БЮДЖЕТНИХ УСТАНОВ

Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

На першопочаткові витрати начальникам експедицій чи загонів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної плати, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транс­портом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на придбання пально-мастильних та інших матеріалів, а також малоцінного інвентарю для потреб експедицій, поштово-телеграфних вит­рат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов’язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов’я­заний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.

Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:

1. При видачі авансу:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302.

2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:

Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунка № 362.

3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362.

4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:

Дебет субрахунка № 661 Кредит субрахунка № 362.

Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 — накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів.

На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з іншими кредиторами».

Рис. 7. Схема облікового процесу розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями

Схему відображення в обліку розрахунків з відрядженими працівниками наведено на рис. 7.

При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами ре­єстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма «Відомість фінансово-розрахункових операцій».