Организация как функция управления.

Чтобы деятельность организации была эффективной, каждый ее член должен точно знать свои функции. Любая коллективная деятельность предполагает совместные действия разных людей, направленные на достижение общих целей. Если эти люди не были должным образом организованы, то и их действия не будут эффективными.

Основной задачей организации как функции управления является формирование структуры объекта и обеспечение его всем необходимым для нормальной работы.

Организация – крайне важная функция менеджмента, поскольку благодаря ей предприятие или фирма превращаются в единый организм, способный слаженно действовать в любых ситуациях. От того, насколько крепки связи между подразделениями и отдельными работниками, насколько слаженно действуют объединяющие их механизмы, зависит, будет ли деятельность организации успешной.

Для специалиста в области управления организация как функция – это сознательно формализованная структура должностных обязанностей с распределением заданий, полномочий, ролей, ответственности, ресурсов и т.д. Совместная работа отдельных работников будет эффективной только тогда, когда каждый хорошо понимает свои функции.

Организация как функция управления должна содержать:

- наличие целей, что является результатом реализации функции планирования;

- четкое определение и распределение обязанностей, зафиксированное в должностных инструкциях;

- систему обеспечения исполнителя ресурсами, в том числе и в первую очередь информационными;

- формы предоставления определенной свободы действий исполнителям.

13. Организация взаимодействия и полномочия. Понятие: делегирование, полномочия, ответственность. Виды полномочий.

Организация взаимодействия – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование. Невозможно понять организационный процесс без предварительного понимания делегирования и связанных с ним полномочий и ответственности.

Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Критическая роль делегирования обозначена в самом его определении. Оно представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является то, что сущность управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими». Поэтому, в подлинном смысле слова, делегирование представляет собой акт, который превращает человека в руководителя.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Под обязательством мы понимаем то, что от индивида ожидается выполнение конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность в организации. Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перец тем, кто передает ему полномочия.

Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязано выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.

Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи – организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент. Когда индивид меняет работу, он теряет полномочия старой должности и получает полномочия новой.

Полномочия проявляются в виде двух общих типов:

14. Организационные структуры: понятия, основные составляющие и их характеристика. Принципы и требования к формированию структур управления.

Одной из важнейших задач управления является целенаправленное информационное воздействие одной системы на другую с целью изменения ее поведения в определенном направлении. Каждая система состоит из упорядоченных, взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, называемых структурой.

Организационнаяструктура – это форма распределения функций управления между структурными подразделениями предприятия с указанием состава и взаимной соподчиненности данных структурных подразделений. Совокупность структурных подразделений одного уровня иерархии называют ступенью управления (например, мастера, прорабы, начальники отделов и т.д.).

Структурные подразделения одного уровня равноправны по подчиненности и характеризуются горизонтальной связью. Структурные подразделения различных уровней управления имеют вертикальные связи. Чем больше структурных подразделений, тем более сложными становятся связи, замедляется доведение управляющих воздействий до исполнителя, затрудняются обратные связи, и ввиду этого снижается эффективность функционирования системы управления.

Основные элементы организационной структуры управления:

- цели и стратегии системы;

- иерархические звенья управления или уровни принятия решений и ответственности;

- горизонтальные звенья по уровням управления, выполняющие функциональную деятельность (менеджеры, руководители);

- субъекты внешних связей (потребители, поставщики, партнеры, конкуренты, госорганы и др.);

- связи (отношения, коммуникации, информация).

Определяющим звеном структуры выступают связи – отношения, имеющие многогранное и многоаспектное содержание. Выделяют следующие связи:

- функциональные вертикальные и горизонтальные определяют линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления;

- линейные – отношения руководства и подчиненных;

- формальные – регламентированные связи;

- неформальные – доверительные связи.

Назначение организационной структуры управления – обеспечить устойчивое развитие социально-экономической системы посредством формирования, поддержания и совершенствования способов взаимосвязи и взаимодействий системы с внешней средой и внутренних взаимодействий элементов системы. Организационная структура обладает способностью адаптации к изменяющимся условиям среды с наименьшими временными, материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами.

Называют десять требованийформирования эффективных структуруправления:

1. сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом;

2. уменьшение числа уровней управления;

3. групповая организация труда как основа новой структуры управления;

4. ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей;

5. создание условий для гибкой комплектации продукции;

6. минимизация запасов;

7. быстрая реакция на изменения;

8. гибко переналаживаемое оборудование;

9. высокая производительность и низкие затраты;

10.безупречное качество продукции и ориентация на прочные связи с потребителем.

Принципыформированияорганизационнойструктуры.

Организационная структура управления опирается на основные принципы управления:

1. Принцип иерархичности уровней управления – каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

2. Принцип целеполагания – ОСУ должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству товаров или услуг.

3. Принцип соответствия – в ОСУ должен реализовываться принцип соответствия полномочий и ответственности работников, с одной стороны, и квалификации и уровня культуры – с другой (именно с помощью ОСУ реализуется система ответственности и полномочий).

4. Принцип разделения труда – ОСУ должна обеспечить оптимальное разделение труда между органами управления и объемом их полномочий.

5. Принцип ограничения полномочий – полномочия руководителей ограничиваются миссией и целями организации, факторами внешней среды, уровнем культуры, традициями и нормами.

6. Принцип адаптации – ОСУ должна быть достаточно гибкой и реагировать на внешние и внутренние изменения; ОСУ должна быть адекватна социально-культурной среде организации.