Значення документів внутрішньовідомчого характеру в системі МЗС України. Види документів.

Документи внутрішньовідомчого листування — це до­кументи, що стосуються зв'язку закордонних диплома­тичних представництв з Центром і включають в себе листування з МЗС та іншими державними, рідше з недер­жавними, структурами по конкретних проблемах відно­син з країною перебування або багатосторонніх міжна­родних відносин.

Крім загальних функцій (інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна) документи мають специфічні функції – управлінську правову та історичну. Управлінська полягає в тому, що документ є інструментом управління та організації роботи в установі. За допомогою документів відбувається закріплення і внесення змін правових норм та правовідносин у суспільстві, що і становить правову функцію. Також документи є джерелом історичних відомостей.

Види документів :

1. За найменуванням розрізняють: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.

2. За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносяться ті ділові папери, які є результатом спілкування цієї установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.

3. За призначенням документи поділяються на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

5. За напрямком : вхідні, вихідні

6. За формою : стандартні (типові) і індивідуальні (нетипові)

Стандартні – документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за суворо обов’язковими правилами .

Нестандартні – створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки.

6. За строками виконання : звичайні, безстрокові, термінові і дуже термінові.

Звичайні безстрокові – такі, які виконуються в порядку загальної черги.До термінових уставлено сторок виконання.

7. За ступенем гласності : секретні і несекретні

8. За стадіями створення: оригінали, копії , виписки.

Оригінал – основний вид документа. Перший і єдиний його примірник.

Копія – точне відтворення оригіналу.

Виписка (витяг) – коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину .

Дублікат – другий примірник документу. Видається у разі втрати оригіналу.

9. За складністю : прості, складні.

10. за строками зберігання : постійного, тривалого і тимчасового зберігання.

11. за технікою відтворення : рукописні, відтворені механічним способом.