Технологии разработки управленческого решения

Формы подготовки и реализации управленческих решений в сфере государственного и муниципального управления. Совместное использование форм подготовки и реализации управленческих решений

(Указ, закон, приказ, распоряжение, указание, положение, протокол, инструкция, правила, соглашение, договор, контракт, оферта, акцепт, акт, план, модель; предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, деловая беседа, обучение, совет, деловая игра (тренинг), совещание, заседание, отчет, деловое слово).

В зависимости от условий разработки и реализации УР могут использоваться различные формы разработки: указ, закон, бюджет, приказ, распоряжение, указание, акт, протокол, инструкция, договор, соглашение, план, баланс, контракт, оферта, акцепт, положение, правила, модель, программа, концепция.

Указ – решение главы государства, утвержденное парламентом. Например, Указ Президента РФ, утверждённый Думой РФ. Указ имеет силу закона.

Указание – решение, носящее методический, технологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.

Закон – решение высшей государственной власти, носящее общеобязательный и непреложный характер. Например, Конституция страны, Закон о несостоятельности (банкротстве), Закон об акционерных обществах.

Бюджет – основной годовой финансовый документ (государства, региона, муниципального образования). Имеет две части: доходы и расходы. Превышение расходов над доходами создаёт ситуацию дефицита бюджета, которая может покрываться за счёт государственного (регионального, муниципального) займа с компенсацией в последующем периоде. Ситуация превышения доходной части (профицит бюджета) определяет возможности использования части средств на какие-либо нужды либо создания резервного фонда на следующий финансовый год.

Акт – решение широкого круга государственных и общественных организаций. Например, акт о передаче чего-либо в собственность. Акт может быть международным.

Приказ (письменный или устный) – это решение руководителя, облеченного властью в организации или крупном ее подразделении. Приказ обязателен для исполнения его подчиненными и может готовиться по вопросам, входящим в компетенцию руководителя. Это нормативный документ, который должен храниться в архиве; он может быть обжалован в более высоких управленческих инстанциях или в суде.

Распоряжение – это решение руководителя, не наделенного административными функциями. Распоряжение обычно касается вопросов технологии, организации труда и техники безопасности. Оно обязательно для исполнения непосредственными подчиненными руководителя. Обжаловать распоряжение можно у линейного руководителя данного подразделения или организации.

Протокол – решение об отражении каких-либо событий, обстоятельств, правил. Например, протокол прошедшего собрания, дипломатический протокол.

Инструкция – решение, устанавливающее порядок и способ выполнения каких-либо действий. Например, инструкция по составлению бизнес-плана, инструкция по работе с персоналом, должностная инструкция руководителя департамента по делам науки и образования региона.

Договор – решение о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств в коммерческих и некоммерческих сферах деятельности. Например, договор о портфельных инвестициях, договор кооперации с зарубежным производителем, учредительный договор о создании компании.

Соглашение – решение, формирующее общую позитивную инфраструктуру для какой-либо деятельности. Например, соглашение о намерениях, соглашение между РФ и США об избежании двойного налогообложения, соглашение о разделе рынков сбыта, соглашение о квотах на экспорт нефти странами ОПЕК.

План – решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации. Например, бизнес-план, план мероприятий по реформированию и реструктуризации компании.

Баланс – отчётный бухгалтерский документ за квартал и год, отражающий все задействованные финансовые средства организации (актив баланса) и их направленность на конкретные нужды (пассив баланса). В балансе отражается дебиторская задолженность других предприятий организации и полученные кредиты (кредиторская задолженность).

Контракт – решение, обычно коммерческого характера, о проведении совместных работ с указанием взаимных прав и обязательств. Контракт является подвидом соглашения. Например, контракт на поставку компьютеров, контракт с госслужащим, оговаривающий условия и характер трудовой деятельности, контракт купли-продажи.

Оферта – решение, обычно коммерческого характера, о предложении конкретному (любому) лицу заключить сделку на указанных условиях. Оферта является одной стороной контракта. Например, оферта на оптовые закупки холодильников марки ЗИЛ, оферта на оптовую продажу маргарина.

Акцепт – решение о приеме предложения о заключении сделки на предложенных в оферте условиях. Акцепт – это вторая сторона контракта, оферта и акцепт составляют контракт.

