Юридическая сила документа.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен иметь следующие реквизиты:

· Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).

· Дата документа.

· Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.

· Подпись

· Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны присутствовать:

· Название вида документа (за исключением писем)

· Номер документа

В качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронная цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование электронной цифровой подписи позволяет осуществить:

· Доказательное подтверждение авторства документа.

· Контроль целостности передаваемого документа. При любом случайном или преднамеренном изменении документа изменится подпись, следовательно, она станет недействительной.

· Защиту от изменений и подделки документа.

· Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.

Все эти свойства ЭЦП позволяют использовать её для следующих целей:

· Декларирование товаров и услуг (таможенные декларации)

· Регистрация сделок по объектам недвижимости

· Использование в банковских системах

· Электронная торговля и госзаказы

· Контроль исполнения государственного бюджета

· В системах обращения к органам власти

· Для обязательной отчетности перед государственными учреждениями

· Организация юридически значимого электронного документооборота

· В расчетных и трейдинговых системах.

7. Реквизиты документа (в соответствии с ГОСТ Р6-30-2003): функции и особенности оформления.

При оформлении документов необходимо соблю­дать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2 Деловые документы

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;.

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется ис­пользовать стандартные возможности текстового ре­дактора Word ror Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Times New Roman Суг (Arial Суг, Courier New Суг) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1—2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в послед­нюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей и реквизитам до­

Кумента. В связи с последним замечанием обратим­ся к рассмотрению особенностей оформления управ­ленческих документов предприятия в свете требова­ний ГОСТ Р6.30-2003[20]. Напомним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего — ГОСТ Рб. 30-97 (с изм. от 2000 г.) — и унаследовал от по­следнего структуру (за исключением раздела 5, см. далее. — Авт.) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ содержит и новые требования к

Оформлению документов.

В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 уста­новлен иной состав реквизитов документа. Их об­щее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Р6.30-97), при этом один реквизит — гриф ограни­чения доступа к документу — исключен. Одновре­менно в состав реквизитов добавлены два новых — основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогопла­тельщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).

Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже рекви­зита 04 — код предприятия (организации) по Обще­российскому классификатору предприятий и орга­низаций

Из содержания ГОСТ Р6.30-2003 изъяты поло­жения, касающиеся регламентации отдельных во­просов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регу­лирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде — Авт.).

Наиболее существенным структурным ем стало невключение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного гер­ба Российской Федерации или гербов субъектов Рос­сийской Федерации" (раздел 5 в ГОСТ Р6.30 97. — Авт.). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовле­ния гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифро­вым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9-е число месяца. — Авт.).

Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному доку­менту (последняя может теперь центрироваться от­носительно самой длинной строки отметки. — Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использова­ния оттиска печати при заверении подлинности кументов и соответствия копии документа его под­линнику.

В заключение обратим внимание читателей на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Ска­занное, однако, не означает, что теперь предприя­тия могут вести делопроизводство так, как им за­благорассудится, — ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопро­сам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме небрежно или неверно оформленные

Документы, несомненно, затруднят деловое обще­ние между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.

В то же время следует подчеркнуть, что требова­ния ГОСТ распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организацион­но-распорядительной документации, предусмотрен­ной Унифицированной системой организационно- распорядительной документации (УСОРД) (см. Об­щероссийский классификатор управленческой доку­ментации, класс 0200000. — Авт.). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ 2003, в равной степени распространяются на доку­менты и государственных, и негосударственных пред­приятий и организаций.