Создание пустого отчета

Вы уже узнали, как быстро создать отчет на базе таблицы пли запроса. Но у вас есть и дру­гая возможность — создать пустой отчет и добавить все нужные вам поля. Оба подхода пра­вомерны. Вы можете предпочесть метод быстрого создания, когда хотите создать отчет, поч­ти повторяющий структуру существующих таблицы или запроса. В противном случае, если

вы собираетесь сформировать отчет, использующий лишь несколько полей из таблицы, возможно, легче начать с нуля.

Далее перечислены действия, необходимые для формирования отчета с чистого листа.

1. Выберите на ленте Создание → Отчеты → Пустой отчет(Create → Reports → Blank Report).

На экране появится новый пустой отчет в Режиме макета.Справа, в окне программы вы увидите Список полейсо всеми таблицами вашей БД.

Рис. 10.8.Эмблема и заголовок обычно расположены в верхней части отчета. Для эмблемы можно использовать любое изображение, а для заголовка — любой текст. Для выбора представления даты (рис. 10.9) и номера страницы (рис. 10.10) программа Access предлагает больше вариантов

Рис. 10.9. При вставке даты можно выбрать включение даты, времени или обоих компонентов. Вы также можете выбрать формат их представления. После того как дата добавлена, можно изменить ее шрифт, границы и цвета, как и у любого другого элемента отчета

Рис. 10.10. В случае номеров страниц можно выбрать формат, местоположение и выравнивание. (Местоположение определяет вывод номера страницы над или под данными отчета. Вы можете переместить номера страниц после включения их в отчет, и программа Access сдвинет данные отчета для того, чтобы высвободить место для номеров страниц.)

2. Добавьте, какие хотите, поля из соответствующей таблицы, либо перетащив их с помощью мыши из Списка полейв область отчета, либо дважды щелкнув их кнопкой мыши. Можно также использовать поля из связанных таблиц. Например, вы можете создать отчет, в котором соединена информация о товаре и сведения о категории каждого товара. В этом случае отчет автоматически применяет запрос с объединением для получения результатов.

3. Отформатируйте столбцы.

Когда отчет создается с нуля, столбцы появляются без какого-либо форматирования. Вам придется воспользоваться способами форматирования, описанными в следующем разделе, для применения цвета и средств визуального выделения.

4. Добавьте другие необходимые вам элементы, например эмблему, заголовок, номера страниц и дату.

Когда создается простой отчет, вы получаете все эти компоненты автоматически. К счастью, их также легко включить в отчет, и когда вы формируете его с пуля. Просто перейдите на ленте в группу Работа с макетами отчетов | Формат → Элементы управления(Report Layout Tools | Formatting → Controls) (рис. 10.8).