Следующий вид информационно-справочного документа - телеграмма.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории телеграммы;

Адресат;

Текст;

Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

Наименование должности;

Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

Печать;

Дата. (См. приложение 17).

Следующий вид информационно-справочного документа - телефонограмма.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.

Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

Передавать только краткую, срочную информацию;

Проверять правильность записи обратной связью;

Текст - не более 50 слов;

Не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

Записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

Наименование министерства или ведомства;

Название организации-отправителя;

Наименование вида документа;

Дата, номер;

Место составления;

Адресат;

Заголовок;

Текст;

Подпись;

Должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

Должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема. (См. приложение 17).

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

Письмо - просьба;

Письмо - предложение;

Письмо - претензия;

Письмо - запрос;

Письмо - извещение;

Информационное письмо;

Письмо - отказ;

Письмо - напоминание;

Сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

Наименование министерства или ведомства;

Название организации;

Наименование структурного подразделения (если есть);

Адрес организации (почтовый, телеграфный);

Номер телефона, факса, телетайпа;

Номер счета в банке;

Дата, номер;

Ссылка на индекс и дату входящего документа;

Адресат;

Заголовок;

Текст;

Приложения;

Подпись;

Печать;

Фамилия и телефон исполнителя;