Повышение эффективности организационных коммуникаций

Коммуникация — процесс и результат обмена информацией.

Эффективные коммуникации — обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит до сотрудников принятые решения.

Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации — главное препятствие на пути достижения целей организации. Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении факта, что коммуникация — это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию — необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее.

Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.

Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:

отправитель — человек (или группа), желающий сообщить информацию;

сообщение — информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;

канал — способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;

код — система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесенные вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;

контекст — внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;

получатель — человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;

шумы (помехи) — все, что искажает смысл сообщения;

обратная связь — реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.

Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различий в интерпретации контекста и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл воспринятого сообщения может (существенно) отличаться от начального, сформулированного отправителем.

Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.

Основные барьеры на пути межличностных коммуникаций:

барьеры восприятия — неоднозначность интерпретации смысла сообщения, что зависит от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего это проявляется в виде конфликтов междусферами компетентности и преград, обусловленных установками людей;

семантические барьеры — неоднозначность толкования смысловых оттенков слов, паралингвистических (интонация, тон, скорость) и невербальных факторов речи (жесты, мимика, поза, взгляд);

барьеры обратной связи — неэффективная обратная связь, не дающая отправителю достаточной информации о правильности восприятия его сообщения;

неумение слушать — люди чаще ориентированы на экспрессию собственного внутреннего мира, чем на восприятие и анализ внешней информации.

Существует множество способов повышения эффективности межличностных коммуникаций. Перечислим лишь некоторые:

- проясняйте свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);

- будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам;

- следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;

- выражайте открытость и готовность понимать;

- добивайтесь установления обратной связи, используя следующие приемы:

- задавайте вопросы;

- попросите собеседника пересказать ваши мысли;

- оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;

- контролируйте первые результаты работы;

- всегда будьте готовы ответить на вопросы.

Барьеры на пути организационных коммуникаций:

- искажение сообщений. Возможные причины: непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях; сознательно, когда кто-либо из менеджеров среднего звена не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы сообщение отражало его интересы; в результате фильтрации; из-за статусных различий; из-за страха перед наказанием или при ощущении бессмысленности коммуникации;

- информационные перегрузки — превышение реальных возможностей системы и входящих в нее людей обрабатывать информацию;

- неэффективная структура организации — чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации;

- некомпетентность персонала — коммуникативная, профессиональная и методологическая;

- неэффективный способ организации работ и распределения задач;

- конфликты как между подразделениями, так и между людьми.

- Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:

- создавайте системы обратной связи;

- регулируйте информационные потоки;

- предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и горизонтали.

- развертывайте системы сбора предложений;

- используйте внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды, Интранет и т. п.;

- применяйте достижения современных информационных технологий.