Нормативно-правовое регулирование процессов документирования управленческой деятельности.

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.

Постановлением Правительства РФ утверждены правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен Порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий кормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в Связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.

Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.

1.17.Понятие первичной учетной документации.

Первичным учетным документом называется бухгалтерский документ, который является письменным свидетельством подтверждения факта совершения хозяйственных операций, права на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные ценности. Первичный документ — это носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации. Основные требования, предъявляемые к бухгалтерским документам изложены в Законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Это обеспечивает:

сплошной, непрерывный учет всех объектов учета, юридическое обоснование бухгалтерских записей. которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу, использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, контроль за сохранностью собственности, укрепление законности, поскольку первичные документы служат одним из основных источников сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции.

Форма первичного документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Количество реквизитов в документах зависит в основном от содержания хозяйственной операции. Существует определенный список реквизитов, которые являются обязательными для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых в первичном документе операций и придают ему доказательную силу.

К обязательным реквизитам относятся:

наименование документа; дата его составления; наименование организации, от имени которой составлен документ,

содержание хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи этих должностных лиц.

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. В зависимости от характера операции, технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Ответственность за своевременное и доброкачественное создание первичных документов. передачу их в установленные сроки для отражение в учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Это правило применяется в основном крупными и средними предприятиями.

На наш взгляд и на малых предприятиях руководителю следует утвердить такой график, чтобы дисциплинировать сотрудников и не вызывать трудностей и задержек в ведении учета и в составлении отчетности на предприятии.

В Российской Федерации разрабатывают централизованно единую форму документов. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией. В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие.

Унифицированные формы обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики. Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Например:

Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»,

Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»,

Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Форма первичных учётных документов

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1. Назначению; 2. Порядку формирования; 3. Способу использования; ;4. Статусу в системе информационного обеспечения; 5. Месту составления; 6. Количеству учетных операций; 7. Оформлению однородных операций; 8. Способу заполнения.

Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение: во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций; во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.

Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных законодательных положений об унифицированных формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах" возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448. В названном Постановлении также предусмотрено, что при этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и Минэкономразвития России.

По учету кадров. Например:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"; N Т-2 "Личная карточка работника";

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Например:

N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы"; N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени"; N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";

По учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ. Например:

N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ"; N КС-6а "Журнал учета выполненных работ";

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения. Например:

N МХ-1 "Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение"; N МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение";

По учету торговых операций.

По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин. Например:

N КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";

По учету торговых операций (общие). Например:

N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров";

По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:

N КР-7 "Справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит".

По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:

N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию";

По учету операций в общественном питании. Например:

N ОП-1 "Калькуляционная карточка"; N ОП-2 "План-меню";

По учету кассовых операций. Например:

N КО-1 "Приходный кассовый ордер"; N КО-2 "Расходный кассовый ордер";

По учету результатов инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись основных средств"; N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов";

По учету работы строительных машин и механизмов. Например:

N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана"; N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины";

По учету работ в автомобильном транспорте: Например:

N 3 "Путевой лист легкового автомобиля"; N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".

По учету основных средств.

Например:

N ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)"; N ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)";

По учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.

По учету нематериальных активов:

N НМА-1 "Карточка учета нематериальных активов".

По учету материалов. Например:

N М-2 "Доверенность"; N М-4 "Приходный ордер";

По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

N МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов";

По учету работ в капитальном строительстве. Например:

N КС-6 "Общий журнал работ";