Головні форми проектування структур управління

Результат організаційних зусиль фірми може бути відображе- ний на організаційній схемі – простому накресленні ліній і боксів, що показують, як фірма організована. Бокси становлять види дія- льності фірми і людей, що їх виконують. Лінії вказують на зв’язок між ними. Число горизонтальних рядів боксів вказує на те, скільки рівнів управління має організація.
Організаційна схема відбиває заплановані, формальні зв’язки, необхідні для роботи організації.

Формальна організація – це попередньо спланована структура повноважень, функцій, що встановлюються на основі сформованої взаємодії між компонентами організації. Вона орієнтована на до- сягнення прийнятих рівнів виробництва і загальних цілей організації. Формальна структура визначає всю систему відносин, набір функ- цій, що дозволяють здійснювати цілеспрямовану діяльність.

Формальна організація характеризується визначеним ступенем стандартизації певних функцій в організації. Існують їх вичерпні описи, безліч організаційних правил, чітко визначені процедури, що охоплюють трудовий процес в організації, де ступінь формалі- зації високий. Чим вище стандартизація, тим менше нововведень кожен працівник повинен вносити в кінцевий результат праці. Стандартизація не тільки сприяє альтернативній поведінці праців- ників, але навіть усуває для них всяку необхідність розглядати які- небудь альтернативи. Ступінь формалізації відрізняється від орга- нізації до організації.

Багато видів взаємодій між працівниками не вписуються в схему формальної організації. Існує мережа неформальних органі- зацій, у межах яких взаємини не носять заздалегідь спроектованого ідирективно встановленого характеру, а вони виникають з дії різ- них факторів – таких, як загальний інтерес групи працівників, об’єктивна необхідність співробітничати, особиста безпека тощо.

Виконання роботи найчастіше вимагає незапланованих, не- стандартних дій і рішень і покладається на неформальні зв’язки серед членів організації. Ці незаплановані зв’язки і види діяльності серед людей в організації, що прискорюють її роботу, називаються неформальною організацією.

Неформальна організація може утворитися спонтанно, чи вона може стати результатом мудрої політики й обережного маневру- вання серед деяких членів організації. Організаційна схема – це статичний малюнок, що складається з вертикальних і горизонталь- них ліній. Неформальна організація динамічна, і всі можливі зв’язки всередині неї дуже важко відобразити. У неформальній організації немає менеджерів, але в ній є лідери. Вона не має ієрархії влади, зв’язки в ній – громадські. В ній немає формальних правил, вона керується вільно, за допомогою суспільних норм.

Комунікаційна система неформальної організації називається “виноградним гроном”. Це вдале порівняння, тому що канали не- формальних зв’язків прокладають свій шлях нагору, вниз і через формальну структуру організації.

Організації створюють структури, щоб забезпечувати координа- цію і контроль діяльності своїх підрозділів і працівників. Структу- ри організацій відрізняються одна від одної складністю (тобто ступенем поділу діяльності на різні функції), формалізацією, (тобто ступенем використання заздалегідь установлених правил і проце- дур), співвідношенням централізації і децентралізації (тобто рів- нями, на яких приймаються управлінські рішення).

Структурні взаємозв’язки в організаціях знаходяться в центрі уваги багатьох дослідників і керівників. Для ефективного досяг- нення мети необхідно розуміння структури робіт, підрозділів і функціональних одиниць. Організація роботи і людей мають чи- малий вплив на поведінку працівників. Структурні та поведінкові взаємозв’язки, у свою чергу, допомагають установити цілі організа- ції, орієнтовані на їхнє досягнення. От чому необхідно ознайоми- тися з структурним підходом, що застосовується в різних орга- нізаціях для забезпечення основних елементів діяльності і взаємо- зв’язків між ними. Структурний підхід припускає використання поділу праці, охоплення контролем, децентралізації і департамен- талізації.

Структура організації – це ті фіксовані взаємозв’язки, що існують між підрозділами і працівниками організації. Її можна розуміти як встановлену схему взаємодії і координації технологічних і людських елементів.

Схема будь-якої організації показує склад відділів, секторів та інших лінійних і функціональних одиниць. Однак варто мати на увазі, що такий фактор, як людська поведінка, що впливає на порядок взаємодії і на зусилля за узгодженням дій, не може бути зображена на схемі. Саме людська поведінка визначає ефектив- ність функціонування структури в більшій мірі, ніж формальний розподіл функцій між підрозділами.

От чому організаційну структуру будь-якої комерційної фірми, лікарні, банку, урядового закладу варто розглядати з різних пози- цій і з урахуванням різних критеріїв. На її дієвість і ефективність впливають:

1) дійсні взаємозв’язки, що виникають між людьми в процесі роботи. Це відбивається в схемах організаційних структур і в по- садових обов’язках;

2) діюча політика, посібники і методи, що впливають на люд- ську поведінку;

3) повноваження і функції працівників організації на різних рівнях управління (нижчому, середньому, вищому).

За вмілого сполучення зазначених трьох факторів в організації може бути створена така раціональна структура, за якої існує реа- льна і сприятлива можливість досягнення високого рівня ефекти- вного виробництва.

Так як на організації впливає багато чинників, то вони можуть приймати різні форми своїх проектів.