Контур административного управления

1.3.1. Маркетинг

Под термином - маркетинг - принято понимать одну из систем управления предприятием, базирующуюся на комплексном учете и прогнозировании процессов, происходящих на рынке, и, направленную на получение максимальной прибыли от производства и сбыта товаров и услуг.

Задача Маркетинг должна обладать следующими основными возможностями:

1. ведение расширенной информации о товарах, типовых услугах;

2. регистрация и обработка контактов с потенциальными поставщиками;

3. управление каналами сбыта;

4. анализ рынка рекламных услуг, планирование рекламных компаний, размещение рекламы, анализ эффективности рекламных вложений;

5. сбор и обработка независимых отзывов;

6. ведение досье на фирмы-конкуренты и товары-аналоги;

7. анализ рынка предложений, управление ценовой политикой;

8. контроль жизненного цикла товаров, анализ сегментов рынка;

9. регистрация серийных продаж, учет рекламаций, гарантий;

10. маркетинговый анализ сбыта в разрезах по каналам сбыта, товарам, группам товаров (услуг), направлениям реализации.

Технологию решения маркетинговых задач можно представить следующей схемой представленной на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Технология решения маркетинговых задач

1.3.2. Планирование

Типовая процедура планирования экономических результатов начинается с составления бизнес-плана (финансового плана), который затем разворачивается в оперативно-календарный план. Этот план помогает перевести Ваши цели в конкретные производственные планы.

Технология решения задач планирования в системе может позволять начинать процесс планирования как с составления календарного плана хозяйственных мероприятий, так и с формирования финансового плана, связывая пункты финансового плана с пунктами хозяйственного плана. Могут быть рекомендованы следующие особенности реализации задачи планирования в системе:

· неограниченное количество уровней задания иерархии при составлении плана;

· для каждого пункта хозяйственного плана может быть определен детальный список ресурсов, необходимых для его выполнения; по всем задействованным ресурсам можно рассчитать общий баланс;

· для составленного плана обеспечить регистрацию хода его выполнения; реальное состояние выполнения финансового плана может быть получено путем разноски (привязки) существующих финансовых документов, формируемых при решении задач материально-технического снабжения, сбыта и др.;

· степень детализации календарного и финансового планов может быть доведена до уровня подразделений и отдельных ответственных лиц;

· по результатам планирования должны получаться графические и табличные отчеты, позволяющие анализировать состояние дел с различной степенью агрегирования уровней иерархии пунктов плана и по различным разрезам.

Технологию решения задачи Планирование можно представить схемой представленной на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Технология решения задачи Планирование

1.3.4. Кадры

Подсистема "Учет и управление кадрами" должна иметь непосредственную связь с таблицами базы данных задачи "Расчет заработной платы" и реализовывать помимо стандартных функций следующие возможности для руководителя:

1. анализ кадрового состава сотрудников предприятия;

2. управление штатным расписанием, разработку новой организационной структуры предприятия;

3. анализ размера выплат по различным статьям и за определенный период времени, произведенных для различных подразделений или сотрудников;

4. управление заработной платой, начисляемой сотрудникам;

5. ведение секретных (защищенных от просмотра посторонними лицами) досье и пометок на отдельных сотрудников (например, можно планировать кадровые перемещения);

6. учет и организация технической и профессиональной подготовки кадров;

7. формирование широкого спектра запросов к базе данных и получение отчетов по ним с возможностью сортировки, группировки и обобщения данных.

1.4. КОНТУР ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ

К контуру оперативного управления системы могут быть отнесены задачи, непосредственно связанные с реализацией производственных планов предприятия. Среди этих задач можно выделить актуальные для всех типов организаций (снабжение, сбыт, складской учет, расчеты с организациями) и те, которые характерны только для ряда организаций. Например, операции с консигнационным товаром и проблемы розничной торговли должны решаться для предприятий торговли, управление терминальными операциями - для крупнооптовых баз. Задачи технико-экономического планирования и технической подготовки производства ориентированы на деятельность, связанную с изготовлением промышленной продукции. Настраиваемость и модульная структура системы должна позволять выбирать только необходимые компоненты.

1.4.1. Управление закупками (материпльно-техническое снабжение)

Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, обычно предполагают ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков, отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение, составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами, выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку, регистрация документов, на основании которых производится покупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма), оформление доверенностей на получение, распределение материальных ценностей по складам, контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено / не оплачено / просрочено), получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.

Функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок и выбору поставщика могут быть выполнены средствами задачи "Маркетинг". Получение и отслеживание заявок на приобретение должно обеспечиваться задачей "Управление документооборотом". Кроме того, заявки на поставку продукции возможно вести также и в модуле "Управление закупками", используя в виде заявок документы, находящиеся в состоянии "Оформление".

