Вопрос 40. Оперативное хранение дел

1. Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. За сохранность документов несут ответственность: руководители структурных подразделений; работники службы делопроизводства. Дела хранятся: в шкафах, на стеллажах (обычные документы).

в сейфах (документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" и т. п.).

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа.

сейфа:

для удобства поиска необходимого дела; для проверки наличия дел.

При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел (в некоторых случаях внутренних описей дел) поиск любого исполненного документа не превышает 5 минут.

2. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится: ' для обеспечения сохранности дел;

установления пропавших дел (документов); поиска пропавших дел (документов);

восстановления документов, не найденных в результате поиска. Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в год.

3. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться: сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения);

сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела, в которой указывают: номер дела; дату выдачи; кому выдано (Ф. И. О.); структурное подразделение; подпись исполнителя; срок возврата; отметку о возврате; примечание.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок неболее одного месяца.После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациямдела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документов. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются и они продолжают храниться вструктурных подразделениях.

После оперативного хранения завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив. Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются.