ERP система

Enterprise Resource Planning System - система управления ресурсами компании, причем эксперты в данной области отмечают, что главное слово здесь - "компания".

ERP системы внедряются для того, чтобы объединить все подразделения компании и все необходимые функции в одной компьютерной системе, которая будет обслуживать текущие потребности этих подразделений. Разработка подобной единой системы - непростая задача. Обычно каждое подразделение имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную для решения его задач.

ERP система ведет единую базу данных по всем подразделениям и задачам, так что доступ к информации становится проще, а главное, подразделения получают возможность обмениваться информацией.

Возьмем, к примеру, типичную ситуацию поступления заказа от клиента. В виде бумажного документа заказ начинает путешествие по кабинетам и службам, частенько перепечатываясь, отдельная информация из него вносится в частные базы данных подразделений. Каждая перепечатка, каждый дополнительный ввод данных чреваты ошибками. В итоге финансовый отдел ничего не знает о состоянии склада и возможности выполнить заказ срочно. А разгневанный заказчик, не получивший в срок свой заказ, произносит сакраментальное: "Вы должны были узнать на складе!".

КАК ERP СИСТЕМА МОЖЕТ УЛУЧШИТЬ РАБОТУ КОМПАНИИ?

ERP система автоматизирует задачи, встроенные в выполнение бизнес-процессов. Так, при получении заказа от потребителя менеджер имеет всю информацию об отношениях с заказчиком и его кредитный рейтинг. Когда одно подразделение заканчивает работать с заказом, тот автоматически передается в следующее подразделение. При этом исключаются многократные ошибки ввода информации, потери документов и тому подобные казусы. В итоге заказы обрабатываются быстрее и без ошибок. Аналогичные возможности возникают у многих других служб - службы персонала, производственного отдела, отдела маркетинга, службы снабжения. Единая информационная база позволяет учитывать взаимосвязь отдельных процессов, как, на пример, загрузка заказами на текущий месяц и график отпусков персонала.

ERP система меняет отношение персонала в отдельности и служб в целом к своей работе. Теперь менеджеры, ведущие заказ, владеют информацией о его состоянии в каждый момент времени и по всем аспектам: поступила ли оплата за работу, достаточно ли комплектующих на складе, стоит ли в графике выполнения работ их заказ к нужному сроку ERP система повышает ответственность каждого за общее дело.

СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ ЗАНИМАЕТ ВНЕДРЕНИЕ ERP СИСТЕМЫ?

Внедрение ERP системы - нелегкое дело. Внедрение закрытых ERP систем предполагает изменение внутренних процедур в компании, а также изменения в работе ее сотрудников. В связи со сложностью проекта сроки внедрения систем подобного рода достаточно большие (2-3 года).

Другие же ERP системы (более гибкие) можно с легкостью подстроить под работу сотрудников компании. Их настройка может осуществляться на любой дальнейшей стадии развития компании. И при этом нет необходимости привлекать консультантов фирмы, которая занималась внедрением, настройку сможет выполнить и администратор системы. Внедрение такой ERP системы займет от 6 до 18 месяцев.

ЧТО ERP СИСТЕМА МОЖЕТ ПРИВНЕСТИ В НАШ БИЗНЕС?

Компании выбирают ERP системы, исходя из трех основных соображений.

Объединение финансовых данных

Когда управляющий хочет составить представление об общем положении дел в компании, он может получить много версий, и все они будут верны. Каждое подразделение ведет свой учет, каждое имеет свое мнение относительно вклада в общее дело, и далеко не всегда легко понять - затраты на маркетинг достаточны или избыточны, окупаются или нет. При использовании ERP системы затрудняются манипуляции с данными, поскольку данные едины и все подразделения используют одну и ту же систему.

Стандартизация производственных процессов

Производственные компании, особенно те, у которых много подразделений, географически удаленных, расположенных в разных странах и на разных континентах, осознают, что отдельные подразделения могут пользоваться разными методами учета, разными компьютерными системами, так что не всегда концы сходятся с концами. Объединенная многовалютная система позволяет сократить персонал и унифицировать учетные процессы. Развитие Internet обеспечивает простой доступ к данным из любого, самого удаленного места. Кроме того, когда производство конечного продукта раздроблено на производство комплектующих в разных местах, не менее важно обеспечить техническую совместимость, единство методов контроля, своевременность поставок партий сырья, заготовок, комплектующих.

Стандартизация информации в системе кадров

ERP система с успехом решает задачи объединения данных о персонале в различных подразделениях - кадровый подбор, перспективы роста, переподготовка и т.п. С помощью системы облегчается возможность связи с каждым сотрудником. Фактически ERP системы являются своеобразным компьютерным представлением способов ведения бизнеса различными компаниями. Каждая отрасль промышленности имеет свои особенности, поэтом у разработчики систем ориентируют их на применение в различных областях, где их возможности будут проявлены максимально. Вот почему потребители из соответствующей отрасли промышленности требуют от разработчиков максимального соответствия их потребностям.

ПОДХОДИТ ЛИ ERP СИСТЕМА К НАШИМ СПОСОБАМ ВЕДЕНИЯ БИЗНЕСА?

Подобная постановка вопроса в принципе неверна. Частенько случается так, что компании отказываются от проектов внедрения ERP системы, когда обнаруживают, что программа не поддерживает какой-либо из важных бизнес-процессов. С этой точки зрения возможны два дальнейших пути действий. Первый - изменить бизнес-процесс так, чтобы он соответствовал программе. Это путь тяжелых и длительных изменений в самом бизнесе, которые, впрочем, зачастую дают компании ряд конкурентных преимуществ и хорошую встряску персоналу. Второй путь - внести изменения в программу. Компании-разработчики ERP систем охотно помогут вам изменить стандартные модули нужным образом, чтобы система полностью соответствовала специфике Вашего бизнеса.

СКОЛЬКО В ДЕЙСТВИТЕЛЬНОСТИ СТОИТ ERP СИСТЕМА?

В нашей стране проводилось множество исследований по изучению вопроса о стоимости владения ERP системы (TCO - Total Cost of Ownership), включая аппаратное и программное обеспечение, консалтинговые услуги и затраты на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию ERP системы и период внедрения, в течение которого происходит сопровождение системы специалистами, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина TCO на весь функционал системы составила $1,5 млн., с разбросом от $200 тыс. до $3 млн.

Вообще по стоимости ERP системы можно разделить на две группы:

1. ERP системы стоимостью от $100 тыс. до $1 млн. и достаточно коротким сроком внедрения. Эта группа систем рассчитана на средний и часть крупного бизнеса. В России количество внедрений ERP систем, относящихся к первой группе, исчисляется сотнями.

2. ERP системы стоимостью свыше $1 млн. с большим сроком внедрения. Указанные системы рассчитаны на крупные компании. Количество внедрений в России несколько десятков.

Средняя отдача от ERP системы по тем же исследованиям составила $1,2 млн. в год. Так что ERP система - довольно дорогая, но и довольно эффективная система.

БИЛЕТ 3