но если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать и более полное определение главной задачи менеджера проекта: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием».

Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект.

Факторами, влияющими на проект в целом являются: время, стоимость, предметная область

Качество исполнения проекта зависит от уравновешивания этих трех основных факторов Взаимоотношения между этими факторами таково, что если один из этих факторов изменится, то с большой долей вероятности будет затронут как минимум еще один фактор. Эти факторы возможно представить в виде сторон проектного треугольника (см. рис. 8). Каждая из сторон имеет следующий смысл:

Сторона треугольника Времяопределяется длительностью выполняемых в проекте задач.

Сторона треугольника Стоимостьопределяется стоимостью используемых в проекте ресурсов: персонала, оборудования и материалов.

Сторона треугольника Предметная областьзависит от рамок и размера проекта.

При этом в середине треугольника подразумевается качество проекта.

Рисунок8 - Взаимосвязь факторов, влияющих на проект в целом

Три стороны треугольника взаимосвязаны, при внесении изменения в один из этих элементов, меняются два других. Необходимо сохранить первоначальное равновесие сторон проектного треугольника: уложиться в сроки, выполнить проект в рамках выделенного бюджета и получить результаты, которые удовлетворят требованиям заказчика.

За 50 с лишним лет, в течение которых применяется технология управления проектами, был разработан целый ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять этими ограничениями.

Для того чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из-под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение, и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому, в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика.

«Тремя китами» эффективного управления проектами являются:

· Концепция жизненного цикла;

· Концепция команды проекта;

· Концепция финансирования.

Концепция жизненного цикла проекта исходит из необходимости организации единого неразрывного процесса достижения цели проекта.

Концепция команды проекта предполагает построение единой организационной структуры, отвечающей за успех проекта на всех стадиях его реализации.

Концепция финансирования проекта призвана обеспечить соответствие финансовых затрат проекта объемам и качеству выполнения работ.