Для количественно-суммового контроля взаимоотношений с поставщиками рекомендуется использовать модуль "Расчеты с поставщиками и получателями".

Непосредственно в модуле "Управление закупками" должны быть сосредоточены операции по работе с конкретными документами на приобретение.

Вследствие глубокой интеграции всех входящих в систему задач и наличия единой базы данных, все сведения, необходимые для оформления документов могут быть введены путем выбора из существующих таблиц базы данных. Подключение нужной таблицы (классификатора, справочника) в момент заполнения той или иной графы документа должно обеспечиваться автоматически. При отсутствии в таблице необходимых данных они могут быть введены без выхода из режима оформления текущего документа. Интеграция задачи "Управление закупками" со складским учетом и планированием производства позволяет отслеживать установленные уровни нормативных запасов (материалов, комплектующих, товаров), выявлять дефицит и продукцию, не пользующуюся спросом (неликвиды).

Технология решения задачи управления закупками может быть проиллюстрирована схемой на рис. 2.3.

При реализации задачи управления закупками могут возникать различные особенности, например:

· управление экспедицией, формирование доверенностей;

· использование нематериальных позиций (услуг) в документах на закупку;

· автоматизированное распределение товаров по складам;

· учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;

· ведение комплектов, операции по закупке комплектов - регистрация фактических операций по закупкам;

· поддержка полной интеграции с задачей "Расчеты с поставщиками и получателями";

· поддержка различных валют и международных закупок;

· учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной стоимости конкретных закупаемых изделий.

Задача должна предоставлять возможность получения следующего набора стандартных отчетов:

1. отчеты о закупаемых материалах и изделиях в разрезе групп, партий, внешней классификации;

2. отчеты по зарегистрированным приходным накладным;

3. аналитический отчет по поставщикам;

4. отчет о состоянии заказов на закупку;

5. отчет о полученных, но не оплаченных изделиях;

6. отчет о несоответствии в закупках.

Рис. 2.3. Технология решения задачи Управления закупками

1.4.2. Управление продажами (сбыт)

Пользовательский интерфейс программного модуля управления продажами реализуется, как правило, аналогично интерфейсу задачи "Управление закупками".

Новым элементом интерфейса задачи "Управление продажами" является функция формирования отпускных цен. Программный комплекс должен позволять создавать и поддерживать произвольное число различных прайс-листов. Так, отдельные прайс-листы можно иметь для крупнооптовой и мелкооптовой торговли, для розничных продаж, на выделенные группы товаров и услуг и т.п. Прайс-лист формируется вручную либо автоматически, рассчитывая предполагаемую цену реализации путем наложения на учетную цену описанную пользователем гибкую систему торговых наценок (скидок) и порядок налогообложения.

К особенностям реализации задачи управления продажами могут быть отнесены следующие возможности:

1. произвольное число позиций в документе на продажу;

2. учет типа налогообложения при оформлении документа;

3. гибкая возможность изменения цен путем оперативной коррекции прайс-листов;

4. использование нематериальных позиций (услуг) в документах на продажу;

5. автоматическое назначение номеров документам на продажу с возможностью их коррекции пользователем;

6. возможность формировать документ в национальной либо любой из зарегистрированных валют с расчетом рублевого или валютного эквивалента;

7. возможность корректировки курса валюты непосредственно в процессе формирования документа; возможность ведения продаж наборами (комплектами) товаров и услуг;

8. динамический контроль наличия товаров на складе при выписке счета;

9. возможность оформлять счета для отсутствующих в наличии товаров (вариант предоплаты);

10. автоматическое либо ручное резервирование товара на складе при выписке документа и гибкое управление резервом;

11. возможность управлять выбором склада, с которого должна произойти отгрузка;

12. возможность автоматически оформлять накладную по выписанному документу-основанию;

13. контроль повторных попыток оформить накладную на отпуск по уже исполненному документу-основанию;

14. возможность автоматически производить списание товара на складе при оформлении накладной на его отпуск;

15. автоматическая фиксация всех операций с материальными ценностями и по реализации услуг в бухгалтерском контуре.

Задача должна предоставлять возможность получения следующего набора стандартных отчетов:

· печать реестра накладных;

· отчеты о состоянии документов оснований на продажу (в исполнении, просрочены, оплачены и др.);

· отчеты о реализованных товарах в разрезе групп, партий, внешней классификации, получателей;

· отчет о несоответствии в накладных на продажу и расходных складских ордеров.

