Импорт данных

Независимо от того, какой тип данных вы хотите импортировать, вам придется выполнить одни и те же действия.

1. В группе ленты Внешние данные → Импорт(External Data → Import) щелкните мышью кнопку, соответствующую типу файла, который вы хотите импортировать.

Когда формат выбран, запускается мастер импорта Внешние данные(рис. 19.4).

Рис. 19.4. Независимо от выбранного формата мастер импорта почти один и тот же, хотя определенные параметры могут быть ограничены. На первом этапе выбирается имя файла-источника и способ вставки информации в вашу БД программой Access

2. Введите имя файла, который хотите импортировать.

Если вы не помните путь к файлу (или не хотите набирать его вручную), щелкните мышью кнопку Обзор...(Browse...) и затем перейдите в нужное место в окне Открытие файла(File Open). После того как файл найден, дважды щелкните его кнопкой мыши.

3. Выберите, куда помещать в вашей БД импортированные данные.

У вас есть три возможных варианта размещения данных. Не для всех файловых форма­тов импорта все они доступны.

o Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных(Import the source data into a new table in the current database). Этот вариант создает новую таблицу для импортируемых данных, что убережет вас от головной боли из-за беспо­койства о конфликтующих записях. Но если имя таблицы совпадает с именем уже существующей в БД Access таблицы, этот вариант стирает последнюю.

o Добавить копию записей в конец таблицы(Append a copy of the records to the table).

Данный вариант добавляет импортируемые вами строки в существующую таблицу, Для успешного действия этого варианта нужно, чтобы структура импортируемых данных совпадала со структурой таблицы, которую вы используете. Например, имена

полей должны точно совпадать. В импортируемых данных могут быть пропущены необязательные поля и значения по умолчанию.

o Создать связанную таблицу для связи с источником данных(Link to the data source by creating a linked table). Если применяется этот вариант, программа Access на самом деле не переносит информацию свашу БД. Вместо этого при каждом просмотре свя­занной таблицы Access проверяет исходный файл для получения самой свежей ин­формации. Самое замечательное заключается в том, что в связанной таблице всегда отображается новейшая информация. В любом другом варианте импортированная таблица остается нетронутой, если изменяется исходный файл. Но связанные табли­цы тоже опасны, поскольку у вас нет гарантий того, что файл не перекочует в другое место на вашем жестком диске (где программа Access не сможет его найти). Вы при­меняли связанные таблицы для создания разделенной БД в главе 18.