Положение – решение, представляющее собой набор законов, правил и инструкций, регламентирующих какую-либо деятельность. Например, положение о главном инженере, положение об отделе стандартизации и нормализации, положение об отделе внешних отношений, положение о департаменте экономики мэрии города.

Правила – решение, учитывающее традиции организации и представляющее набор предлагаемых для исполнения устоявшихся норм поведения и деятельности определенных групп работников. Например, правила внутреннего распорядка, правила дорожного движения, правила Международного морского комитета для электронных коносаментов.

Модель какого-либо процесса или явления – решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса или явления на входные воздействия. Например, модель завода включает:

· справочные данные (например, полные данные о потенциальных поставщиках и их продукции);

· имитационную модель организации;

· методики экономического расчета и прогнозирования;

· информацию о решениях в аналогичных ситуациях других организаций и реально полученных при этом результатах;

· набор законодательных актов и др.

Программа – план мероприятий, действий, имеющий определённую целевую направленность, подтверждённый необходимыми объёмами ресурсов всех видов. Различают федеральные целевые программы (ФЦП) с финансированием из федерального бюджета, например ФЦП «Жилище» на 2003 – 2006 гг., на региональные целевые программы (РЦП) с преимущественным финансированием из бюджета региона, с привлечением в виде субвенций и трансфертов части средств федерального бюджета, с обязательным согласованием с федеральным центром; муниципальные целевые программы (МЦП) с обеспечением трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами из бюджета местного самоуправления, с частичным привлечением средств региона по согласованию с региональной властью.

Концепция – документ, отражающий стратегические направления развития региона, города; каких-либо определяющих на определённый промежуток времени видов деятельности государства (напр., Концепция промышленной политики РФ на 2003 – 2010 гг.; Концепция сближения уровней жизни городского и сельского населения РФ и др.).

Формы реализации– это деловая беседа, предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, личный пример, обучение, совет, деловые игры (тренинги), совещания, заседания, отчёт, деловое слово, конкретное выполнение поручения (УР).

Предписание – официальное извещение какому-либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в установленный срок.

Деловая беседа – специально организованная руководителем встреча с подчиненным, группой подчиненных или приглашенными специалистами для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для компании.

Убеждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью добиться у подчиненного требуемых прочных взглядов или понятий по содержанию УР для его выполнения (например, убеждение в необходимости соблюдения техники безопасности на рабочем месте, убеждение в необходимости использования современных информационных технологий при РУР).

Разъяснение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятными суть и содержание УР.

Принуждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью осознанно заставить работника выполнить УР путем угроз или повышенного вознаграждения.

Наставление – деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения УР.

Сообщение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения УР.

Личный пример – действия руководителя в среде подчиненных по заранее подготовленному сценарию для развития у них эффекта подражания авторитетам в технике выполнения УР.

Обучение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения УР.

Совет – деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами по способам выполнения УР. Совет не является обязательным для исполнения подчиненным.

Деловая игра (тренинг) – специально организованная интенсивная деятельность работников по разработке и реализации УР на основе имитационных моделей реальных процессов. В процессе деловой игры закрепляются навыки РУРмногократным повторением однотипных ситуаций, методов и технологий РУР.

Совещания – коллективные деловые беседы, проводимые руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач, использования коллективного разума, обмена информацией и накопленным опытом для выполнения важных УР.

Заседания – узкопрофессиональные совещания для решения в основном организационных вопросов (например, заседание коллегии; заседание президиума и т.д.).

Отчет – решение специалиста о результатах индивидуальной или коллективной проделанной работы по выполнению УР. Отчет может быть письменным и устным.

Деловое слово – твердое решение руководителя, данное подчиненному в устной форме, подкрепленное авторитетом руководителя как среди подчиненных, так и среди вышестоящего руководства.

Технологии разработки управленческого решения

(Целевые технологии РУР (инициативно-целевая, программно-целевая и регламентная технологии) и процессорные (управление по результатам,управление на базе потребностей и интересов, управление путем постоянных проверок и указаний, управление в исключительных случаях, управление на базе «искусственного интеллекта», Управление на базе активизации деятельности персонала).