Технология решения задачи управления продажами может быть проиллюстрирована схемой (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Технология решения задачи управления продажами

1.4.3. Складской учет

Подсистема Складской учет по выполняемым функциям тесно связана с задачами снабжения и сбыта.

Основные возможности задачи складского учета во всех системах примерно одинаковые:

1. (ввод (формирование) расходных и приходных накладных;

2. автоматизированное распределение товаров по складам;

3. управление операциями приемки товаров, формирование актов рассогласований (коммерческих актов);

4. формирование приходных и расходных складских ордеров, распределение по материально-ответственным лицам;

5. операции внутреннего перемещения;

6. операции отпуска в производство;

7. операции списания, выбытия;

8. динамический пересчет складских остатков;

9. учет партий товаров, контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов (лицензий);

10. ведение учетных цен и списания по методу средневзвешанных цен, LIFO,FIFO;

11. формирование реестров складских документов, прошедших обработку,

12. формирование оборотных ведомостей движения за период в разрезах: склад, МОЛ, группа МЦ, партия МЦ, вид операции;

13. формирование ведомостей остатков МЦ на любую дату в разрезах: склад, МОЛ, группа МЦ, партия МЦ;

14. контроль неликвидов, сверхнормативов, дефицитных позиций, прогноз дефицитов;

15. проведение инвентаризации, формирование ведомости фактически выявленных остатков, сличительной ведомости по итогам инвентаризации, расчет оборотных ведомостей движения по рассогласованным позициям.

1.4.4. Расчеты с поставщиками и получателями

Универсальная компонента, предназначенная для полного количественно-суммового контроля и управления расчетами по обязательствам, возникающим при корреспонденциях товаров (услуг) с контрагентами.

Основными возможностями такой подсистемы обычно являются:

1. формирование реестра хозяйственных и финансовых операций с контрагентами;

2. специальный режим привязки финансовых платежных документов к договорам и сопроводительным документам;

3. автоматическая генерация шаблонов платежных документов по документу-основанию;

4. расчет сальдо и составление платежного баланса по контрагенту;

5. количественно-суммовой контроль расчетов с контрагентами;

6. аналитика отношений с поставщиками по взаимным задолженностям в разрезе периодов, договоров, групп договоров, конкретных МЦ, групп МЦ;

7. аналитика отношений с получателями по взаимным задолженностям в разрезе периодов, договоров, групп договоров, конкретных МЦ, групп МЦ;

8. контроль выполнения договоров (этапов) по агрегированным суммовым и номенклатурным показателям по датам (дата оплаты, извещения об оплате, дата поступления средств на р/с, дата отгрузки или самовывоза, дата передачи транзитору, контроль прохождения грузов по маршруту и т.д.);

9. начисление и учет штрафов (неустоек и пени) по невыполненным обязательствам по отдельному договору, группе договоров, в целом по организации;

10. прогноз критических ситуаций по выполнению обязательств.

1.4.5. Операции с консигнационным товаром

Под консигнационными операциями понимается прием или передача товара с регламентной отсрочкой платежа по мере реализации. Подобная подсистема обычно предоставляет следующие возможности:

1. оформлять документы на прием или передачу консигнационного товара,

2. передавать на консигнацию комплекты товаров;

3. оформлять накладные на прием или возврат консигнационного товара

4. формировать доверенности для получения консигнационного товара

5. управлять расчетами по реализации консигнационного товара;

6. получать ведомости по реализации и ведомости остатков консигнационного товара (в рублях и в валюте)

7. контролировать соответствие накладных и ордеров;

8. учитывать расчеты между резидентами и консигнаторами;

9. получать отчеты по исполняемым документам-основаниям на прием или отпуск консигнационного товара.

Стандартные отчеты модуля "Консигнация":

· отчеты по остаткам товаров, принятых на консигнацию (рублевые, валютные валютно-рублевые),

· отчеты (графические и табличные) по реализации консигнационных товаров (сводные ведомости, объемы продаж по количеству, продажи в валюте, в разрезе партий);

· отчеты по реализации товаров, отпущенных на консигнацию в разрезах исполняемых договоров, контрагентов, товаров;

· отчет о несоответствии в накладных на продажу консигнационных товаров и расходных складских ордеров.

1.4.6. Управление терминальными (транзитными) операциями

Подсистема "Управление терминальными (транзитными) операциями" представляет вариант решения задачи складского учета для крупных терминалов, таких как таможенные склады, морские порты, терминалы железных дорог, крупнооптовые базы, транзитные склады и т.д.

