Основные сведения о формах

Формы получили свое название от бумажных форм, которые заполняются людьми, когда под рукой нет компьютера. В зависимости от ситуации вы можете создавать в программе Access форму, которая напоминает форму, применяемую вашей компанией или организацией. Если вы работаете в банке, вы можете создать в Access форму, которая воспроизводит информацию, организованную так же, как в бумажной форме, применяемой клиентами. Та­кая организация данных облегчает копирование информации с бумаги в вашу БД. Но в большинстве случаев проектируемая вами форма не имеет аналога в реальной жизни. Такие формы создаются с нуля и используются для облегчения ввода данных.

Для того чтобы понять, почему формы — неотъемлемая часть почти всех БД, полезно рассмотреть слабые места листа данных. Далее перечислены некоторые характеристики, делающие формы предпочтительнее листов данных.

■ Улучшенная компоновки. На листе данных каждое поле занимает единственный столбец.
Такая организация хороша для таблиц с небольшим числом столбцов. Если же таблица
широка, она приводит к бесконечным прокруткам, необходимым для переходов к разным
частям таблицы. В форме есть гарантия того, что нужные данные всегда находятся в поле
зрения. Можно также использовать цвет, линии и изображения для разделения разных
фрагментов содержимого.

■ Дополнительная информация. Вы можете включить в форму любой нужный вам текст, т. е. можно вставить пояснения, подсказывающие новичкам, какие данные следует предоставить. Можно также добавить вычисляемые данные — например, вычислить и отобразить стоимость всех покупок, сделанных клиентом, без необходимости создания кем-то отдельного запроса.

■ Связи таблиц. Во многих задачах требуется добавление записей в несколько связанных таблиц. Если новый клиент размещает заказ в БД Boutique Fudge, необходимо создать новую запись в таблицах Customersи Orders,а также одну или несколько записей в таблице OrderDetails.Форма позволяет выполнить всю эту работу в одном месте (при этом не нужно открывать два или три листа данных).

■ Кнопки и другие графические элементы. Формы поддерживают элементы управления: кнопки, ссылки, списки и другие полезные элементы пользовательского интерфейса, которые можно вставлять в форму. Пользователь, работающий с вашей БД, сможет впоследствии щелкнуть мышью кнопку и запустить связанную с ней задачу (например, открыть другую форму или напечатать отчет).

Хорошо спроектированные формы — то, что компьютерные асы называют внешним представлением (front end) БД. В БД, применяющей формы, можно редактировать данные, выполнять поиск и обеспечивать выполнение повседневных задач, не касаясь листа данных.