Технология УР – это искусство, мастерство и умение руководителя осуществлять управленческое воздействие на персонал для достижения общих и ключевых целей организации. Технологии РУР включают: методы и средства сбора и обработки информации; приемы эф фективного воздействия на персонал; принципы и закономерности организации и управления; системы контроля. В отличие от технократических технологий применяемые при разработке УР технологии не могут быть детерминированы, т.к. их объектами являются человек, бригада, бюро и др.

В состав технологий РУР входят целевые и процессные технологии. Процессные технологии (ПТ) обслуживают целевые, являясь по отношению к ним инструментарием. Целевые технологии (ЦТ) включают инициативно-целевую, программно-целевую и регламентную технологии. ЦТ – это технология, основанная на приоритете целей над ситуациями. ЦТ ориентирует УР на достижение цели, а не на устранение возмущающих воздействий. ЦТ представляет технологию РУР по упреждению. Инициативно-целевая технология основана на выдаче заданий без указания средств и методов их выполнения и рассчитана на инициативного исполнителя. Основным условием использования данной технологии служит высокий уровень профессионализма персонала или высокое доверие к нему со стороны руководителя. Программно-целевая технология состоит в выдаче для исполнения заданий (задач, целей) с указанием средств, методов и времени их выполнения, способов внешнего или внутреннего контроля промежуточных стадий этого выполнения. Регламентная технология состоит в выдаче для использования заданий (задач, целей) с указанием средств и возможных ограничений, рекомендуемых методов и ориентировочного времени выполнения. Данная технология базируется на теории размытых множеств, теории разработки решений в условиях неопределенностей.

Каждая целевая технология РУР имеет свой набор процессных технологий, представляющих механизм реализации ЦТ. ПТ «Управление по результатам» основана на приоритете конечных результатов над планированием и прогнозированием. Основной функцией, реализуемой ЛПР, является координация (корректировка) действий и решений в зависимости от получаемого результата. ПТ «Управление на базе потребностей и интересов» основана на приоритете межличностных отношений, мотивации сотрудников над другими средствами и методами менеджмента для формирования взаимодействия между работниками, участвующими в реализации поставленной цели. ПТ «Управление путем постоянных проверок и указаний» базируется на приоритете контроля и жесткого управления персоналом над другими средствами и методами для формирования взаимодействия между работниками, участвующими в реализации поставленной цели. Жесткое управление – это не жестокое и не волюнтаристское управление ПТ «Управление в исключительных случаях», под которыми понимается устойчивый набор ситуаций, мешающий исполнителю надлежащим образом и в срок выполнить порученное задание. Исключительный случай не относится к форс-мажорным ситуациям, например болезнь или увольнение сотрудников, брак при производстве изделий. Эта технология предусматривает линейно-патронажную структуру управления (от фр. patronage – покровительство). Руководитель оказывает по функциональным связям подчиненным требуемое содействие (патронаж), при этом находясь в ситуации «равный среди равных». ПТ основана на высоком профессионализме исполнителей и требует от ЛПР принятия УР по устранению мешающих плодотворной работе помех.

ПТ «Управление на базе искусственного интеллекта» основана на приоритете обратной связи, статистики и современных экономико-математических методов, реализованных в виде баз знаний или баз данных с применением современных компьютерных технологий. Искусственный интеллект – это система современных информационных технологий, моделирующая некоторые стороны мыслительной деятельности человека при разработке и реализации управленческого решения. Разновидностью такого рода систем считаются экспертные системы, где в базу знаний закладывается алгоритм действий профессионала (эксперта) в конкретных производственных ситуациях, на основе чего разрабатывается моделирующая действия эксперта программа. При повторении аналогичных ситуаций экспертная система сама (в отсутствии работника) выдает рациональное управленческое решение, соответственно на объект управление от ПЭВМ поступают воздействия, необходимые для реализации управленческого решения.

ПТ «Управление на базе активизации деятельности персонала» основана на приоритете стимулов и поощрений для работника над другими средствами и методами для успешного выполнения порученных ему заданий. Активизация деятельности объединяет два понятия: стимулирование (моральное и материальное) и мобилизацию, под которой понимается формирование в работнике новых движущих сил («второго дыхания») для достижения поставленных целей. В мировой практике активизации деятельности персонала успешно применяется ряд теорий мотивации (побуждения) к эффективному труду. К ним относятся: теория X, теория Y, теория Z, теория ожидания, теория справедливости [1, с. 63 – 78].