К основным особенностям такой подсистемы можно отнести:

1. ведение внутренней инфраструктуры складских помещений (склад, секция, бокс, ячейка, полка и т.д.);

2. ведение расширенных характеристик элементов хранения (емкость, категория хранения, месторасположение ...);

3. классификация элементов инфраструктуры по ресурсам хранения;

4. ввод (формирование) и обработка транзитных накладных;

5. формирование приходных и расходных ордеров на транзитные грузы;

6. автоматизированное размещение с привязкой к местам хранения;

7. формирование маршрутных листов на доставку;

8. управление внутрискладскими перемещениями;

9. формирование ведомостей наличия и размещения;

10. формирование оборотных ведомостей движения;

11. управление и контроль регламента транзитных операций, расчет штрафов, контроль исполнения;

12. автоматизированный расчет стоимости транзитных операций.

4.4.7. Розничная торговля (работа с торговым обрудованием)

Модуль предназначен для комплексной автоматизации товарно-денежного учета и оперативного анализа состояния продаж в реальном масштабе времени на основе специализированного торгового оборудования.

Установка на рабочих местах кассиров вместо традиционных кассовых аппаратов объединенных в сеть специализированных кассовых терминалов со встроенными принтерами позволяет оптимальным образом организовать процесс управления продажами.

Кассиры при такой автоматизации получают следующие удобства:

не надо больше помнить стоимость каждого товара, так как цена извлекается из прайс-листа при идентификации товара;

имеется возможность автоматической идентификации товара по его штрих-коду с помощью сканера;

всегда известно о наличии/отсутствии того или иного вида товара в каждом отделе и количество наличности в кассе;

при наличии приставок, считывающих кредитные карточки, можно обслуживать соответствующую категорию клиентов;

упрощаются операции приема/сдачи смены.

Выигрыш заведующего торговым залом заключается в следующем:

в любой момент времени он может получить требуемую информацию о продажах по отделам, товарам, наличности, находящейся в каждой кассе, остатках товаров в отделах и на складе и т.п.;

появляется возможность гибкого управления ценовой политикой: для коррекции цен достаточно скорректировать прайс-лист и направить сообщение в отделы о замене ценников (кассы получат новый прайс-лист автоматически);

имея сведения о темпах продаж различных товаров и их остатках можно своевременно производить заказ на поставку, не допуская перебоев в торговле;

для разбора различных ситуаций в распоряжении заведующего имеется архив выданных и сторнированньи чеков, архив выполненных приходных и расходных операций, реестры и журналы по каждой кассе.

Кассовые аппараты могут подключаться к системе двумя способами.

Подключение кассовых аппаратов (ККМ) в режиме off-line позволяет автоматизировать учет товаров, продаваемых через кассовый аппарат, с использованием дополнительной программы обслуживания ККМ - драйвера ККМ. Вариант подключения в режиме off-line может рассматриваться как образец для интеграции кассовых аппаратов с системой автоматизации. Обмен данными между системой и ККМ производится через прмежуточную базу данных, создаваемую драйвером, при этом система выгружает в промежуточную базу данные о товарах и загружает данные о продажах, сформированные драйвером ККМ.

При использовании кассового аппарата в качестве фиксального регистратора вся работа по оформлению продаж ведется на компьютере в системе автоматизации, а ККМ печатает кассовый чек и проводит соответствующую сумму через фиксальную память. При этом для ориентации на конкретные модели ККМ могут использоваться различные дополнительные компоненты системы.

При комплексном подходе к учету в системе могут быть использованы и другие специализированные торговые устройства.

Информацию о товарах для системы автоматизации можно получать с помощью сканера штрих-кодов. Принтеры штрих-кодов используются в технологиях штрихового кодирования предприятия и позволяют получать наклейки со штрих-кодом, текстом и различной графикой.

Дисплеи покупателя используются для демонстрации различной текстовой информации - названия товара, его стоимости, суммы пробиваемого чека или информации рекламного характера в режиме бегущей строки.

POS-терминал (Point Of Sale) чаще всего представляет собой комплекс из компьютера, небольшого монохромного экрана, специальной клавиатуры, принтера чеков, дисплея покупателя и денежного ящика. Различные компоненты этого комплекса могут быть объединены в едином корпусе, или же присутствовать в виде отдельных устройств. На компьютере POS-терминала установлена операционная система и программа, которая служит рабочей средой для кассира.

Электронные весы применяются для автоматизации измерения веса при различных торговых и складских операциях, а также при построении комплексов этикетирования весовых товаров. Терминалы сбора данных используются для автоматизации учета товаров на различных торговых предприятиях, например, для проведения инвентаризации, приеме и продаже товаров.

Рис.2.5.

Рис. 2.6.